Жаңа қызметкерді ұжымға қалай қабылдау керек?

Заман жаңарған сайын ондағы жұмыс тәсілдері де өзгеріп отырады. Соның ішінде ұжым ішіндегі қағидалар да ауысады. Кейінгі кездері «онбордиң» деген термин шықты. Бұл дегеніміз — компанияға яки ұжымға келген жаңа адамды тастай батырып, судай сіңіру жолында жасалатын шаралар кешені.

Яғни қызметкерді бизнес-процестермен, ұжым мәденетімен, әріптестерімен, кеңседегі тұрмыс-тіршілікпен таныстыру. Бүгінгі материалымызда сәтті онбордиң жайлы айтамыз.

Қандай кезеңдерден тұрады?

• Пребордиң;
• Бірінші жұмыс күніндегі онбордиң;
• Алғашқы екі аптадағы онбордиң;
• Сынақ мерзімі біткенге дейінгі онбордиң.

Пребордиң. Бұл — ең басында дайындық кезеңі. Әлдебір вакансия бойынша келген қызметкерді HR қабылдаған сәттен бастап, алғашқы жұмыс күніне дейінгі уақытты қамтиды. Кандидатпен арада жақсы қарым-қатынастың бастамасы болуы үшін бұл кезең маңызды. Не істейміз?

1. Қызметкермен байланыста боламыз. Алдыңғы жұмыс орнынан шығып, жаңа қызметке кірісуге қанша уақыт керек — нақтылаймыз. Одан соң жұмысқа алуға керек құжаттарды дайындаймыз.
2. Компания туралы, оның ұстанымы жайлы айтып береміз. Қандай да бі сұрақтар туса, бәріне жауап беруге тырысамыз. Қай күні жұмысқа кірісе алатынын біліп, шамамен қандай жоспар бойынша жұмыс істейтінін көрсетеміз. Ең бірінші жұмыс күні аса маңызды. Осы ретте бүкіл қобалжу, қорқынышты сейілткен дұрыс. Сонда ортаға жақсы сіңіп кетеді.
3. Қызметкердің жұмыс үстелін дайындап қоямыз. Қажет техникалармен жабдықтап, кеңсе заттары — welcome pack жинаймыз. Корпоратив пошта болса, ашып береміз. HR-менеджермен тығыз байланысқан кезде пребордиң жақсы өтеді. Қызметкердің бойындағы мазасыздық азаяды. 

Алғашқы жұмыс күніндегі онбордиң. Иә, кім де болса бірінші жұмыс күнінің алдында қатты қобалжиды. Бұл — қалыпты жағдай. Алда не болады, жұмыс істеп кете аламын ба, ұжым қандай деген сынды сан сауал туады. Сол алғашқы күннің әсеріне қарап, алдағы уақытта бұл жерде істегісі келе ме, жоқ па — соны да бағамдайды. Сол себепті жаңа қызметкер келген бойда шаруаны үйіп төкпеген дұрыс. Ұжыммен жақсылап араласып кетуіне мүмкіндік беру керек. Сонымен, бірінші күн басталды. Не істейміз?

1. Ресепшннен бастап күтіп аламыз;
2. Алдын-ала жинаған уелком-пакты тапсырамыз;
3. Жұмыс үстелін көрсетіп, ұжымдастарымен таныстырамыз;
4. Құжат жүзінде рәсімдейміз;
5. Кеңсе ішіне шағын экскурсия жасаймыз. Кімнің қайда отыратынын, ас бөлмесі, демалыс бөлмесі қайда орналасқанын көрсетеміз;
6. Корпоратив порталмен таныстырамыз. Профайлын баптау, басқа қызметкерлердің профайлын іздеу, статустар, тапсырмалар, кездесулер бекіту, ұйым құрылымын қарау сынды дүниелердің бәрін көрсетеміз.
7. Корпоратив портал арқылы сәлемдеме хат жіберіп, жұмысқа тезірек бейімделуіне көмектесеміз. Хаттың ішінде компания туралы ақпарат, оның қысқаша тарихы, құрылымдар, қызметтер мен өнімдер жайлы мәлімет болсын. Реферал бағдарлама болса, ішкі жергілікті-норматив актілерді көрсетеміз. Жалақы мен сыйақы күндері де сонда көрсетіледі. Әлдебір сұрақ туғанда кімге хабарласу керек екенін де жазып қоямыз. 
8. Техникаларды баптап, ішкі жүйені көрсетеміз. Оны қалай қолдану керегіне аздаған шолу жасаймыз. Өйткені бұған дейін ол қызметкер мұндай жүйені білмеген болуы мүмкін.
9. Қызметкерді тікелей басшысына тапсырып, жұмысына сәттілік тілейміз.
10. Алғашқы жұмыс күні ортасына таяған кезде тағы бір кездесу өткізген жөн. Бұл кезде қызметкер мен HR-менеджер ғана емес, тікелей басшысы да болғаны дұрыс. Сондай-ақ, оған бағыт беретін бір адамды бекітіп алған ыңғайлы. Ол — компания жайлы жақсы білетін адам. Сондықтан жаңа қызметкерде әлдебір сұрақ туындай қалғанда кімге бағыттау керегін, не істеуге болатынын айта алады. Жол сілтейтін адам болса, жаңа қызметкерге ұжымға сіңісу, командамен тіл табысу жеңілдейді. Бағыт беретін адам тек көмектеседі. Басқарып, тапсырма бермейді. 

