Как в SANTO повышают надежность работы системы закупок
Пандемия, сбой традиционных цепочек поставок и геополитическая напряженность стали серьезным испытанием для фармацевтической индустрии Казахстана и одного из ее лидеров – компании SANTO. Как рассказала Kursiv.Media региональный директор по закупкам SANTO Валерия Маркова, реагировать на вызовы времени компании помогает современная система управления закупками.
– Пожалуй, первое, что хотелось бы узнать, это то, отличаются ли закупки в фармацевтической компании от любых других закупок.
– Ключевая специфика нашего департамента закупок заключается в том, что мы работаем по правилам, принятым в фармацевтической отрасли. В первую очередь речь, конечно же, идет о существующей в SANTO системе фармацевтического качества, где закупки выступают в качестве ее неотъемлемой части. В свою очередь, система фармацевтического качества – это система, основанная на правилах надлежащей производственной практики GMP. Учитывая, что принципы GMP – это безопасность, эффективность, высокое качество выпускаемой продукции, а также постоянное совершенствование процессов, система закупок в фарминдустрии ориентируется на те же самые принципы. То есть все, что мы делаем, должно быть основано на этих принципах.
– Значит, правила GMP в том числе регулируют и то, как выстраиваются взаимоотношения SANTO и поставщиков?
– Все верно. Правила GMP очень емкие и в том числе затрагивают процедуры закупок. К примеру, важно, чтобы персонал, вовлеченный в процесс закупок сырья и материалов для фармпроизводства, обладал необходимой квалификацией, а также имел актуальные знания о поставщиках, цепях поставок и рисках, с ними связанных.
Кроме того, учитывая специфику фармбизнеса, наши поставщики тоже должны ориентироваться в своей работе на GMP, особенно когда речь идет о сырье – например, активных фармацевтических субстанциях. Такие поставщики должны быть сертифицированы по стандартам GMP, а также иметь соответствующую лицензию, гарантирующую, что система обеспечения качества в этих компаниях отвечает правилам GMP.
К примеру, если мы нанимаем транспортную компанию для перевозки сырья и готовых лекарственных средств, ей крайне важно соблюдать температурные и другие условия транспортировки. В этом плане наши поставщики становятся непосредственными участниками нашей системы качества, и ответственность за поставщиков несем мы, поскольку если поставщик сделает что-то неправильно, это будет нашей ошибкой как производителя лекарственных средств.
– Существует ли в SANTO какой-то алгоритм закупок или каждая из них – это всегда отдельная история?
– Закупки для нас – это практически непрерывный процесс, для реализации которого мы разработали собственную стратегию, нацеленную на решение трех ключевых задач. Во-первых, для нашего департамента важно обеспечить доступные источники закупок. Во-вторых, мы должны найти лучшие коммерческие условия, и в-третьих, проанализировать и нивелировать все риски.
Как показал опыт работы в период пандемии COVID-19, постковидный период и сейчас, департамент закупок должен предусмотреть все. Работая напрямую с ТОО «СК-Фармация», SANTO в том числе отвечает за обеспечение национальной лекарственной безопасности Республики Казахстан, и для нас очень важно понимать, что происходит на рынке, иметь четкое представление о том, что нужно предпринять, чтобы обеспечить производство сырьем и материалами при любых внешних обстоятельствах.
Кроме того, необходимо уметь просчитывать сразу несколько сценариев развития событий, чтобы понимать, как реагировать на те или иные ситуации. Эта работа должна быть проактивной, то есть ее необходимо проделать еще до того, как появится реальная потребность в действиях.
– Существуют ли разделения по типу закупок?
– На сегодняшний день у нас в департаменте закупок существует четыре отдела. Это отдел непроизводственных закупок, отдел технических закупок, отдел ресурсного обеспечения производства ресурсами и материалами, а также отдел материально-технического обеспечения, который отвечает за коммерческие поставки сырья и материалов.
До 2020 года эти отделы были разрозненными подразделениями, однако затем закупки в SANTO были централизованы в рамках одного департамента. Сегодня в нем работают по-настоящему большие профессионалы. Они знают рынок и искренне верят в то, что делают, что в компании, безусловно, очень высоко ценят.
