Атқарылуы керек шаруалар тізімін жасап жүрген жөн. Сонда әлдебір іс-шараны ұмытып кету деген болмайды. Десе де, to do list жасайтындардың жиі жіберетін қателіктері осы жақсы әдіске кері әсер етеді. Бүгінгі материалымызда соларды тізіп шығамыз. Сонымен қатар, тайм менеджмент, тізімдер істеуді ұнатпайтындарға арналған тың тәсілді ұсынамыз.
Қандай қателіктер жібереміз?
- Тізім жасамау. Әлбетте, тізім жасамаған адамның ойы сан-сақта жүріп, шаруалары қабаттасып кетеді. Көбі жазбай-ақ, ойша есте сақтап жүре берген оңай деп ойлайды. Әйтсе де, оның үлкен кемшілігі — кей дүниелерді ұмытып кететіңізде. Шағын ғана қойындәптер мен қаламды сөмкеңізге салып жүрген абзал. Болмаса, телефоныңызға ескертпелердің ішіне жазып қойыңыз. Арнайы қолданбалар пайдалануды әдетке айналдырсаңыз, тіпті керемет. Басыңызда қатты көп шаруа жүрген кезде ол сіздің өнімділігіңізді төмендетеді. Менеджмент коучы, әлеуметтанушы Джен Айгердің айтуынша, адам шаруаларына аса жауапты болуы керек. «Шаруа көбейген сайын әрқайсысы әр жаққа тартады. Сөйтіп жүргенде естен шығып кетеді» дейді эксперт.
- Шаруалар тізіміне армандар тізімі секілді қарау. Әрине, ойға келген істі дереу жүзеге асыруға кіріскен жақсы. Бірақ бас салып кіріспес бұрын «Бұл нәрсе шынымен істелуі керек пе?» деген сауалды қойып көріңіз. Егер орындау ойыңызда болмаса, оны тізімге қосудың қажеті жоқ. Өйткені жаздыңыз не, жазбадыңыз не — орындалмайтын болса, тізімде бекер орын алып тұрады. Ал орындалмаған іс үшін адам кейін өзін кінәлі сезінетін болады. Идея келіп, бірақ кейінірек айналысатын болсаңыз, оны бөлек тізімге жазыңыз. Шаруалар тізімі өнімділік үшін керек екенін ескеріңіз. Ол — армандар картасы емес.
- Тізімге тым көп іс тізу. Өзіңізге көп алып, ұзақ тізім жасауға құмар болмаңыз. Барынша тізіміңіз қысқа және шаруалар аса маңызды болсын. Жалпы тізімге 3-5 іс жазсаңыз жеткілікті. Қызып тұрғанын бірінші орынға қойыңыз.
- Ауқымды істі бірнеше бөлікке бөлмеу. Ірі жобалармен жұмыс істейтіндер ескеруі керек дүниелердің бірі. Үлкен шаруаны бірнеше шағын қадамдарға бөлмесе, ойыңыздағыдай нәтижеге жете алмайсыз. Өйткені ми ауқымды дүниелерді қиындата береді де, содан кейінге шегере беруіңіз мүмкін. Ал түсінікті әрі қысқа қадамдарға бөлгенде оны орындау жеңіл көрініп, тез аяқтап тастайсыз. Адам баласы тез нәтиже көргісі келіп тұрады. Сондықтан бірнеше бөлікке бөліп жүруге кеңес береміз.
- Дұрыс түсіндірме бермеу. Негізі тізім жасағанда етістік қолданған жақсы. Мысалы, «клиенттің әлеуметтік желідегі парақшасы» деп түсініксіз жазбай, оның орнына «клиенттің желідегі парақшаларына анализ жасау» деп жазғаныңыз абзал. Ол жазғаныңызды басқалар да түсіне алатындай болсын. Өзіңіз түсініп аламын деп кілтсөзбен жазып алып, кейін есіңізге түсіре алмай қалу қаупі бар екен.
- Демалысқа уақыт бөлмеу. Адам арасында демалып, үзіліс алы тұруы керек. Ол үшін міндетті түрде шетелге шығып, пассив демалыс ұйымдастыру қажет десеңіз, қателесесіз. Үзілістің пайдасы зор. Шаруа бастан асып жатса да, орныңыздан тұрып, 10 минут далаға шығып жүріп келсеңіз, ол өнімді жұмыс істеуге себеп болады. Бойыңызға күш жинап аласыз да, бүгін орындалуы керек істерді белсендірек атқарасыз. Көп шаруа жоспарлап, соған көміліп қалғанда күшіңіз қалмай, ақыры орындай алмай қалуыңыз мүмкін. Сол себепті арасында демалып алыңыз. Тізім жасағанда осы бөлімді міндетті түрде ескеріңіз. Келесі шаруаға білек сыбана кірісерден бұрын сәл үзіліс жасаңыз. Бұл қуат жинап алуға, фокус жасауға көмектеседі. Сонымен бірге эмоциялық «жанып» кетудің алдын алады. Ал нон-стоп жұмыстың ауыр салдары осы «күйіп» кету екені баршамызға белгілі. Демалысқа бей-жай қарамаңыз.