  Бірінші жұмыс күнінен кейінгі онбордиң. Сонымен алғашқы жұмыс күні өтті. Келесі кезең — алғашқы апталар. Бір жарым не екі аптадай жаңа қызметкер жұмыс процесімен танысады. Ұжыммен тіл табысып, ортақ жұмыс істей бастайды. Алғашқы апталарда оны жұмысқа қатты көміп тастамай, жақсырақ танысуына мүмкіндік берген абзал. Ұжымдастарымен жеке не топтық кездесулер ұйымдастырса жақсы болады. Ара-арасында жаңа жұмысы ұнап жатыр ма, жайлы ма сұрастырып қоямыз. Араға екі аптадай уақыт салған соң HR-менеджермен адаптациялық кездесу өткіземіз. Бұл жерде компания ой-пікірі сұралады. Жаңа қызметкер өзіне өнімдірек жұмыс істеу үшін не жетіспей жүргенін, жұмыс барысында қандай қиындықтар туындап жатқанын, ұжымдастармен коммуникация қалай жүріп жатқанын, бейімделу процесін жылдамдату үшін не жетпейтінін айтуы мүмкін. Сол үшін пікірін сұрау маңызды. Айтқан нәрсесінің бәрін назарға алып, барынша анализ жасаған дұрыс. Егер айтқанының жөні бар деп шешсеңіз, онда бейімдеу жоспарына қосымша деп қосып, түзету енгізесіз. Айтпақшы, фидбек беру де өте жақсы. Мымсалы, ол туралы басқалар жақсы ой айтты ма, жағымды пікір қалдырды ма — айтамыз. Сонда оған жұмыс істеу тіпті жағымды болады. Кімге болса да өзі туралы мақтау естіген ұнайды, солай емес пе? Бұл өте жақсы мотивация болады.

Сынақ мерзімі аяқталғанға дейінгі онбордиң. Әдетте сынақ мерзімі үш ай уақытты қамтиды. Демек, осы уақыт ішінде айына бір, жалпы саны үш кездесу өткіземіз. Ол жерде HR-менеджер, қызметкер, бағыттаушы және тікелей басшы болғаны жөн. Қызметкерге осы уақыт ішінде берілетін тапсырмалар талқыланып, не атқарылды, не жасалып жатыр, орындауға не жетіспей жүр — дер кезінде анықтаймыз.

Осы ретте айта кететін тағы бір жайт бар: бұл — one-to-one форматы. Бейресми кездесуде жаңа қызметкер жұмысы жайлы ойын бұлтартпай айтып, оны басқаларға айтып қояды деп уайымдамай, ішкі мазасыздығының себебін айтса болады. Әсіресе, психологиялық көмек керек болса, қол ұшын созуға тырысқан абзал.

Жұмыстың өнімділігіне кері әсер ететін кез келген проблема туралы қызметкер HR-маманға айта алуы керек. Өйткені тапсырма орындауға әлдебір кедергі болса, ол түгел жұмыс процесіне зиянын тигізеді. Басты шарт: ол ақпарат сыртқа шықпауы керек. Екеуара әңгіме тек сол жерде қалады. Коммуникация құруда бұл құрал өте маңызды әрі қуатты құрал деп айта аламыз.