– Выходит, что ставка делается в том числе на профессионализм отдельных сотрудников?
– В фарминдустрии не так много простора для творчества, поскольку многие аспекты нашей работы жестко регламентированы правилами GMP, законодательством и нашими внутренними требованиями. Все процессы и задачи также хорошо описаны в нашей стратегии. Однако, как показывает опыт, значение опытного специалиста для компании переоценить невозможно. Рынок у нас небольшой, хороших закупщиков с экспертизой работы в фарминдустрии очень мало, и поэтому развитию компетенций наших сотрудников мы уделяем большое внимание.
В SANTO закупщик должен уметь мыслить нестандартно, быть проактивным и быстро принимать решения. В этом плане сама атмосфера компании способствует выработке такого мышления. Сегодня SANTO динамично развивается, и руководство компании демонстрирует отличный пример того, как можно добиваться успеха в бизнесе благодаря фокусу и хорошему знанию своей зоны ответственности.
В этом плане мы стремимся к тому, чтобы выработать у закупщиков менталитет собственника. Важно, чтобы специалист понимал, как устроен бизнес компании, и ему не должно быть безразлично, что в ней происходит. Также важно, чтобы чувство ответственности перед конечным потребителем наших лекарственных препаратов для такого специалиста не было пустым звуком.
Чтобы добиться этого, закупщик должен быть интегрирован в бизнес и активно участвовать в кросс-функциональном сотрудничестве как с нашим коммерческим департаментом, так и с производством. К примеру, чтобы лучше понимать специфику закупаемых материалов и услуг для производства, а также ожидания завода от закупки, закупщики изучают соответствующий внутренний процесс, для которого предназначена закупка: вникают в работу производственных линий или, например, принципы работы вспомогательных систем производства, не только изучая документально подтвержденные требования, но и лично посещая цех, чтобы увидеть, как работает линия, а также обсуждая принципы работы с сотрудниками завода, управляющими данным процессом.
– Что вы имеете в виду под менталитетом собственника?
– Закупщики в SANTO ведут себя как собственники компании. В зоне ответственности каждого закупщика – список материалов, разделенный по категориям, который он должен обеспечить наиболее эффективным образом. Чтобы понимать, как это сделать, закупщик смотрит на категории с разных сторон бизнеса и учитывает множество факторов. Он анализирует объемы потребления, требования к качеству материала, ожидания от закупки, задачи, которые должны быть решены данной закупкой, другие внутренние и внешние факторы, а также риски, которые могут повлиять на доступность или стоимость материалов.
Также требуется хорошее знание рынка и поставщиков. После событий прошлого года, когда началась перестройка глобальных цепочек поставок, значение этого фактора возросло особенно сильно. Учитывая все эти внутренние и внешние факторы, на основании разработанной лично нами методологии анализа рисков закупщик выделяет приоритеты, разрабатывает план действий и внедряет стратегию управления категорией закупок. Она может быть разработана на год, на три года и даже на пять лет. Для нас как для департамента закупок в этом смысле важно понимать, что мы будем делать в течение каждого периода, чтобы обеспечить потребности нашего производства и бизнеса в целом.
В данном случае менталитет собственника помогает принять во внимание все детали и держать в поле зрения важные аспекты бизнеса компании за рамками должностных обязанностей закупщиков, что, безусловно, дает большие преимущества не только для эффективности закупочного процесса, но и в принесении дополнительной выгоды от работы закупок.
– Как при этом департамент закупок взаимодействует с другими подразделениями компании?
– Взаимодействие очень плотное, поскольку, как я уже говорила, мы стремимся к полной интеграции в бизнес компании. При этом в работе мы нацелены на удовлетворение потребностей наших внутренних клиентов. В данном случае клиентами мы называем наших коллег, для которых мы, собственно, и производим закупки. В основном это наши коллеги с завода – различные заводские подразделения. Также это подразделения коммерческого департамента SANTO и представительства компании в Узбекистане и Кыргызстане.
