Сейчас на контроле в управлении строительства города Шымкента находится 60 объектов. Это жилые дома и школы, социальные и культурные учреждения, такие как зоопарк, новый аэропорт, конгресс-холл и так далее. Цифровые технологии позволяют сотрудникам управления одновременно решать множество задач и вопросов, не позволяя им перерастать в проблему.
«Человек способен за день качественно выполнить от 10 до 20 задач. А сейчас по факту каждый день нам приходится решать по как минимум 60 задач. Успеваем только благодаря тому, что работаем с такими компьютерными программами, как «Мобильный офис» и «Проектное управление», а также размещаем необходимую информацию в облаке. Нам это дает огромное преимущество, и, прежде всего, в сфере экономии времени на принятие решений», – рассказывает руководитель управления строительства города Шымкента Абильсеит Рабаев. По его словам, на каждый объект создается карточка, в которой содержится список задач, там же отмечены ответственные за их выполнение лица. «Сразу видно, что этот объект находится на уровне составления договора. После того, как договор будет составлен, эта карточка передвинется в следующий раздел. Там появятся такие подразделы, как «кладка», «каркас», «фундамент», фото всех объектов. То есть каждый объект мы индивидуально контролируем в процессе его строительства», – говорит г-н Рабаев.
Отличительная черта работы управления состоит в том, что благодаря цифровизации здесь налажена обратная связь. Отпала необходимость пробиваться к руководителю на прием, чтобы объяснить ему создавшиеся трудности, а затем дожидаться принятия решения.
«Если раньше на решение какой-либо задачи руководитель тратил от трех до четырех часов или даже весь день, то сейчас любой вопрос решается в течение 10 минут, – объясняет Абильсеит Рабаев. – Мы отказались от традиционных форм планерки. Потому что на каждый объект у нас есть своя команда ответственных работников. И когда нужно решить вопросы по тому или иному строительному объекту, собираются на обсуждение проекта только те самые четыре человека, остальной коллектив не отвлекается от своей работы».
Не вертикаль, а горизонталь
Интересный факт. Задачи ставит не только руководитель своим подчиненным, но и подчиненные могут поставить задачу своему руководителю. Это происходит в том случае, когда что-то должно решаться на высоком уровне. То есть, если задача требует вмешательства первого руководителя, то сотрудники отмечают своего начальника – фактически дают ему поручение.
«Это современный метод управления, ведь мы единая команда, – говорит спикер. – В горизонтали должен быть лидер, а не начальник. Такое управление позволяет делать все намного быстрее. Кроме того, благодаря цифровизации наши сотрудники, даже будучи в командировках, не отрываются от процесса ведения проектов».
100 авторов одного письма
На столах сотрудников управления строительства почти нет бумаг. Вся информация находится в компьютерах и планшетах. А на магнитных досках размещены только те данные, которые должны быть постоянно перед глазами. Кроме того, в электронной системе «сидят» не только сотрудники управления, но и подрядные организации. Это позволяет им не тратить время на приезды в здание городской администрации или написание писем-запросов. Дело в том, что в программе «Гугл-драйв» сотрудники управления давно перешли на мобильный документооборот. Например, надо написать письмо. Но зачастую так бывает, что сотрудник отдела, которому «выпала честь» сделать эту работу, не владеет всей ситуацией. И ему приходится ходить по отделам и собирать необходимую информацию. А в программе «Гугл-драйв» одновременно могут писать это письмо до 100 человек, каждый свой абзац.
«Вот, к примеру, я открываю данные на объект. И вижу, что здесь стоит цифра – 2 млрд тенге. А что это за деньги, откуда они, не сказано. Тогда я тут же задаю вопрос: «Что за 2 млрд? Это республиканский трансферт с начала года?». Мне тут же отвечают: «Да». То есть идет мгновенная обратная связь. Решения принимаются сразу же, вопросы не накапливаются и не превращаются в проблему. Тогда удается быстро работать и решать все задачи», – говорит Абильсеит Рабаев.
Информация, которая сопровождает
Кроме того, на каждом строительном объекте, который ведет городское профильное управление, имеются видеокамеры, которые подключены к компьютерам и позволяют в режиме реального времени видеть все, что там происходит. И в случае возникновения каких-либо вопросов очень быстро принимать решения, не выезжая на место.
Остается добавить, что на совещания или встречи с представителями СМИ сотрудники управления строительства не носят папки с документами, не распечатывают тексты докладов. Вся информация находится у них на планшетах, поэтому они за несколько секунд могут ее «вытащить» из соответствующего раздела и ответить на любой вопрос по своему профилю.
