С.Елшибеков: процесс предварительного отбора выгоден всем участникам закупок
В этом году ТОО «Самрук-Казына Контракт» приступило к внедрению абсолютно нового процесса в системе закупок Группы компаний Фонда национального благосостояния – предварительного квалификационного отбора. О том какие перспективы развития у этого ноу-хау мы поговорили с Генеральным директором Компании Серикбеком Елшибековым.
1. Начнем с того, что ответим на вопрос – для чего применяется предварительный квалификационный отбор?
Да, действительно, нами проводится активная работа по внедрению абсолютно нового механизма в системе закупок Холдинга «Самрук-Казына», так как в мировой практике широко используется предварительный квалификационный отбор поставщиков. Крупнейшие зарубежные компании и фонды строят свою политику закупок именно на этой технологии.
Если говорить о целях, которые преследует Фонд «Самрук-Казына», внедряя предварительный квалификационный отбор поставщиков, то это, в первую очередь — повышение качества закупаемых товаров, работ и услуг. Данный механизм служит для того, чтобы объективно оценить уровень компании до проведения закупок, как с точки зрения уровня ее менеджмента, финансовой стабильности, производственных возможностей, так и имеющегося опыта, как поставщика. До сих пор, мы получали представление о потенциальном поставщике на этапе проведения тендерных процедур.
Во-вторых, что очень важно, система ПКО повысит не только эффективность закупок, но и прозрачность. Аудит будет производиться крупными международными и казахстанскими компаниями, с возможностью участия представителей НПП и заказчиков. Это все заинтересованные стороны, а кто будет наиболее внимателен и объективен при проведении отбора, если не те, чья деятельность и успешность напрямую зависит от эффективности закупок?
И наконец, данная процедура позволяет оптимизировать сроки проведения закупок. Поставщики, единожды представив всю необходимую документацию, не будут подтверждать свою квалификацию перед каждым участием в закупке. Это позволит значительно сократить время, затрачиваемое на проведение закупочных процедур, как для заказчиков, так и для поставщиков.
Безусловно, внедрение предварительной квалификации поставщиков служит неким индикатором того, что фаза становления системы закупок пройдена. Мы на пороге нового подхода, основанного на партнерстве и честной конкуренции.
Для компаний, прошедших ПКО и вошедших в Перечень квалифицированных потенциальных поставщиков будет значительно упрощена процедура участия в закупках. К примеру, с них будет снято обязательное внесение 1% обеспечения заявки. А в дальнейшем, после интеграции ПКО с информационными системами государственных органов, планируется сокращение списка необходимых документов для участия в тендере.
Также система ПКО позволит поставщикам продемонстрировать свои сильные стороны, с точки зрения наличия ресурсов, механизмов, внедренных систем менеджмента. Посредством обратной связи между нами, аудиторами и поставщиками, данный механизм призван ориентировать поставщиков организаций АО «Самрук-Казына» на развитие и постоянное улучшение технических, эксплуатационных и качественных характеристик товаров, работ и услуг.
Думаю, последнее является новшеством среди действующих аналогичных систем и послужит неким мотиватором для поставщиков, нацеленных на долгосрочное сотрудничество с группой компаний Холдинга.
2. Получается, что разработка и внедрение нового стандарта направлена на совершенствование процесса закупок. Какая работа уже проделана и на какой стадии находится внедрение ПКО в настоящее время?
В первую очередь было необходимо разработать методологию предварительного квалификационного отбора. Эта работа проходила под руководством Фонда «Самрук-Казына» в рамках реализации программы Трансформации и при непосредственном участии представителей НПП «Атамекен» и бизнес-сообщества Казахстана.
Разработка методологии проходила в несколько этапов: сначала мы подготовили регламент проведения ПКО и анкеты-вопросники. Затем, для того чтобы получить обратную связь от бизнеса, мы провели несколько пилотных проектов на предприятиях крупного бизнеса, таких как Кентауский трансформаторный завод, Белкамит, Алматинский завод тяжелого машиностроения.
Параллельно мы разрабатывали информационную систему и проводили пилотные аудиты таких компаний как Логиком, Павлодарский завод Темирмаш, Трей-Караганда в самой системе.
