Шетелде кей құжаттардың заңды күші бар екенін көрсету үшін оны апостильдеу керек болады. Гаага конвенциясына сәйкес, басқа бір мемлекеттің аумағында пайдалануға арналған, белгілі бір мемлекеттің өкілетті органдар берген құжаттарда арнайы мөртабан қойылады (апостиль) қойылады. Конвенцияның 5-бабына сәйкес, апостиль қолдың түпнұсқа екенін, құжатқа қол қойған адамның кiм екенін және тиiстi жағдайларда бұл құжат бекiтiлген мөрдің немесе мөртаңбаның түпнұсқа екенін куәландырады. Апостильге қойылған қол, мөр немесе мөртаңба ешқандай растауды немесе заңдастыруды талап етпейдi. Әрі бұл құжатты Гаага конвенциясына қосылған барлық мемлекетде пайдалануға болады.
2001 жылғы 24 сәуірдегі Қазақстан Республикасы Үкіметінің N 545 қаулысына сәйкес, апостиль қою бойынша өкілеттікке ие ұйымдар ретінде мына мемлекеттік органдар белгіленді:
• ҚР Әділет министрлігі
• ҚР Білім және ғылым министрлігі
• ҚР Ішкі істер министрлігі
• ҚР Мәдениет және ақпарат министрлiгiнiң Ақпарат және мұрағат комитетi
• ҚР Жоғарғы Соты жанындағы Сот әкімшілігі жөніндегі комитет
• ҚР Қаржы министрлiгі
• ҚР Бас прокуратурасы
• ҚР Қорғаныс министрлігі
Апостиль туралы аз-кем ақпарат
«Апостиль» мөртабанын қою (кейде бұл рәсімді «жеңілдетілген заңдастыру» немесе «апостильдеу» деп аталады) 1961 жылғы 5 қазандағы Гаага конвенциясына қосылған, консулдық заңдастыру талаптарының күшін жоятын және жеңілдетілген заңдастыру рәсімін енгізетін елдерге құжаттар жолдау кезінде — «апостиль» мөртабанын қою қолданылады. Бір жағынан апостильдеу мейлінше жылдам және оны бір ғана өкілетті орган қоюына, ал екінші жағынан құжаттың Гаага конвенциясына қосылған барлық елдің аумағында заңды күшке ие болуына байланысты жеңілдетілген деп атайды.
Егер сіз құжатты дайындаған ел Гаага конвенциясына қатыспаса, оны консулдық заңдастыру қажет болады. Бұл — айтарлықтай күрделі рәсім. Өйткені ол құжатты ҚР Әділет министрлігінде, ҚР СІМ органдарында, бұдан кейін ҚР баратын елдің елшілігінде куәландыруды талап етеді. Бұл жерде құжат консулдық белгісі бар елдің аумағында ғана заңды күшке ие болады. Сондай-ақ заңдастыру рәсімі құжат типіне негізделуі мүмкін, себебі консулдық заңдастыруға да, сондай-ақ апостильдеуге де болмайтын құжаттар бар. Бұл негізінен коммерциялық құжаттарға қатысты: шарттар, инвойстар, коносаменттер, түрлі тауарды таратушы құжаттар және сыртқы экономикалық қызметке байланысты өзге құжаттар, олар үшін жекелеген рәсім бар – құжат ҚР Сауда-өнеркәсіп палатасында (жуырда Қазақстанның «Атамекен» Ұлттық экономикалық палатасының құрамына кірді), бұдан кейін баратын елдің консулдығында заңдастырылады. 1961 жылғы Гаага конвенциясына сәйкес қабырғалары апостиль 9 см кем емес шаршы нысанына ие және Конвенцияға қоса берілген үлгіге сәйкес келуі тиіс.
Оның керек екенін қалай білеміз?
Егер ел 1961 жылғы Гаага конвенциясының қатысушысы болса, «апостиль» мөртабаны қажет. Болмаса, консулдық заңдастыру қажет. Шынайы ақпарат көзі болып заңдастырылған құжат ұсынылатын ұйым саналады. Себебі бір мемлекет шеңберінде түрлі орган шетел құжаттарын заңдастыруға түрлі талап қояды. Сондықтан заңдастырылған құжат тапсырылатын органда заңдастыру түріне қойылатын талаптарды нақтылау қажет.
Мәтінінде қандай деректер болуы керек?
• Апостиль берген мемлекеттің атауы;
• Апостиль қойылатын құжатқа қол қойған тұлғаның тегі;
• Апостиль қойылатын құжатқа қол қойған тұлғаның лауазымы;
• Апостиль қойылған құжатты мөрмен/мөртабанмен бекіткен мекеменің атауы;
• Апостиль қойылған қаланың атауы;
• Апостиль қою күні;
• Апостиль қойған органның атауы;
• Апостиль нөмірі;
• Апостиль қойған мекеменің мөрі/мөртабаны;
• Апостиль қойған лауазымды тұлғаның қолы.
Апостиль Конвенцияның ресми тілдерінің (француз немесе ағылшын) біреуінде, сондай-ақ апостиль қойған мемлекеттің ұлттық тілінде қойылуы мүмкін. Іс жүзінде көп жағдайда апостильде екі тіл (Конвенция тілдерінің біреуі және ұлттық тіл) қосарланып беріледі. «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» тақырыбы француз тілінде берілуі тиіс. Конвенцияға сәйкес, апостиль құжаттың өзінде немесе құжатпен қоса берілетін жекелеген парақта қойылады. Іс жүзінде түрлі мемлекетте апостиль қоюдың түрлі тәсілі пайдаланылады: резеңке мөртабан, желі, (түрлі-түсті) ленталар, сүргіш мөрі, бедерлі мөр, жапсырма стикерлер және т.б., сондай-ақ құжатқа қосымша ретінде, яғни желі, бекіткіш шығыршықтар, скрепкалар түрінде беріледі.
