IT-жобаның бюджетін қалай дұрыс жоспарлауға болады?

Кез келген жобаны қолға алған кезде жан-жақты жоспар жасалады. Соның ішінде бюджетке қатысты мәселеде мән беру керек дүние жетерлік. Kursiv редакциясы IT-жоба әзірлеген кезде оның бюджетін жоспарлауға қатысты нұсқаулықты назарыңызға ұсынады.

Жоба бюджеті деген не?

Аты айтып тұрғандай, жобаны іске асыру үшін кететін шығынның жоспары жазылған құжат. Бюджетті жоба әлі басталмай тұрып жасап, бекітіп алады. Өйткені кейін әлдебір өзгеріс енгізілсе, тапсырыс беруші қабылдамай қоюы мүмкін. Әсіресе,қаржылық жоспары жыл бұрын бекітіліп қоятын салмақты ұйымдарда әлдебір өзгерту жасау мүмкін емес десе болады. Егер қаржы жоспары дұрыс жасалмаса, орындаушылар ол шығындарды өз мойнына алады. Сол себепті проджект-менеджер көзге көрінетінін де, елеусіз шығындарды да ескеруі керек. Оны жоба бюджетіне міндетті түрде қосып, болуы мүмкін қатердің алдын алу шарт.

Ол неден тұрады?

Шығындар. Оны есептеу үшін алдымен жобаға қатысты талаптарды жинастыру керек. Айталық, сіз интернет-дүкен жасап беруге тапсырыс алдыңыз. Жоба менеджері тапсырыс берушімен ақылдасып, қандай функциялар болғанын қалайтынын сұрап алады. Содан кейін бағдарламалаушыларға бағалатады. Әр фнукцияны жасауға қанша уақыт кетеді – соны есептейді. Осыны анықтағаннан кейін барып, бюджет қаңқасын жасауға кірісуге болады. Ол жерде бағдарламалаушылардың қызмет ақысы ғана емес, салық, есепші, заңгер, тимлид қызметінің ақысы, өзге де шығындар бар.
Тәуекел. Бұл дегеніміз – қосымша, күтпеген шығындарға әкеліп соғуы мүмкін жағдайлар. Мысалы, жұмысты бастап кеткеннен кейін аяқ-асты бір маман жұмыстан кетіп қалды да, орнына алған адамның ақысы қымбаттау болып шықты дегендей. Тәуекелдерді қосымша ретінде қосуға болады. Болмаса, болуы мүмкін тәуекел есебімен бірден жоспарлай аласыз. Жоба бюджеті тәуекелдерді бағалау арқылы қалыптасады. Айталық, эксплуатация жасайтын мамандар жоба менеджеріне жұмыс барысында жабдықтарды ауыстыру керек болып қөалуы мүмкін деп ескертеді. Мұндайда соның 100 пайыз құнына тең жаңа жабдықтың құнын қосқан дұрыс.
Маржа. Бұл – жоба орындаушыларына түсетін табыс. Жобаға кірістірілетін қызметкерлердің бір сағаттық жұмыс ақысына маржа кіреді. Бюджет жоспарлаған кезде менеджер команданың бір сағаттық ақысының ішкі есебін бөлек, тапсырыс берушіге сыртқы есебін бөлек жасайды. Міне, сол екеуінің арасындағы айырма – маржа. Әр компанияда оның мөлшері әр түрлі. Орта есеппен 30-50 пайыз шамасында болады. Жоба барысында қосымша шығындар шыға қалса, оны алдын-ала жасалған қаржы буфері есебінен шығарады. Егер тәуекелдерді дұрыс есептемесе, онда қор тез таусылып қалуы мүмкін. Ондайда жоба менеджеріне бекітілген бюджеттен ауытқып кетпес үшін маржаны төмендетуге тура келеді.
Тапсырыс берушіге жеңілдік жасау. Бизнес болғғандықтан, тапсырыс беруші келіссөз барысында жеңілдік жасауды сұрауы мүмкін. Мұнда тұрған ештеңе жоқ. Ол үшін осыны ескеріп, бюджетке қосымша 5-10 пайыз қосқан жөн. Сонда әрі тапсырыс беруші риза болып келісімге келеді, маржа да азаймайды.

Бюджет жасау тәсілдері

Бұл тұрғыда бірнеше методология бар. Егер жоба менеджері жұмысын енді бастап жатқан болса, асықпай әрқайсысымен танысып шыққаны жөн. Әдетте көпшілік қолданатын мынадай екі негізгі әдістеме бар.