Пользуясь случаем, хотелось бы поблагодарить всех участников пилотных аудитов за их активность и конструктивные предложения.
Итогом проделанной работы стала разработка Стандарта Проведения предварительного квалификационного отбора, который был утвержден 30 мая текущего года Правлением Фонда.
Также был разработан и утвержден Регламент по отбору организаций для проведения технического и выездного верификационного аудитов потенциальных поставщиков. К отбору допускаются компании, аккредитованные на проведение сертификационных аудитов систем менеджмента.
Создана специальная Комиссия, которая, собственно, и проводит этот отбор. В состав данной Комиссии входят представители НПП «Атамекен», Фонда и ТОО «Самрук-Казына Контракт». На сегодняшний день проведено два заседания Комиссии, на первом были рассмотрены заявки 14 организаций для проведения аудита, на втором 10.
По результатам отбора допущены 6 организаций для проведения выездных аудитов на территории Казахстана и 6 организаций для проведения аудита зарубежом. Одна из компаний допущена и к тем, и другим аудитам. К проведению технических аудитов допущены 2 ведущие международные организации.
В ТОО «Самрук-Казына Контракт» создан специальный департамент для предварительного квалификационного отбора.
В целом, задача, которая стоит перед нами – это создание активной базы квалифицированных поставщиков и их допуск на закупочную площадку Компаний Холдинга.
3. Как будет происходить процесс отбора потенциальных поставщиков, по каким критериям?
После проведения пилотных аудитов и опросов казахстанских компаний мы детально изучили предложения и замечания, поступившие от бизнес-сообщества, а также от рабочей группы по предварительному квалификационному отбору, в состав которой вошли представители НПП, Фонда и его дочерних организаций. Все эти предложения нашли свое отражение в технологии процесса предварительного отбора поставщиков.
В связи с участившимися жалобами от бизнес-сообщества по поводу участия в закупках Фонда возможных лжепредприятий, некорректной информации в СТ-КЗ и пр., мы при проведении ПКО предусмотрели целенаправленные меры защиты и перепроверки наличия у компаний реального производства, трудовых ресурсов, соответствующей компетенции, финансовой состоятельности, а также налоговой и правовой чистоты. Также в процессе ПКО предусматривается проверка на наличие индустриального сертификата НПП, что будет способствовать более детальному мониторингу развития отечественных предприятий РК.
Основными этапами проведения предварительного квалификационного отбора поставщиков является анкетирование и последующий аудит. Процесс начинается с регистрации поставщика, заполнения им заявления и анкеты на проведение предварительного квалификационного отбора и завершается включением его в Перечень квалифицированных потенциальных поставщиков.
При проведении ПКО предусмотрено три вида аудита. Это так называемый настольный аудит, который проводит наша компания без выезда, далее — выездной верификационный и технический аудиты, которые проводятся организациями, прошедшими специальный отбор. Это те самые 11 компаний, о которых я говорил ранее.
4. Кто будет проводить технический отбор поставщиков? Каким образом Вы хотите достигнуть прозрачности процесса?
Для повышения прозрачности процесса, технические аудиты проводятся непосредственно на производственной площадке поставщиков при участии международных аудиторов и заказчиков, с возможностью привлечения представителей НПП «Атамекен».
В Регламенте отбора аудиторских организаций, допускаемых к выездному аудиту потенциальных поставщиков, прописаны требования к наличию всех необходимых аккредитаций, опыта работы, а также квалификации аудиторов. Так, для проведения технических аудитов от организации требуется наличие не только международной аккредитации на проведение аудитов систем менеджмента, но и достаточное количество аудиторов, зарегистрированных в международных органах по сертификации и имеющих достаточный опыт проведения аудитов в различных отраслях промышленности.
Кроме того, весь процесс отбора потенциальных поставщиков будет проходить в разработанной нами автоматизированной информационной системе ПКО, что позволит поставщикам дистанционно, находясь в любой точке мира, предоставлять документацию и сведения.
Также в самой системе мы минимизировали влияние человеческого фактора. Вся переписка между сотрудниками Квалификационного органа и поставщиками будет осуществляться в форме обратной связи в информационной системе. Причем система сохраняет все действия, как со стороны поставщика, так и со стороны сотрудника. То есть при малейших сомнениях мы можем просмотреть историю от начала приема заявления до включения в Перечень квалифицированных поставщиков.
