Как провести общее собрание участников или акционеров на карантине

Глобальная волна коронавируса и введенные в связи с ней карантинные ограничения оказали существенное влияние на деятельность бизнеса в Казахстане. В частности, компании столкнулись с проблемой, связанной с проведением общего собрания участников или акционеров. 

В условиях, когда деятельность бизнеса ограничена, невозможность проводить общее собрание участников (ОСУ) и принимать решения спо­собна и вовсе парализовать работу компании. 

Мы уже увидели на практике последствия данных ограничений и предлагаем рассмотреть возможные варианты решения проблемы на примере ОСУ ТОО.  

Созыв ОСУ

Согласно Закону «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» (далее – Закон о ТОО) орган или лицо (лица), созывающие ОСУ, обязаны не позднее чем за 30 дней до дня открытия собрания письменно известить о его проведении каждого участника товарищества по адресу, указанному в реестре участников, который ведется исполнительным органом товарищества. При этом законом о ТОО также установлены требования к такому уведомлению. 

Массовый переход в онлайн-формат и повышенный спрос населения на интернет-трафик стали причиной перебоев в работе интернета и получении доступа к нему. В связи с этим существует риск того, что из-за технических сбоев уведомление, направленное посредством электронной почты или популярных мессенджеров, может быть доставлено участнику ТОО с задержкой или не доставлено вовсе. 

Учитывая тот факт, что ввиду ограничений на государственных границах работа почтовой службы затруднена, бумажное уведомление о созыве ОСУ также может быть доставлено с существенной задержкой.

Все вышеперечисленное способно привести к тому, что участник, не получивший извещение либо получивший его с задержкой, может потребовать в судебном порядке признания нарушения порядка созыва ОСУ, а значит, и признания недействительными решений, принятых на ОСУ. 

В таком случае вопрос созыва может быть решен путем использования электронных средств связи, способных отследить доставку сообщения и зарегистрировать факт его получения. Это позволит избежать ситуаций с оспариванием легитимности проведенного ОСУ. Кроме того, во избежание каких-либо рисков рекомендуется направление уведомления несколькими способами – в электронном виде и через почтовую службу в формате бумажного извещения.

Очное или заочное? 

В своей обычной деятельности ТОО зачастую сталкивается с вопросами, которые должны быть решены посредством созыва ОСУ. Кроме того, согласно закону о ТОО, очередное ОСУ созывается исполнительным органом товарищества не реже одного раза в год. 

Что же делать в сложившейся ситуации компаниям с иностранным участием, когда закрыты границы и нет возможности физически присутствовать на собрании? Закон о ТОО предусматривает возможность проведения собрания заочно, то есть опросным путем посредством обмена письмами, факсимильными или электронными сообщениями либо с использованием иных средств связи, доступных всем участникам и обеспечивающих аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений. Однако законом о ТОО установлен запрет на принятие решения заочным путем по некоторым вопросам, перечень которых может быть дополнительно расширен в уставе ТОО. Кроме того, проведение заочного собрания возможно только в том случае, если это предусмотрено уставом ТОО, а также наличествует прямо выраженное согласие участников, обладающих в совокупности более чем 3/4 от общего числа голосов. 

Таким образом, законодательно установлена возможность проведения опроса с помощью средств связи или путем направления бюллетеней для голосования. Однако, как было указано выше, такой вид собрания не всегда возможен в силу требований законодательства. 

На практике на сегодняшний день сложилась такая ситуация, что, проводя ОСУ с использованием видео-конференц-связи посредством Skype, Zoom и т. д., ТОО приравнивают их к очным собраниям. 

В законодательстве отсутствует понятие очного собрания ТОО, тогда как заочное собрание означает лишь опрос, проводимый при помощи средств связи. Принимая во внимание требования к проведению очного ОСУ, такие как регистрация участников, под ним можно подразумевать личное присутствие участника (или его представителя) для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по ним. 

Здесь следует отметить, что в отношении акционерных обществ законодательство прямо описывает возможность проведения очного собрания дистанционно с использованием средств связи.

Таким образом, возникают два мнения по поводу возможности проведения очного собрания ТОО с использованием средств связи, в том числе видео-конференц-связи:

• очное собрание ТОО не может быть проведено с использованием средств связи, так как это прямо не предусмотрено законом о ТОО;
• очное собрание ТОО может быть проведено с использованием средств связи, обеспечивающих соблюдение всех требований к очному собранию ТОО, в том числе присутствие участника (или его представителя) для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по ним. 

