Когда-то в каждом офисе был исполнительный ассистент, он же – помощник руководителя. Теперь все чаще офисы обходятся без них.
Сокращение числа профессий, служивших надежной карьерой для женщин без высшего образования, происходит медленно, однако по масштабам сопоставимо с сокращением рабочих мест среди «синих воротничков».
Технологии и автоматизация сделали ненужными сотрудников, которые подавали бумаги или отвечали на телефонные звонки. Новое поколение корпоративных лидеров не против планировать встречи и заказывать авиабилеты самостоятельно. Радуясь возможности сократить расходы, многие компании отказались от административного персонала – часть из тех сотрудников, кто сумел удержаться на рабочем месте, получили другие задачи, а на некоторые позиции были наняты люди «на удаленке» из тех частей страны, где уровень зарплат ниже.
С 2000 года в США исчезло более 1,6 млн рабочих мест для секретарей и помощников по административным вопросам, сокращение составляет почти 40% и вполне сопоставимо с сокращениями в производственной сфере. Но эти увольнения не привлекли к себе большого внимания. В отличие от закрытия завода, когда без работы остаются сразу тысячи американцев, рабочие места в традиционно женском секторе сокращаются постепенно, хотя и неумолимо.
В 2015 году 42-летняя Джессика Шифман ушла с должности исполнительного ассистента Национальной хоккейной лиги, чтобы ухаживать за больным родственником. Тогда она полагала, что без особого труда найдет другую работу.
Через год она устроилась на работу в компанию Anheuser-Busch, где была потрясена офисом формата open space, практически полным отсутствием шкафов для бумаг и телефонных аппаратов на столах. Там было всего несколько помощников, и это была временная работа на четыре месяца. С последующей работы Шифман также была уволена и вот уже два года ищет постоянную работу.
«Я хочу найти такую работу, откуда мне потом не придется уходить, чтобы искать новое место в течение еще двух лет», – говорит она.
Она даже съездила в офис НХЛ в надежде, что там есть какая-нибудь вакансия для нее, однако таковой не оказалось.
За годы работы в хоккейной лиге Джессика на память выучила привычки своего босса – от салата, который он любит, до предпочтений в одежде. На последних позициях она покидала рабочее место еще до того, как смогла узнать такие подробности о пристрастиях своих руководителей.
«Для того чтобы выстроить тесные взаимоотношения с людьми, попросту не хватает времени», – говорит Джессика Шифман.
Представитель компании Anheuser-Busch утверждает, что из 3,5 тыс. сотрудников североамериканского подразделения Anheuser-Busch InBev SA только у 30–40 топ-менеджеров есть исполнительные ассистенты.
Узнать подробности о работе помощников руководителей не слишком просто. Действующие и бывшие ассистенты опасаются последствий, если поделятся информацией о своих обязанностях или уровне заработной платы. Зачастую при увольнении они подписывают соглашение о неразглашении. Этот материал подготовлен по итогам бесед с дюжиной исполнительных помощников из разных секторов (некоторые из них еще работают, другие ищут работу), а также с руководителями компаний.
Многим из тех женщин, чья должность была упразднена, сейчас по 50–60 лет. Для части из них сегодня доступна лишь низкооплачиваемая работа, и зачастую это физический труд – им предлагают, например, раскладывать товар на полках или перевозить пассажиров. Работники, которые заменили их на прежних позициях, зачастую моложе и имеют высшее образование; другие зарабатывают вдвое меньше, оказывая административную поддержку большему числу руководителей.
Подобная модель действует в компании Ernst & Young.
Американское подразделение этой крупнейшей аудиторской фирмы наняло 460 исполнительных помощников, работающих удаленно в пяти недорогих городах, включая Таксон (штат Аризона) и Луисвилл (штат Кентукки). И именно они оказывают поддержку руководителям в Манхэттене и Лос-Анджелесе, а многие традиционные исполнительные ассистенты из Ernst & Young ушли.
Ernst & Young запустила пилотную программу по удаленному сопровождению работы руководителей в 2014 году. Именно тогда здесь осознали, что из-за частых командировок большую часть своего времени партнеры фирмы проводили вне офиса, в котором находились их помощники, рассказывает Меган Хобсон, партнер Ernst & Young, в чьи обязанности входит общий контроль административной деятельности компании.
