Өнімділікті арттыруға арналған Agile Result жүйесі

Microsoft менеджері әрі блогер Джей Ди Мейердің өзі ойлап тапқан өнімділік жүйесі бар. Ағылшын тілінде Agile Result деп аталады. Тікелей аударғанда «тиімді нәтиже» дегенге саяды. Оқырмандарға өнімді жұмыс істеуге арналған кеңестер мен түрлі жүйелерді жиі бөлісеміз. Бұл жолы жаңа жүйемен таныстырмақпыз. Agile Result арқылы өзгерістерге даяр болу, өзін-өзі дамыту, әлеуетті дұрыс іске асыру, мақсатқа жету оңайырақ. Мұның қандай артықшылықтары бар? Осы туралы толығырақ тарқатамыз.

Басты үш ереже. Аталған жүйе осы үштіктен құралады. Бұл практиканың көмегімен біз ең маңызды дегенді анықтаймыз да, артық және қосақы нәрселерді алып тастаймыз. Осылайша уақытымызды дұрыс шаруаға жұмсаймыз. Бұлай ету арқылы нәтижелерді бақылау да жеңілдейді. Сонымен мәні мынадай:

Ең басты үш мақсат пен істі анықтау — бір күндік, апталық, айлық, жылдық;
Оларды қойындәптерге жазып қоямыз да, үнемі жадымыздан шығармаймыз;
Бірінші кезекте осы нәрселерге уақытымызды кетіреміз. Содан кейін барып қалған шаруаларға кірісеміз.

Мұндай басты үш ережені өмірдің кез келген саласына қолдануға болады. Тіл үйренейін деп жатырсаңыз, курс оқып болғаннан кейін қол жеткізгіңіз келетін үш мақсатты анықтаңыз. Болмаса, дамыту керек үш машықты белгілеңіз. Залға жазылдыңыз ба? Жасайтын басты үш жаттығудан тұратын тізім дайындаңыз. Жақсы кітап оқысаңыз, ондағы басты үш идеяны түртіп алыңыз. Осы секілді түрлі бағытта үш басты нәрсені анықтауды әдетке айналдырыңыз.

Апталық әзірлік. Agile Result авторы дүйсенбі күні жұма кешке дейін қол жеткізу керек үш мақсатты анықтауды ұсынады. Яғни бір аптада не істейсіз, немен айналысасыз, фокусты қайда қойған жөн — ойланыңыз. Жұмыс аптасы аяқталған күні әлгі мақсаттар орындалды ма, жоқ па, соны бағамдайсыз. Үштік ережесін мұнда былай қолдануға болады: жақсылап орындаған үш іс, әлі құнттау керек үш іс деп бөліп көріңіз. Мұны күндік, айлық, жылдық жоспарда да қолдана аласыз.

Өмірдің түрлі саласына бақылау орнату. Мейер сіз үшін маңызды деген саланың ешқайсысы назардан тыс қалмауы керек деген пікірде. Сол үшін уақытты дұрыстап бөлу, әрқайсысымен айналысуға күш-қуаттың болуы маңызды. Сол себепті әр адам өзі үшін маңызды деген саланың тізімін жасағаны дұрыс. Мәселен, жұмыс, кәсіби даму, отбасы, үй, өзіңізге көңіл бөлу, хобби, шығармашылық, достармен араласу, жақындармен қарым-қатынас. Осылай категорияға бөліп алған соң, ол жерде айналысу керек шаруаларды тізіп шығыңыз. Автор мұны «хотспот» деп атайды. Кейін әлгі тізім бойынша қарап, тексеріп отырасыз. Назардан тыс қалып қалған дүние жоқ па, ендігі кезекте не тұр — бақылау оңайырақ болады.

Таймбоксиң. Шаруаны соңына дейін созып жүретін болсаңыз, бұл техника сізге пайдалы болуы керек. Өйткені істерді тезірек бітіруге, прокрастинациямен күресуге, уақытыңыздың нақты қайда кетіп жатқанын көріп отыруға көмектеседі. Ол үшін былай істеңіз:

Жұмыс күнін бірдей бөліктерге бөліңіз. 30, 40, 60 минут — қалауыңызға қарай. Қанша уақыт бір істе фокус ұстай алатыныңызға байланысты бөлгеніңіз жөн.
Үзіліске уақыт арнаңыз. Жоғарыда айтқан әр бөлікте демалысқа 5-15 минуттай бөлуіңіз керек. Сондай-ақ, бөліктер арасында түскі асқа, серуенге, ми тынықтыруға, болып қалуы мүмкін форс-мажорға да 20-60 минут бөліңіз.
Бір күнге арналған шаруалар тізімін жасаңыз. Ол үшін уақытыңызды қанша бөлікке бөлуге болатынын есептеңіз.
Таймер қосып қойыңыз. Сосын өзіңіз бекіткен уақыт ішінде орындауға күш салыңыз.
Уақыт бөліктерінің ұзақтығын біртіндеп азайтыңыз. Егер әлдебір шаруаны тезірек бітіре алатыныңызды байқасаңыз, азайтып отырыңыз. 25 минут деп бекіткенді 20 минутта бітіре алсаңыз, 5 минуттың өзі рөл ойнайды. Келесіде ол іске 20 минут арнаймын деп бекітесіз.

Көп күш талап ететін апта. Шаруалар оңай орындалатын не көп күш-қуатты қажет ететін болып бөлінеді. Кейбірі жағымсыз болса, енді бірі керісінше шабыт сыйлайды. Джей Ди Мейер оларды әлсіз және қуатты деп атайды. Автор қойындәптеріңіздегі әлсіз шаруалардың үлесі 20 пайыздан көп болмағаны дұрыс дейді. Сәйкесінше, қуатты шаруалар 80 пайыздан аз болмасын. Тағы бір айта кететін жайт: жағымсыз істермен апта басында не түске дейінгі уақытта айналысқан жөн. Осылайша сіз ең қиынын бірінші бітіріп тастап, қалған уақытта басқа істерді реттейсіз. Классик тайм-менеджментте мұны «бақаны жеу» әдісі дейді. Яғни ең жағымсыз істі бірінші орындап тастау.

