Компания «Кселл» готовится к запуску пилотного проекта по переводу своих клиентов на систему электронного документооборота. Партнером в реализации данного проекта выступает один из ведущих игроков отечественного IT рынка — компания Documentolog, разработчик решений для автоматизации бизнес-процессов и легитимного обмена электронными документами, пользователями которых на сегодняшний день являются порядка 11 000 юридических лиц, 6 750 государственных органов и 7 000 физических лиц.
Несмотря на то, что рынок автоматизации систем документооборота, существует уже четверть века, во многих компаниях все еще больше доверяют документам, отпечатанным на бумажном носителе, а принтеры и сканеры остаются обязательным атрибутом практически каждого рабочего места. Не является исключением и Казахстан: за последние три года производство бумаги в республике не только не снизилось, но увеличилось на 14,1%. Засилье бумажной документации приводит к тому, что решение даже не самых сложных вопросов затягивается на несколько дней, а в худшем случае, если важный документ безвозвратно утерян – и на более длительный срок. К тому же компании вынуждены нести дополнительные расходы на оплату курьерских услуг, что в нынешних условиях является непозволительной роскошью, особенно для игроков сегмента МСБ.
Как сообщил Kursiv.kz руководитель отдела по внедрению бизнес-решений компании «Кселл» Айдарбек Султан, идея внедрения системы электронного документооборота, которая позволила бы вывести на новый, более эффективный и динамичный уровень работу с корпоративными клиентами возникла в рамках проекта автоматизации и цифровизации бизнес-процессов. Электронный документооборот рассматривался как часть экосистемы для бизнеса, в частности, автоматизации процессов подключения бизнес-услуг для корпоративных клиентов.
«Мы понимали, что перевод работы с документами в электронный формат будет способствовать сокращению не только расходов на печать, хранение документов и услуги курьерской службы, но и значительно сократит сроки взаимодействия между сторонами, например, сроки подписания контрактов между «Кселл» и клиентами и время доставки документов. Выигрыш во времени достигается за счет того, что система позволяет подписывать документы с юридическими и физическими лицами в электронном формате посредством ЭЦП — подписание договора, например, займет не больше трех минут. Это, в свою очередь, сокращает время предоставления бизнес-услуг, что в условиях конкуренции очень актуально для компаний», — прокомментировал Айдарбек Султан.
Система электронного документооборота (СЭД) Documentolog — отечественная BPM система, предназначенная для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота. В рамках пилотного проекта система развернута на серверах компании «Кселл», но сопровождение СЭД остается за компанией-разработчиком.
Своим же клиентам «Кселл» предлагает легкое облачное решение для автоматизации процессов и обмена документами — Documentolog Lite (Doculite). Специально для клиентов «Кселл» интерфейс сервиса был адаптирован и стилизован.
По словам представителей компании-партнера, Doculite идеально подходит организациям с численностью сотрудников до 30 человек. Он не перегружен информацией и лишним функционалом и автоматизирует работу с наиболее востребованными типами документов – входящими, исходящими, внутренними документами, приказами, бухгалтерскими документами и обращениями. Решение оснащено виртуальным обучающим гидом с пошаговыми инструкциями и понятным интерфейсом, что позволяет легко начать работу в системе.
Помимо автоматизации внутренних процессов, Doculite предоставляет возможность обмениваться документами с любыми другими контрагентами, включая госорганы, подписывать договора и обмениваться актами и счетами-фактурами по ним — все это в электроном юридически-значимом виде. Более того, пользователи сервиса могут подключиться к электронной системе сертификации НПП «Атамекен» для подачи заявок и получения сертификатов, проверить на благонадежность своих контрагентов и обмениваться электронными документами с партнерами из России.
Процесс внедрения также полностью автоматизирован: пользователю предоставляется готовая конфигурация, не требующая настройки и адаптации. Этот функционал по достоинству оценят небольшие компании, в штате которых зачастую нет специалиста по IT.
Регистрация, подписание и отправка документов на сервисе Doculite клиентам «Кселл» предоставляются бесплатно.
Что касается легитимности: решения Documentolog имеют необходимые интеграции с официальными органами, удостоверяющими легитимность и значимость подписи, в частности, с Национальным удостоверяющим центром РК (НУЦ РК). В момент подписания документа в системах Documentolog и Doculite ЭЦП проходит 11 этапов сверки и далее отправляется в НУЦ РК для валидации ключа (ЭЦП). После валидации НУЦ РК проставляет метку времени, или timestamp, что потдверждает сам факт подписи лицом, имеющим на это юридическое право.
«На мой взгляд, в эпоху автоматизации бизнес-процессов и цифровизации решение Doculite подойдет всем компаниям без исключения», — считает представитель «Кселл». Данную точку зрения подтверждает и статистика от компании-разработчика: за 2 года посредством сервиса Doculite уже подписано свыше 8 000 договоров, отправлено порядка 880 000 электронных документов, выдано 45 000 сертификатов СТ-КЗ.
Использование Doculite позволяет повысить производительность сотрудников при работе с документами минимум на 30%, обеспечивает экономию финансовых средств на 70%, а рабочего времени – на 50%. По словам Айдарбека Султана, почувствовать реальный эффект от использования СЭД в «Кселл» надеются по завершении пилотного проекта. Запуск продукта в тестовых группах начнется уже со следующей недели, а массовое внедрение для клиентов компании начнется примерно через месяц.
PR-материал