«Если руководитель находится вне офиса, а туда приезжает его помощник, разве это не странно?» – отмечает она.
По словам Хобсон, в настоящее время компания нанимает большую часть исполнительных ассистентов в удаленных call-центрах. Число традиционных ассистентов сокращается за счет их добровольного ухода в обмен на компенсацию и высвобождает финансовые ресурсы на программы сотрудничества с удаленными call-центрами.
Речь не идет о круглосуточной административной поддержке партнеров и директоров, объясняет Меган Хобсон. Если у кого-то вдруг отменили рейс, он должен звонить в туристическое агентство самостоятельно. Решать свои личные проблемы тоже придется самостоятельно – в химчистку за вещами ассистент больше не поедет, отмечает она.
«Эта модель предлагает исполнительным помощникам новые преимущества и больше возможностей, а также полностью отвечает изменяющимся потребностям бизнеса», – говорит представитель Ernst & Young, утверждая, что при найме на работу возраст не играет никакой роли.
Ряд бывших ассистентов в Ernst & Young рассказали, что несколько лет назад начали подозревать, что их позиции в компании могут оказаться под угрозой. Это произошло после того, как фирма потребовала, чтобы они прошли тестирование навыков работы с Power Point и Excel. В конце 2016 года некоторые ассистенты были уволены, рассказывают бывшие помощники.
По данным представителя Ernst & Young, после запуска удаленных call-центров общее число исполнительных ассистентов в компании выросло на 16%; информации о том, как много традиционных ассистентов покинули компанию, он не предоставил.
«Раньше без нас ничего не происходило. Когда-то мы играли очень важную роль», – говорит бывший исполнительный ассистент, подписавшая соглашение о неразглашении.
В 2018 году она получила компенсацию в обмен на увольнение по собственному желанию, проработав в Ernst & Young почти 30 лет.
«Мы – вымирающий вид», – признает она.
Ernst & Young устраивала вечеринки по случаю выхода исполнительных помощников на пенсию и дарила им подарочные карты Tiffany & Co стоимостью $500. Одна из женщин рассказывает, что просто продала эту карту за наличные – так поступили еще несколько человек, переживавших за своевременную оплату своих счетов.
Многие исполнительные ассистенты из различных отраслей говорят о том, что измотаны либо не чувствуют, что их ценят, а иногда и то и другое одновременно. Сейчас, когда нужно оказывать поддержку еще большему числу руководителей, их будни превращаются в череду рутинных задач, и на то, чтобы узнавать предпочтения своих боссов, времени просто не остается.
«Иногда я делаю 13 отчетов о расходах за неделю, когда тут общаться», – говорит Лиза Джордан, исполнительный ассистент в Нью-Джерси. Она работает сразу на несколько компаний, включая AT&T и Verizon.
По данным Emsi, количество исполнительных секретарей и административных помощников за последние пять лет сократилось на 23%. Американское Бюро статистики труда прогнозирует, что число этих рабочих мест (по данным ведомства, в 2018 году их было 622,5 тыс.) к 2028 году сократится еще на 20%, до менее чем 500 тыс.
В современном офисе за последнее время произошли большие изменения: теперь здесь бешеный темп, обилие встреч и менее выраженная иерархия. Преимущества, которыми когда-то пользовались руководители – отдельные столовые, зарезервированные парковочные места, отдельные кабинеты и помощники, благодаря которым жизнь становится проще – исчезают безвозвратно.
Технологии взяли на себя большую часть скучной административной работы – больше не нужно печатать на машинке меморандум встреч, носить коробки с документами из архива, то есть делать все то, что показано в сериале «Безумцы», когда благодаря секретарям жизнь в офисе просто кипела.
«Когда происходят такие перемены, всегда кто-то остается за бортом», – говорит Элиза Форсайт, профессор по трудовым отношениям Иллинойсского университета в Урбане-Шампейне.
Она обнаружила, что по мере того, как технологии перенимают на себя все больше задач, представители «розовых воротничков» (большую часть которых составляют женщины без высшего образования) теряют свой статус и доходы.
«На этих позициях сегодня работает меньшее число людей, однако выполняют они более интенсивные и сложные задачи», – говорит она.