- Қажет емес шаруалармен тізімді толтыру. Атқарылған істі сызып тастағанның рақат сезімі бар. Өзіңізге көңіліңіз толып, мәз боласыз. Бірақ мәнсіз, маңызы жоқ дүниелермен тізімді толтыра берсе болады екен демеңіз. Қанша жерден орындалуы оңай, ұсақ-ұсақ шаруа болса да, бәрін тізе беру әдетінің жақсы тұсымен қатар, жаман тұсы да бар. Тіпті кері әсері көбірек. Өйткені көп шаруаның ішіндегі маңыздысы қайсысы екенін анықтау қиынға соғады. Тізім күрделеніп кетеді. Соның салдарынан кейде токсик өнімділік пайда болуы мүмкін. Ал оның соңы қажуға, прокрастинацияға әкеліп соғады. Бұдан бөлек, миымыз қажет емес шаруалардың бәрін істегеніне қуанып, «алданып» қалады. Бір қарағанда бүгін көп шаруа тындырған секілдісіз. Ал шын мәнінде мәнсіз, приоритетте тұрмаған шаруаларды жасаған болып шығасыз. Ұсақ, элементар шаруалар яки ритуалдар үшін бөлек трекер қолданған дұрыс. Мысалы, дәрумендерді уақытылы ішу, жаттығу жасау секілді дүниелерді әдеттер трекерінде белгілеп отырсаңыз жақсырақ. Ол үшін арнайы мобайл қолданбалар бар.
Тайм-менеджмент ұстанудан шаршаған болсаңыз…
Маңызды шаруалармен айналысып, оларды аяғына дейін жеткізу үшін адамда шынайы ниет болуы керек. Бірақ жоспар мен ниет кейде еркіндігімізді шектеуі мүмкін. Басқа жағынан алып қарағанда еркін болған сайын өзімізге әлденені орындату қиынға соғады. Құлшыныс азаяды. Яғни нақты бір нәтижеге жету қиын. Сол себепті адам күніне дұрыс құрылым жасауы керек. «MINI-привычки — MAXI-результаты» кітабының авторы Стивен Гайздың ұсынатын кеңестерін бөлісейік. Оның айтуынша, әркім өзіне ереже орната білуі керек. Жоспарлағанда қарапайым, еркін, өнімді және икемді қылып ойластырған абзал дейді.
Бұл қандай жүйе болды? Көбіне жоспарлау жүйесі дегенде бәрі анық жазылған, қатаң сақталуы керек бөлімдерден тұратын, көп энергияны қажет ететін дүниелерден тұрады деп ойлаймыз. Өйткені сол жоспарлау процесінің өзі көп уақытымыз бен күшімізді алып қояды. Ал Гайздың ұсынатын жүйесі оңай. Жоспарлау жүйесі екі компоненттен тұрады: үлкен күнтізбе және тақта. Күнтізбенің көмегімен біз әдеттеріміздегі прогресті бақылаймыз. Айталық, «күніне кітаптың екі бетін тауысамын» немесе «пилатеске жазылып, аптасына үш рет барамын» дегендей әдет болуы мүмкін. Әр істеген сайын күнтізбеге белгілеп отырасыз. Ал тақтаға қалған шаруаларды жазамыз: бір рет істелетін болсын, күнде қайталанатын болсын. Сол тақтаға жазатын нәрселерді Гайз төрт категорияға бөлуді ұсынады:
- Жиі қайталатын шаруалар. Бұл тізімде жиі жасалуы керек, бірақ күнде істеу міндетті емес істерді жазасыз. Оның ішінде спортпен айналысу, үй жинау, хаттарға шолу жасап шығу және т.б.
- Бүгін жасалуы керек шаруалар. Бір күнде жасалуы керек, бір реттік істерді жазасыз. Мысал ретінде біреуге сәлем-сауқат жіберу, қоңырау шалу дегендей. Гайз бұл санатқа кездесу, дәрігерге қаралу секілді нақты уақыты бекітілген шаруаларды қоспау керек дейді. Оны күнтізбеге белгілейсіз.
- Алдағы уақытта жасалуы керек шаруалар. Дәл қазір күйіп тұрмаған алдағы апталар бәлки айларда істеуді жоспарлап жүрген істер. Мысалы, төлқұжатты жаңарту үшін ХҚКО-ға бару дегендей.
- Жалпы жасалуы керек шаруалар. Бұл тізімде алдағы жылдарға арналған жоспарлар тұрады. Айталық, АҚШ-қа бару немесе жаңа тіл үйрену және т.б.
Күн сайын жасалуы керек істер
- Мини-әдеттер. Саны екеу не үшеу болса жеткілікті. Өте қарапайым болсын. Сонда кейінге шегермейсіз. Қанша шаршап тұрсаңыз да, қапылып жатсаңыз да орындалатын шаруалар.
- Қайталатын шаруалардың ішінен екі пунктті алыңыз. Мысалы спортпен шұғылдану деген секілді. Оған қосымша жақында жасалатын немесе жалпы жасалуы керек шаруалар тізіміндегілерді жасасаңыз болады. Мұнда бір жақсысы басты мақсаттарыңызды есепке ала отырып, жоспарларды өзгертуге мүмкіндік береді.
- Бір реттік шаруалар болса, оларды міндетті түрде жасау керек.
- Әр күн аяқталған кезде өзіңізге баға беріп, атқарған шаруаларды қарап шығыңыз.
Тақтада жазылған шаруаларды арасында тіпті орындамасаңыз да болады. Гайз мұны «өзіңді еркелету» әдісі дейді. Өйткені әр күн супер өнімді болуы керек деп қате ойламаңыз. Арасында демалуға, ештеңе істемеуге болады. Өмірде бәрі жоспар бойынша қатаң сақталуы шарт емес. Бұл әдіс арқылы әр күніңізді мақсаттарды белгілеп, соған ниеттенуде нбастайсыз. Әйтпесе, ойдағы сан ойды ойлаймын деп бүгін немен айналысарыңызды білмей, дал боласыз. Ал енді тақта мен күнтізбеде бәрі айқын жазылып тұрса, онда жоспарлау, күніңізді ойдағыдай өткізу жеңілдейді.
