В обстоятельствах карантина сотрудники многих компаний вынуждены работать из дома. Компания Kcell предлагает организовать полноценную удаленную работу компании с помощью виртуальной АТС. Рассмотрим подробно как это можно сделать.
Торговой компании в первую очередь необходимо организовать прием звонков от клиентов. Отдел продаж в режиме удаленной работы должен отвечать двум требованиям: продолжить эффективно взаимодействовать с клиентом и оставаться управляемым. В этой статье мы рассмотрим несколько примеров того, как быстро и безболезненно перевести офис на удаленную работу с виртуальной АТС Kcell.
Если в компании коллективно отвечают на звонки на мобильный телефон
Довольно популярный кейс, когда на столе лежит один или два мобильных телефона и отвечает на звонки тот, кто сейчас находится в офисе и может ответить. Отдать телефон с SIM-картой компании какому-то одному сотруднику может быть неудобно.
В этом случае SIM-карта Kcell может стать виртуальной, то есть принимать звонки на номер SIM-карты можно будет посредством виртуальной АТС, например, установив переадресацию.
Теперь, позвонив на номер вашей компании, клиент услышит приветствие, после чего будет отправлен на какого-то конкретного сотрудника или группу сотрудников (отдел). Когда звонок попадет на группу сотрудников, вызов будет обработан в зависимости от выбранного правила: всем сразу, по очереди, по нарастающей или равномерно.
Преимущество этого решения в том, что оно будет работать не только с SIM-картами Kcell, сотрудники смогут принимать звонки на SIM-картах других операторов. В истории звонков будет вся информация по входящим звонкам, каждый можно будет прослушать.
Сотрудники смогут принимать звонки как на мобильные телефоны, так и на софтфоны (программа в компьютере или смартфоне), в разделе «История» вы будете видеть всю информацию по звонкам любого из добавленных сотрудников:
- Количество входящих и исходящих звонков.
- Доля пропущенных.
- Как долго клиент ждал на линии и на какой секунде была снята трубка.
Кроме того, в разделе «Статистика» можно будет видеть детальную статистику работы телефонии компании в графическом представлении.
Также для анализа доступен рейтинг каждого сотрудника относительно его коллег как по количеству звонков, так и по длительности для входящих и исходящих звонков.
Отдельно стоит отметить, что все звонки могут быть записаны — как входящие, так и исходящие. Прослушать их можно также в истории звонков.
Важное отличие виртуальной АТС Kcell от других решений в том, что запись разговоров имеет большой срок хранения. Не все звонки обязательно слушать — важно, чтобы сотрудники знали, что любой их разговор может быть прослушан. Это серьезно дисциплинирует сотрудников при удаленной работе.
Если компания принимает звонки на городские номера другого оператора
Это могут быть прямые абонентские линии (тот самый старый добрый «проводной телефон», на который так часто можно не дозвониться) или же АТС (старая цифровая или более новая IP).
Проще всего настроить прием звонков в ВАТС Kcell для внутриофисной IP-АТС. Для этого достаточно настроить отправку всех звонков на SIP-учетку и прописать ее в настройках виртуальной АТС в качестве общего номера компании.
Добавленный номер появится в списке общих номеров компании, звонки с него можно распределить по сотрудникам точно так же, как и в предыдущем кейсе, через настройки отдела.
Тут кто-то может задать вопрос: а зачем виртуальная АТС, если я и так могу подключить своим сотрудникам удаленные рабочие места к IP-АТС?
У виртуальной АТС есть несколько преимуществ:
- Вам не потребуется покупать, настраивать и устанавливать оборудование.
- Вы сможете принимать вызовы на SIM-карты Kcell бесплатно, присоединившись заранее к корпоративной группе
- Через Личный кабинет вы легко и в любое время настроите распределение вызовов без специальных знаний.
Если же компания использует аналоговые линии, подключенные к настольным телефонам или старой АТС, то самым простым решением будет включение переадресации с этих номеров на виртуальную АТС Kcell. Это можно сделать, обратившись к оператору, который предоставляет услугу телефонии по нужным номерам для приема входящих вызовов. Да, вам придется заплатить за переадресацию, но это небольшие траты, и они не сопоставимы с возможными потерями из-за непринятых звонков.
Хорошим решением будет временно заменить номера на сайте на общий номер компании в виртуальной АТС. Большинство ваших клиентов видят ваш номер на сайте и очень немногие помнят его наизусть.
Когда компания работает на мобильных телефонах
У каждого сотрудника есть мобильный телефон, на который он принимает и с которого совершает звонки, при этом телефонный номер Kcell может принадлежать сотруднику. Очень популярный кейс для агентств недвижимости и прочих компаний, где сотрудники часто бывают на встречах и работают с закрепленными за ними клиентами. Ключевым здесь становится вопрос контроля.
Представим, что у вас 4 сотрудника на мобильных телефонах и вам критически важно сохранить контроль над их работой. Вы можете выделить каждому сотруднику свой номер в рамках виртуальной АТС.
Распределение звонков настраивается таким образом, что звонки на каждый номер попадают на соответствующего сотрудника, исходящие же тоже совершаются с номеров, закрепленных за каждым сотрудником.
Таким образом, и входящие, и исходящие звонки будут записаны и зафиксированы в истории.
Интеграция с CRM
Если ваша компания использует CRM, обязательно включите интеграцию CRM c виртуальной АТС. Это сделает работу CRM намного эффективнее. У виртуальной АТС Kcell есть готовые интеграции с большинством популярных CRM. Интеграция позволит организовать дополнительный контроль, перенаправлять звонки напрямую на ответственных менеджеров, сообщит сотруднику имя клиента во всплывающем окне, сохранит записи всех разговоров в карточки клиентов, позволит автоматически создавать новые контакты и многое другое.
Заключение
Как же совершать и принимать звонки сотрудникам, работающим из дома?
- Самый простой способ — принимать звонки с помощью корпоративных SIM-карт Kcell, установив переадресацию. Сотрудникам не нужно ничего специально предпринимать — все настройки для удаленной работы делаются руками администратора, для управления услугой специальные знания не требуются.
- На SIM-карты других операторов. Если в компании еще нет подключенных SIM-карт Кселл, сотрудники смогут принимать звонки с общего номера компании на те SIM-карты, которые есть у них сейчас. Переведите эти номера в корпоративную группу Кселл и это станет бесплатно
- Софтфон на компьютере. Сотрудники могут установить фирменное приложение «Kcell Коммуникатор» на свои компьютеры и подключить гарнитуру. Как входящие, так и исходящие вызовы будут записаны и сохранены. виртуальной АТС можно будет пользоваться и через софтфон для мобильного телефона — в этом случае даже гарнитура может не понадобиться.
Виртуальная АТС Kcell позволит сотрудникам вашей компании работать удаленно без снижения эффективности, а распределение звонков и внедрение системы контроля разговоров поможет не только сохранить, но и существенно повысить эффективность работы компании.
PR-материал