По данным McKinsey Global Institute (исследовательское подразделение консалтинговой фирмы McKinsey), к 2030 году до 10 млн женщин в шести экономически развитых странах, включая США и Канаду, будут вынуждены сменить должность или даже поменять работу, поскольку их позиции ассистента офиса будут упразднены.
Старший научный сотрудник McKinsey Global Institute Мекала Кришнан опасается, что женщинам будет сложнее подготовиться к этим переменам и перейти на новую работу, поскольку у них больше домашних обязанностей и меньше свободы при принятии решения о переезде.
Одна из бывших ассистентов Ernst & Young, согласившаяся на компенсацию в обмен на увольнение по собственному желанию, в прошлом году устроилась на работу в больничной системе. Получая годовой оклад на $11 тыс. меньше, чем на прежней работе в Ernst & Young, она поддерживала 86 человек и отвечала за широкий круг задач – от заказа канцелярских товаров до урегулирования жалоб сотрудников на работу кондиционеров. Женщина ушла с этой работы через несколько месяцев.
«На самом деле, на этой позиции должны работать три человека», – говорит она.
Теперь каждое утро бывший исполнительный ассистент ищет работу и подрабатывает в супермаркете Trader Joe’s с четырех часов дня до полуночи, чтобы сводить концы с концами.
«Я живу на таблетках Advil, это действительно очень тяжело», – говорит она.
Удаленные ассистенты руководителей в Ernst & Young в среднем оказывают поддержку семи руководителям, говорит Хобсон. Как правило, все эти помощники начали работать в компании недавно. Одна из них, которая поддерживает сразу 11 руководителей, считает, что это лучше, чем ее старая работа, где она помогала университетскому офису из 25 сотрудников. В основном она помогает людям в других часовых поясах и ей редко звонят в нерабочее время. Она зарабатывает $44 тыс. в год, чего, по ее словам, вполне достаточно для комфортной жизни.
Изменение формата работы имело и некоторые неудобства. Недавно вышедшие на пенсию партнеры Ernst & Young, у которых были личные ассистенты, соглашаются, что были в разъездах так часто, что редко виделись с личными помощниками. Однако те всегда знали, когда у их детей день рождения, следили за погодой в тех местах, где путешествовали партнеры, и даже вставали посреди ночи, чтобы убедиться, что в аэропорту в Индии их ждет машина.
«По сути, она сопровождала меня в самых разных аспектах жизни», – говорит бывший партнер о своей помощнице, с которой проработал девять лет.
Есть и те, кто отсутствию ассистентов скорее рад. Когда Дана Малдроу работала в отделе коммуникаций в компании Accenture, у нее был удаленный помощник, однако она даже не знала, что ему поручить. По словам Малдроу, когда в 2015 году она перешла на работу в Ernst & Young и ей не предложили ассистента, она вздохнула с облегчением.
«Так на одного менеджера надо мной меньше», – говорит Малдроу.
Нэнси Вонг все же надеется, что не станет очередной жертвой смены предпочтений у руководителей. Почти год она жила в Нью-Йорке без работы после того, как в 2018 году ее сократили с должности исполнительного ассистента. Вонг сменила несколько временных подработок, прежде чем одна из них в конце прошлого года стала постоянной. Пока женщина искала работу, она заметила, что требования к кандидатам на административные должности возросли – теперь компании хотят, чтобы помощники выполняли задачи по бизнес-аналитике, и запрашивают диплом о высшем образовании. Вонг говорит, что не собирается снова садиться за школьную скамью в возрасте 55 лет и с 30-летним опытом за плечами.
Когда она только начинала свою карьеру, то часто работала на профессионалов среднего звена, которые поднимались по корпоративной лестнице.
«Теперь у них нет помощника, они сами заботятся о себе», – говорит она.
Шифман, бывший ассистент в компании Anheuser-Busch, в начале января все же нашла новую работу помощника руководителя фирмы по связям с общественностью. Она согласилась на понижение заработной платы и переживает по поводу того, как долго останется на этой работе. Тем не менее она пытается сохранять уверенность в себе. В ее ванной на зеркале закреплена записка со смайликом и надписью: «Я сделала это».
«Я смотрю на эту записку каждое утро», – говорит она.