На наш взгляд, проведение собрания посредством видео-конференц-связи можно считать очным, так как фактически участник присутствует на собрании и участвует в общем обсуждении повестки дня, а само собрание не проводится опросным путем. Однако для того чтобы уменьшить или полностью устранить потенциальные риски, следует предпринять ряд шагов, описанных ниже. 

1. Получить согласие каждого из участников на проведение очного собрания в формате видео-конференц-связи; заранее определить номер, по которому участники смогут присоединяться к конференции; оговорить детали проведения собрания и механизм подключения; удостовериться, что у каждого участника есть средства связи, позволяющие ему беспрепятственно присутствовать на ОСУ в таком формате. Следует учесть, что существует судебная практика, согласно которой собрания, проведенные таким способом, признавались недействительными, если кто-то из участников не смог присоединиться и решения принимались без него.
2. Соблюсти все требования к очному собранию, в том числе к созыву и проведению ОСУ, установленные законодательством и учредительными документами ТОО. 
3. Отразить в протоколе, что собрание проводилось посредством видео-конференц-связи, либо указать, кто из участников присутствовал удаленно; можно также указать программный продукт, в котором обеспечивается видео-конференц-связь. 
4. Обеспечить запись видео-конференц-связи и ее хранение, для того чтобы избежать конфликтов в будущем. 

Подписание протокола ОСУ 

Согласно постановлению Верховного суда РК протокол ОСУ – это документ, содержащий, в частности, сведения о соблюдении порядка проведения общего собрания участников, наличии кворума, результатах голосования и решении, принятом на повестке дня. За ведение протокола общего собрания отвечает секретарь общего собрания. Протокол подписывается председательствующим и секретарем общего собрания.

В рассматриваемом случае возникает вопрос: как подписывать протокол ОСУ в условиях новых реалий? Альтернативой пересылке оригинального протокола для подписания может стать электронный протокол, подписанный электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП). 

Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ, соответствующий требованиям данного закона и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен документу, подписанному на бумажном носителе. Для того чтобы воспользоваться данной опцией, компания должна быть подключена к системе электронного документооборота. Сейчас существует множество технологических решений, позволяющих настроить электронный документооборот как внутри компании, так и для взаимодействия с третьими лицами. 

Однако здесь возникает вопрос о том, как подписать документ, если секретарь либо председатель ОСУ – иностранный гражданин. Первый вариант – получить ЭЦП для такого иностранного гражданина согласно законодательству Казахстана. Следует учесть, что данный процесс потребует подготовки документов и дополнительного времени, поскольку ЭЦП должна быть получена заранее. Второй вариант – подписание протокола иностранной ЭЦП. В соответствии с Законом РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» иностранная ЭЦП, имеющая иностранное регистрационное свидетельство, признается на территории РК в следующих случаях:

1) ее подлинность удостоверена доверенной третьей стороной РК;
2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом иностранной ЭЦП;
3) иностранная ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
4) иностранная ЭЦП сформирована средствами ЭЦП иностранного удостоверяющего центра, зарегистрированного в доверенной третьей стороне РК, или иностранного удостоверяющего центра, зарегистрированного в доверенной третьей стороне иностранного государства, зарегистрированной в доверенной третьей стороне РК.

Хотелось бы отметить, что ранее иностранные ЭЦП также могли признаваться легитимными на территории РК, однако условия такого признания были несколько иными. Вышеуказанные случаи признания иностранной ЭЦП в РК были введены лишь 25 июня 2020 года, и пока до конца непонятно, сколько времени занимает этот процесс и как в целом иностранные ЭЦП воспринимаются на практике. В частности, будут ли государственные органы и суды признавать протоколы ОСУ, подписанные ЭЦП.
 
Несмотря на то что карантинные меры по всему миру начинают понемногу ослабевать, несомненно, существует вероятность введения повторных ограничений. Кроме того, как целые компании, так и отдельные лица пересмотрели свое отношение к путешествиям и личным встречам. Для того чтобы обеспечить как бесперебойную работу, так и безопасность своих сотрудников, компаниям следует уже сейчас предпринять меры, позволяющие одновременно соблюдать требования законодательства и достигать поставленных бизнес-целей. В частности, необходимо внести в корпоративные документы изменения, позволяющие проводить ОСУ посредством видео-конференц-связи. Кроме того, нужно предусмотреть порядок ведения протоколов на таких собраниях и порядок их подписания (в том числе посредством ЭЦП), а также провести работу по получению ЭЦП для казахстанских граждан, а при необходимости – по удостоверению иностранных ЭЦП.