Приоритизация. Басым шаруалар тізімі міндетті түрде жасалуы керек. Осылайша мән берудің қажеті жоқ істерді анықтауға болады. Мұны үш кезеңмен іске асыра аласыз:

Бір күнге арналған шаруалар тізімін қарап, әр саладағы хотспоттарды шолып шығыңыз. Айлық, апталық тізімдерде де солай.
Барлық мақсатты үш категорияға бөліңіз: «міндетті түрде орындау керек», «орындаған жөн», «орындаса дұрыс болады» немесе Must, Should және Could.
Статусына байланысты әр мақсатты орындауға кірісу уақытын белгілеңіз. Қазір ме, белгілі бір уақытқа жоспарлау керек пе, кейінге шегересіз бе, тізімнен алып тастайсыз ба — анықтаңыз.

30 күндік спринт. Мейер ай сайын бір жаңа машық табуға, әдет қалыптастыруға шақырады. Сөйтіп сол дүниеге барынша көңіл бөліп, арнайы уақыт бекітіп, басымдық беру керек. Бұл бір марафон іспеттес. Автор мұны 30 күндік спринт (30 Day Sprints) немесе ай сайынғы даму спринті (Monthly Improvement Sprints) деп атайды. Мұның басты артықшылығы сол — бұрынғыдан гөрі ашыла түсесіз, дами түсесіз. Мұндай спринтті былай ұйымдастыруға болады:

Ай сайын айналысқыңыз келетін бір іс ойластырыңыз. Айталық, үй интерьерін жаңарту, жаттығу залына бару, тіл үйрену, балалармен не жұбайыңызбен қарым-қатынасты нығайту және т.б. Бұл жерде басты шарт — аталған шаруа сізге жағымды көңіл-күй сыйласын, маңызды болсын.
Бір айда азғантай болсын нәтиже шығатынына сенімді болыңыз. Мысалы ағылшын тіліндегі фильмдерді түсіне бастау — бір айда орындалуы мүмкін. Ал енді кітап жазып шығу не бизнес бастау оңай емес. Сондықтан жаңа машық не іске кірісерде осыған мән беріңіз. Иә, үлгеремін деп максимум күш салуыңыз мүмкін. Бірақ іс жүзінде орындай алмасаңыз, ол сіздің көңіліңізді түсіреді, тізімдегі шаруаңыз орындалмайды. Сол себепті ірі жобаларға мұндай техника жарамайды.
Шаруаға күніне аз да болсын уақыт бөлу. Тіпті 10 минут болса да, бастысы тұрақты түрде сол іске уақыт арнау керек.
Ай соңында қорытындылау. Нәтижеңіз көңіл қуантты ма, алда қалай жетілдіре түсуге болады? Ендігі спринт қандай деп отырсыз? Соны ойластырыңыз.

Нұсқаулық. Ойыңызға қызық идея келді ме — іске асыруға бірден кіріскен жөн. Ол үшін Мейер сценарий құрып, сол ойға алған істі орындауға арналған қадамдардан тұратын нұсқаулық жасауға кеңес береді. Айталық, ағылшын тілін үйренгіңіз келеді. Егер ойыңызда тек осы формада тұрса, үйренбей жүре бересіз. Өйткені шаруа қиын әрі түсініксіз болып тұр. Неден және қалай бастау керегі белгісіз. Десе де, орындалуы оңай болуы үшін оны бар болғаны бірнеше бөлікке бөлсеңіз жеткілікті.

Тіл үйрену әдістері туралы ақпарат алу;
Өзіңізге қолайлысын таңдау;
Ол үшін керек-жарақты әзірлеу;
Қай кезде, қалай оқитыныңызды нақтылау.

Осылай бөлікке бөлсеңіз, әрқайсысын орындаған сайын шаруа жеңілдей түседі. Өйткені қаңқасы бар. Кішігірім шаруаларды іске асыру әлдеқайда оңай.

Коллекция. Әрине, барлығын бірдей әлгі нұсқаулық жүйесіне салуға келе бермейді. Келмейді екен деп кейінге шегеріп жүре бермеңіз. Ондайға арнап әдейі басқа тізім әзірлеңіз. Сөйтіп шабыт алуға, анализ жасауға мүмкіндік аласыз. Ол қандай тізімдер десеңіз, шамамен мыналар:

Оқығыңыз келетін кітаптар, көргіңіз келетін фильмдер, тыңдап шыққыңыз келетін подкастар тізімі;
Шабыт сыйлайтын дәйексөздер;
Жобаларға арналған идеялар;
Пайдалы сайттар мен сервистер;
Белгілі бір себеппен байланыс орнатуға болатын эксперттер мен мамандар;
Қызықты ойлар және т.б.

Дамуға бағдар қою. Психология профессоры Кэрол Дуэктің айтуынша, адамның басындағы бекітілген ойларды өзгермейтін және дамитын деп қарастыруға болады. Алғашқы типтегі адамдар тағдырға сеніп, табысқа жету өзінің қолында емес деп ойлайды. Ал енді дамитын типтегілер өмірі үшін жауапкершілікті өз мойнына алады да, барлық өзгеріс өзінен басталатына сенеді. Сәйкесінше, екінші типаж жетістікке жиірек жетеді. Сол себепті дамуға бағыт алған жөн. Бәрі өзіңізге байланысты екенін ұмытпаңыз.