Повторюсь, задача ПКО — пресечь недобросовестную конкуренцию, а также нивелировать риски для заказчиков в отношении закупаемых товаров, работ и услуг. Тем самым в процессе ПКО выявляются реальные товаропроизводители.
Мы уже имеем положительный опыт внедрения информационных систем. К примеру, с момента внедрения в 2013 году система электронных закупок позволила сэкономить более 168 млрд. тенге и вывела прозрачность закупок на совершенно новый уровень. Ведь экономию считает сама система, риск человеческого фактора полностью исключен. А самое главное, во время закупочных процедур конкуренты могут видеть документацию друг друга, делать замечания, в случае обнаружения несоответствий, также в процессе участия в торгах на понижение, поставщикам отображается лучшая стоимость за лот, предложенная каждым поставщиком.
В случае, если потенциальный поставщик не вложил какой-либо из основных документов для участия в тендере, ему приходит уведомление о необходимости исправить это недопущение, таким образом мы решили вопрос необоснованного отклонения заявок.
Для недопущения предварительного сговора в новую редакцию Правил закупок введена процедура обсуждения тендерной документации, теперь если кто-то увидит в тендерной документации попытки лоббирования интересов тех или иных поставщиков, то он всегда может обратиться к заказчику, к нам, в Фонд для получения разъяснений и доработки тендерной документации.
Все эти и многие другие нововведения были предложены бизнес-сообществом Казахстана.
Думаю, это показательный пример того, что информационные системы не только экономят, но и повышают прозрачность. А самое главное, что применяемые нами Правила и информационные системы в тандеме и дают эту гибкость и динамичность закупок Самрук-Казына.
И именно это позволяет нам совершенствовать весь закупочный процесс максимально мобильно и без огромных затрат денежных и человеческих ресурсов. Этого же эффекта мы ожидаем от работы информационной системы ПКО.
Для справки:
Для работы в системе ПКО потенциальному поставщику необходима электронная цифровая подпись, поскольку все документы предоставляются в электронном виде. После регистрации, потенциальный поставщик заполняет заявление, в котором помимо общих данных указывает номенклатуру поставляемых товаров, работ или услуг. Система, на основании представленных данных присваивает поставщику уровень критичности. Уровни критичности присваиваются компаниями Холдинга по каждой позиции ЕНС ТРУ, исходя из объемов закупок и влияния данного товара, работы или услуги на деятельность организации.
Далее, в зависимости от присвоенного потенциальному поставщику уровня критичности, ему направляется соответствующая анкета. Нами предусмотрены такие разделы анкеты, как правовая составляющая и организация договорной работы потенциального поставщика; критерий в поддержку развития потенциальных поставщиков; ресурсы потенциального поставщика; обеспечение качества товаров, работ, услуг; управление проектами и рисками; безопасность и охрана труда; охрана окружающей среды.
После заполнения анкеты и подписания ее в информационной системе, анкетные данные подвергаются соответствующему аудиту.
5. Где потенциальные поставщики могут ознакомиться с информацией по участию в процессе предварительного квалификационного отбора?
Вся информация размещена в открытом доступе на сайте skc.kz— раздел «ПКО». Кроме того, подготовлены обучающие материалы, детально описывающие порядок работы в информационной системе ПКО в форме видеолекций, помогающие при заполнении анкет потенциальными поставщиками. Также организован центр поддержки (call-центр) по телефону +7 (7172) 55 22 66, предусмотрена возможность написать письмо на электронную почту: support@skc.kz или help@skc.kz.
Сама же процедура ПКО будет осуществляться на отдельном сетевом ресурсе рkо.skc.kz, на котором поставщики также найдут всю информацию, касающуюся процедуры. Кроме того, наши сотрудники готовы проводить обучение для поставщиков работе в системе ПКО.
В заключение, мне хотелось бы пригласить казахстанские компании поскорее пройти предварительный отбор, что позволит им войти в пул поставщиков действительно качественных и приоритетных к закупу товаров, работ и услуг!