Как и во многих других закупках, наша основная цель здесь – обеспечить доступные источники закупок сырья, материалов и услуг, необходимых компании в определенные сроки, а также оптимизировать наши расходы. Доступность и деньги – это всегда про закупки.
– Вы сказали, что из-за ряда событий в мире значение департамента закупок возросло. Что вы имели в виду?
– Наш департамент всегда играл важную роль в SANTO, однако после 2020 года, когда началась пандемия COVID-19, авторитет, скажем так, вес нашего департамента значительно вырос, и эта тенденция наблюдается в фарминдустрии во всем мире. Сейчас как никогда очевидно, что закупками должны заниматься профессионалы, хорошо знающие рынок, поставщиков. Только в этом случае можно обеспечить производство необходимым сырьем и материалами даже в условиях неопределенности.
К примеру, когда один из самых больших наших рынков закупок – Китай – закрыл границы, нам пришлось мыслить нестандартно. Нам было очень важно поставить на производство необходимые товары, поэтому мы искали самые разные варианты. Конечно, нам помогало государство, нам открывали зеленые коридоры, но также большую роль сыграли закупщики и те поставщики, с которыми мы работаем. Хороший поставщик, как профессионал в своей сфере, всегда может предложить оптимальный вариант доставки.
В этом смысле для нас очень важно уметь смотреть на 360 градусов. К примеру, в данный момент логистические маршруты доставки из Европы все еще претерпевают сложности, а на горизонте обозначен риск вторичных санкций, потенциально ведущий к задержкам поставок, поэтому готовность к разным сценариям развития событий должна быть на высоком уровне.
– Допустим, на рынке есть несколько сопоставимых поставщиков. Какие критерии отбора для вас являются основными?
– Если говорить про критерии выбора поставщиков, то, безусловно, мы смотрим на специализацию. Для нас очень важно, чтобы поставщик специализировался на тех материалах и услугах, которые он нам продает. Это дает возможность быть уверенными в том, что в нестандартной ситуации, как это, например, было в период пандемии, он сможет предложить нам необходимые решения.
Очень важна благонадежность поставщика, его репутация на рынке и, конечно же, важно качество предлагаемых им товаров или услуг. Кроме того, если закупка осуществляется для производства, поставщик должен отвечать требованиям GMP, тогда как непроизводственные закупки в основном регламентируются иными требованиями, не связанными с GMP.
– Насколько велика география ваших поставщиков?
– В плане географии поставщиков мы готовы работать с любыми компаниями, но понятно, что приоритет отдается местным компаниям. В стоимостном выражении 40% наших закупок приходится на казахстанские компании, в количественном выражении на долю местных поставщиков приходится 60% закупок SANTO.
Нам бы очень хотелось иметь все необходимое сырье и материалы под боком, но реалии таковы, что многие важные субстанции и компоненты нам приходится везти из других стран — Китая, Европы, Индии и СНГ. Есть у нас и ряд материалов, которые производят в США. Но мы не работаем с американскими поставщиками напрямую, а делаем это через европейских трейдеров. Все-таки при выборе поставщика мы большое внимание уделяем логистике, хотя критичность материала здесь, конечно же, приоритет. Качество закупаемых материалов при этом должно быть по умолчанию строго на требуемом уровне.
Есть у нас партнеры и в Центрально-Азиатском регионе. К примеру, в Узбекистане и Кыргызстане есть компании, которые могут оказывать нам услуги, поскольку важна не только цена, но и скорость доставки. Но все же в регионе производственных компаний очень мало.
Кроме того, у нас существует достаточно длительный процесс предварительной оценки потенциального поставщика, включая анализ качества сырья и материалов. Мы изучаем образцы, смотрим, как они ведут себя на линии, если это, например, упаковка. Изучаем стабильность препарата, и этот процесс может длиться до полутора лет.
С другой стороны, те компании, которые работают с нами, опять-таки в силу специфики требований в нашей отрасли, проходят большую школу. Мы открыто делимся с ними своими ожиданиями, практиками и требованиями, и это взаимодействие всегда взаимовыгодное, поскольку подобная обратная связь способствует развитию всех наших поставщиков.
