Компания «Кселл» намерена запустить в пилотном режиме услугу подключения и использования системы электронного документооборота. На первом этапе реализации данного проекта компания планирует протестировать возможность подписания договоров со своими корпоративными клиентами через данную систему с использованием ЭЦП.
Пилотное решение предоставляет один из ведущих игроков отечественного IT-рынка — компания Documentolog, разработчик решений для автоматизации бизнес-процессов и легитимного обмена электронными документами, пользователями которых на сегодняшний день являются порядка 11 тыс. юридических лиц, 6 750 государственных органов и 7 тыс. физических лиц.
Несмотря на то, что услуги автоматизации документооборота продаются на рынке уже более четверти века, во многих компаниях все еще доверяют документам, отпечатанным на бумажном носителе, а принтеры и сканеры остаются обязательным атрибутом практически каждого рабочего места. Не является исключением и Казахстан: за последние три года производство бумаги в республике не только не снизилось, но увеличилось на 14,1%. Засилье бумажной документации приводит к тому, что решение даже не самых сложных вопросов затягивается на несколько дней, а в худшем случае, если важный документ безвозвратно утерян, – и на более длительный срок. К тому же компании вынуждены нести дополнительные расходы на оплату курьерских услуг, что в нынешних условиях является непозволительной роскошью, особенно для игроков сегмента МСБ.
Как сообщил Kursiv.kz руководитель отдела по внедрению бизнес-решений компании «Кселл» Айдарбек Султан, идея внедрения системы электронного документооборота, которая позволила бы вывести на новый, более эффективный и динамичный, уровень работу с корпоративными клиентами, возникла в рамках проекта автоматизации и цифровизации бизнес-процессов, запущенного внутри компании. Электронный документооборот рассматривался как часть экосистемы для бизнеса, в частности автоматизации процессов подключения бизнес-услуг для корпоративных клиентов.
«Мы понимаем, что перевод работы с документами в электронный формат будет способствовать не только сокращению расходов на печать, хранение документов и услуги курьерской службы, но и значительно сократит сроки взаимодействия между сторонами, например, сроки подписания контрактов между «Кселл» и клиентами и время доставки документов. Выигрыш во времени достигается за счет того, что система позволяет подписывать документы с юридическими и физическими лицами в электронном формате посредством ЭЦП — подписание договора, например, займет не больше трех минут. Это, в свою очередь, сократит время предоставления бизнес-услуг, что в условиях конкуренции очень актуально для компаний», — прокомментировал Айдарбек Султан.
Система электронного документооборота (СЭД) Documentolog — отечественная BPM-система, предназначенная для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота. В рамках пилотного проекта система будет развернута на серверах компании «Кселл», но сопровождение СЭД остается за компанией-разработчиком.
Своим же клиентам «Кселл» вскоре предложит легкое облачное решение для автоматизации процессов и обмена документами — Documentolog Lite (Doculite). Специально для клиентов «Кселл» интерфейс сервиса был адаптирован и стилизован.
По словам представителей компании-партнера, Doculite идеально подходит организациям с численностью сотрудников до 30 человек. Он не будет перегружен информацией и лишним функционалом и автоматизирует работу с наиболее востребованными типами документов – входящими, исходящими, внутренними документами, приказами, бухгалтерскими документами и обращениями. Решение оснащено виртуальным обучающим гидом с пошаговыми инструкциями и понятным интерфейсом, что позволяет легко начать работу в системе.
Помимо автоматизации внутренних процессов, Doculite предоставляет возможность обмениваться документами с любыми другими контрагентами, включая госорганы, подписывать договоры и обмениваться актами и счетами-фактурами по ним — все это в электронном юридически значимом виде. Более того, пользователи сервиса могут подключиться к электронной системе сертификации НПП «Атамекен» для подачи заявок и получения сертификатов, проверить своих контрагентов на благонадежность и обмениваться электронными документами с партнерами из России.
Процесс внедрения также полностью автоматизирован: пользователю предоставляется готовая конфигурация, не требующая настройки и адаптации. Этот функционал по достоинству оценят небольшие компании, в штате которых зачастую нет специалиста по IT.
Что касается легитимности, то решения Documentolog имеют необходимые интеграции с официальными органами, удостоверяющими легитимность и значимость подписи, в частности с Национальным удостоверяющим центром РК (НУЦ РК). В момент подписания документа в системах Documentolog и Doculite ЭЦП проходит 11 этапов сверки и далее отправляется в НУЦ РК для валидации ключа (ЭЦП). После валидации НУЦ РК проставляет метку времени, или timestamp, что подтверждает сам факт подписи лицом, имеющим на это юридическое право.
«На мой взгляд, в эпоху автоматизации бизнес-процессов и цифровизации внедрение электронного документооборота подойдет всем компаниям без исключения», — считает представитель «Кселл».
Данную точку зрения подтверждает и статистика от компании-разработчика: за два года посредством сервиса Doculite уже подписано свыше 8 тыс. договоров, отправлено порядка 880 тыс. электронных документов, выдано 45 тыс. сертификатов СТ-КЗ.
Использование Doculite позволяет повысить производительность сотрудников при работе с документами минимум на 30%, обеспечивает экономию финансовых средств на 70%, а рабочего времени – на 50%. По словам Айдарбека Султана, почувствовать реальный эффект от использования СЭД в «Кселл» надеются по завершении пилотного проекта. Запуск продукта в тестовых группах начнется уже со следующей недели, а массовое внедрение для клиентов компании начнется примерно через месяц. По завершении тестового периода регистрация, подписание и отправка документов на сервисе Doculite клиентам «Кселл» будет предоставляться бесплатно.
