Как выбрать офис мечты

Любой бизнес рано или поздно сталкивается с выбором офиса. Этот процесс может быть как приятным, когда компания растет и расширяется, так и не очень, когда компания сокращает свои обороты и ищет офис поменьше.

Когда-то в прошлой сладкой жизни задумываться особо не приходилось: бизнес рос как на дрожжах, а офисы расхватывали как горячие пирожки. Дефицит офисной недвижимости не располагал к выбору – брали то, что давали, платили, сколько просили. 

Сегодня рынок изменился: есть из чего выбрать и есть над чем подумать. По данным ScotHolland | CBRE, вакансия офисных площадей по итогам 2019 года в Алматы составляет 10–15%, в Нур-Султане – около 20%. При этом предложение растет – совсем скоро в Нур-Султане будет введена в эксплуатацию офисная часть «Абу-Даби Плаза», и в этой конкурентной борьбе в выигрыше остается арендатор.

Прагматичный подход к выбору нового офиса своей мечты строится на трех шагах:

Шаг 1.

Определите свои требования к офису: локация, количество рабочих мест и необходимых вспомогательных помещений (кофе-поинт, переговорные и т. п.). Зачастую этому вопросу уделяют мало внимания, но это важно. 

Не ограничивайте себя в локации – пусть у вас будет три-четыре варианта, что позволит в итоге найти баланс по бюджету на аренду и не загонять себя в рамки одной локации и, как следствие, цены. Да и торг всегда уместен, ведь три-четыре варианта – это разные владельцы, и можно получить условия «повкуснее». Условно офисные здания делятся на три категории: A, B, C, которые сильно влияют на цену. Но не идите на поводу у арендодателей, стремящихся повысить класс офиса вместе с ценой, определите собственные критерии классности и приступайте к поиску офиса. 

Обязательно подумайте о сроке аренды – ответ на этот вопрос даст вам дополнительную скидку при долгосрочных отношениях и уверенность в том, что вас не оставят на улице через 11 месяцев.

Если вы маленькая компания, обратите внимание на коворкинги, тогда вам не потребуется думать о кофе-поинте или столовой – как правило, это включено в инфраструктуру общего пользования. А переговорная за дополнительную плату или бесплатно включена в стоимость аренды кабинетов или мест в коворкинге. Коворкинг удобен и в том случае, если у вас много сотрудников, которые не находятся в офисе – тогда вы можете оплачивать рабочие места оператору коворкинга за фактическое использование, что может быть гораздо эффективнее, чем пустующие столы и постоянная оплата аренды за них. 

В итоге у вас должны сформироваться четкие критерии: варианты расположения нового офиса, количество рабочих мест и вспомогательных помещений, готовность/неготовность к ремонту или приобретению мебели и, конечно, срок предполагаемой аренды. 

Шаг 2.

Подберите варианты офисов самостоятельно, например на портале krisha.kz, или с привлечением брокеров.

Если у вас есть секретарь или ответственный за хозяйственную деятельность сотрудник, дайте ему поручение проехать по районам, где вы хотите найти свой офис. Пусть он просмотрит на месте объявления с телефонами или зайдет в отдел аренды в бизнес-центре. 

При работе с брокером обязательно поинтересуйтесь, какие услуги он окажет за ваши деньги. Будет ли он отстаивать ваши интересы и анализировать договор аренды, порекомендует ли внести в договор условие о юридической защите ваших прав как арендатора; сделает ли он расстановку мебели; оценит ли технические возможности и так далее. Многие профессиональные брокеры все это делают, но, увы, их единицы. Очень часто брокеры берут с арендатора деньги за воздух, а с арендодателя – за то, что убедили вас арендовать помещение. 

Шаг 3.

После выбора подходящего офиса внимательно изучите договор и внесите важные условия.

Во-первых, попросите арендодателя дать информацию о мощности предоставляемого электричества и вентиляции с кондиционированием. Если вы планируете делать в офисе ремонт, проконсультируйтесь со специалистами, хватит ли вам этих мощностей. Если ремонт не нужен, пропишите в договоре ответственность арендодателя за климат и стабильную работу электрических сетей. Как правило, если у арендодателя скелет в шкафу, он не готов нести финансовую ответственность за стабильную работу этих систем, значит, вам надо поискать другой офис. Не поленитесь найти нужного специалиста и настоять на соответствующих договорных условиях, и тогда вам не придется кусать локти в душном и жарком офисе. 

Во-вторых, выясните, кто будет отвечать за содержание инженерных систем и нести эксплуатационные расходы. Обычно арендодатель пытается переложить эти затраты на арендатора, в этом случае расчеты помогут вам принять решение, подходит ли вам уровень расходов, и обсудить с собственником снижение арендной ставки. А если эту обязанность берет на себя арендодатель, постарайтесь, чтобы в договоре максимально четко были прописаны действия арендодателя, объемы и сроки.

В-третьих, обратите внимание на коммунальные расходы. Если они включены в арендную плату, пропишите ответственность сторон и смело подписывайте договор аренды. Если же вас просят оплачивать коммунальные расходы, требуйте установку счетчиков, иначе вы, вполне вероятно, будете платить не только за себя, но и за другого дядю. И помните: тариф регулируется государством, и арендодатель не вправе делать наценку, если у него нет лицензии на поставку коммунальных услуг.