Cэкономить на офисе

В связи с кризисом и высокой арендной платой, дабы не сокращать наработанный коллектив, «безофисные», а иногда и крупные компании рассматривают вариант виртуального офиса, довольно популярного, благодаря современным технологиям, во всем мире.

За рубежом, по данным TelCoa, количество удаленных офисов растет на 10-15% в год. Бизнес-сайтом (web-офисом) крупные компании заменяют отделы логистики, транспортировки, отслеживания грузов, продаж и консультаций, отделы по приему заказов и работе с клиентами, информационные центры и «горячие линии».

Согласно информации управляющего директора компании Lighthouse Intelligence Серика Рыс-Улы, на рынке РК услуги «Виртуального офиса» предоставляет только их компания. По его мнению, переезд компаний в виртуальное пространство в связи с кризисом возможен. Минимальный пакет, предоставляемый Lighthouse Intelligence, стоит 180 тыс. тг в год, учитывая то, что в месяц это будет стоить 15 тыс. тг. «За эти деньги нереально снять традиционный офис в центре города», — говорит он.

Данная форма ведения бизнеса закреплена законодательством РК. Эта услуга, по сути, суб-аренда части помещения, принадлежащего Lighthouse Intelligence. Все клиенты компании — товарищества либо ИП, имеющие зарегистрированные в соответствии с законодательством РК юридические адреса.

Изначально услуга разрабатывалась для иностранных компаний, планирующих свой выход на рынок РК. Но сейчас к виртуальному офису проявляют все больший интерес и местные компании. В основном это дизайнеры, веб-разработчики, копирайтеры, консультанты и прочие профессионалы интеллектуального труда. В среднем в 2008 г. поступало по 4-5 запросов ежемесячно, а по итогам января текущего года — 10 заявок.

Итак, подписав договор, компания использует адрес и телефоны Lighthouse Intelligence в своих документах. Это актуально, так как использование домашнего адреса и телефона может насторожить потенциальных заказчиков.

Затем компанией принимаются и пересылаются входящие телефонные звонки, факсимильные сообщения, получаемая деловая корреспонденция на имя компаний-клиентов. За дополнительную плату могут выделить отдельную телефонную линию (секретарь отвечает от имени компании клиента, арендовать конференц-комнату для проведения встреч, или получить рабочее место с компьютером, скоростным интернетом, факсом, телефоном и т.д., объясняет Серик Рыс-Улы.

По словам менеджера по развитию и продвижению новых услуг АО «Арна» (ТМ DUCAT) Татьяны Комаровой, АО «Арна» как оператор предлагает высокоскоростной интернет-доступ и услугу «Виртуальный офис», объединяя всех сотрудников под одним телефонным номером и создавая иллюзию мини-АТС. Есть возможность составлять расписания, назначать операторов, устанавливать очередность — телефон становится средством оптимизации бизнеса. Кроме того, для обеспечения эффекта присутствия возможно использование корпоративной сети пользователей (VPN), видеосвязи, но следует иметь в виду, что этот тип связи требует высокоскоростного Int-подключения.

Стоимость услуг Интернета зависит от множества факторов: способа подачи услуги, требуемой скорости, выбранного тарифного плана и т.д. Все это следует помножить на количество сотрудников. Стоимость услуги «Виртуальный офис» фиксированная: установка — 20 тыс. тг, абонентская плата — 5 тыс. тг. «Очевидно, что это во много раз меньше арендной платы даже за самый маленький офис», — говорит она.

Директор «Бейкер Тилли Казахстан Оценка» Татьяна Гиш называет только одну компанию в Казахстане, которая функционирует таким образом. «Это инвестиционные брокеры, офис которых находится в Швейцарии. В Грузии и Казахстане офисы мобильные, то есть с наступлением кризиса они «удалились» в дома сотрудников», — говорит она.

«Вряд ли в РК переезд компаний в виртуальное пространство в связи с кризисом примет массовый характер. Думаю, что web-офисы в первую очередь откроют представительства зарубежных компаний. Для наших соотечественников очень важно поддерживать видимость процветания даже в самые худшие времена. Престижный офис многие бизнесмены будут держать до последнего кредитного тенге», — комментирует Татьяна Гиш. Функционирование же домашнего офиса возможно только при наличии необходимой технической оснащенности рабочего места сотрудника: наличия компьютера, скоростного Интернета, программного средства для непрерывной коммуникации (хотя бы Skype), удаленного доступа к серверу компании (при необходимости), поэтому в первичные затраты будет включен ноутбук($1200), Int-подключение ($50-100) и оплата трафика($50 в месяц).

По ее подсчетам, web-офис может «обойтись» в экономию затрат на аренду офиса на 30-50% в зависимости от размера компании. К примеру, компания Gartner Group, опубликовавшая исследование об эффективности удаленной работы в разных корпорациях, отмечает, что за 3 года после внедрения концепции удаленного офиса компания Sun Microsystems сэкономила на аренде помещений $300 млн, IBM, в которой почти весь штат был переведен на свободный режим посещения — $500 млн ежегодно. Сейчас таким образом работает целое подразделение IBM.

«Все это теоретически осуществимо, но в стране уровень Int-проникновения составляет около 20%. А качество и того хуже, — говорит Татьяна Гиш. — И, конечно, это «обойдется» в пересмотр системы менеджмента. Многие боятся внедрения подобного стиля функционирования офиса. Главная причина — боязнь потери контроля над персоналом. Но какой же ты руководитель, если твоя власть ограничена только стенами офиса? Главной причиной неудачи организации дистанционного офиса в стране может стать именно «человеческий фактор», — опасается она.

Директор «Бейкер Тилли Казахстан Оценка» считает, что переход на телекомьютинг — мера антикризисная, применяемая на пороге выбора: уволить сотрудников или сэкономить на затратах. Во всех других случаях сокращение расходов менее ценно, чем возможность общаться лицом к лицу.