Аналогия бойынша бағалау. Тапсырысқа жоба жасайтын студиялар мен агенттіктерге көбіне бір-біріне ұқсайтын тапсырыстар түсіп жатады. Айталық, мобайл қолданба жасау немесе сайт жасау дегендей. Осылайша типтік жобалар пайда болады. Солардың құжаттамасын, соның ішінде беттелген бюджетін үлгі ретінде алып, өңдеп шығуға болады.
Эксперттік бағалау. Жұмыс көлемін, мерзімін, жоба құнын бағалау үшін эксперттер тартуға болады. Олардың ішінде бағдарламалаушылар, аналитиктер, заңгер секілді мамандар болуы мүмкін.

Аналогия бойынша бағалаған кезде жұмыс ақысы мен жабдық бағасын тексеру керек. Өйткені типтік бір жобаны алған кезде ол кезден бері нарықта баға өзгерген болуы мүмкін. Ал эксперттік бағалау кезінде коммерциялық ұсыныстарды салыстырып көру үшін нарықты зерттеу қажет. Анализ жасалған соң баға қою жеңілдейді. Тым қымбат не тым арзан болса, ол тапсырыс берушіні ойландырып тастауы ғажап емес.

Бюджет қалыптастыру кезеңдері

Жалпы бюджет қалыптастыру процесі ең үлкен кезеңнен тұрады: жобаны бастамас бұрын жоғары деңгеймен есеп жасау және жобаға нақты кіріскен уақытта егжей-тегжей есептеу. Ол дегеніміз тапсырыс беруші қалауын айтып келген кезде бірінші жасалатын сызба-нұсқа және бәрі көңілінен шығып, келіскеннен кейін жасалатын құжаттама. Егжей-тегжей бюджет жоспарлау үшін жұмыс көлемін бағалап, қосымша ақпарат жинайды. Ол үшін:

Жобаға кімнің қатысы болады – соның барлығының тізімін жасайды. Яғни ол – жоба нәтижесін көретін немесе оның барысына әсер ете алатын барлық қызметкер,.мысалы, кәсіпорындағы құжат айналымын ретке келтіру керек болса, онда бөлім басшылары мен канцелярия қызметкерлері жұмылдырылады дегендей.
Жобаға қатысты талаптарды жинау керек. Не істеу қажет екенін анықтайды. Сайт болса, онда қандай функциялар болғанын қалайды – бәрін тізеді.
Ресурстарды бағалау керек. Талаптарға қарап, менеджер жобаны іске асыруға керек ресурстарды бағалайды. Ол орындаушылар ғана емес, бағдарлама жасақтамасы, серверлік қуат, лицензия және т.б.
Нарықты зерттейді. Егер жобаны іске асыруға компанияның ресурсы жетпейтін болса, онда сырттан іздеуге тура келеді. Алдымен ұсыныстарды қарап шығып, орташа бағаны анықтайды. Содан кейін ішінен іріктейді. Таңдаған кезде бағасына қарай мән бере бермей, компанияның беделін де ескеру керек. Еңбек нарығын зерттеу үшін өзіңізге керек мамандардың орташа жалақысын анықтау қажет. Ол мақсатта проджект-менеджер HR-бөлімін жұмысқа тартуы мүмкін.
Жұмыс мерзімін есептеу. Ол үшін бағдарламалаушы, дизайнер,аналитик және т.б команда мүшелерін жинап, бір сағаттық жұмысын қаншаға бағалайтынын сұрастырады. Мысалы CRM-жүйені реттеуге сағаты кетсе, API қосу үшін сағат қажет болуы мүмкін. Осылайша жоба менеджері сағатты санап, күнге айналдырады. Есептегенде ең дұрысы 6 сағаттық жұмыс күнін алған жақсырақ. Өйткені үзіліссіз 8 сағат жұмыс істеу өте қиын.
Тәуекелдерді анықтап, бағалау. Бұған дейін айтқанымыздай, аяқ-асты пайда болатын шығындарды буферге салып қою керек.

Бюджетті қалай басқару керек?

Жоба бюджетін басқару үшін Гант диаграммасы секілді арнайы құралдарды пайдаланған тиімді. Болмаса, Excel кестесінде жасауға болады. Жоба менеджері негізгі даталарды белгілеп, бақылап отырады. Төлем жасалатын не команданың айлығын беретін күн дегендей. Шоттар мен актілерді қарап қана қоймай, басқа тұстарын да назарда ұстауы керек. Мысалы, бағдарламалаушы тапсырманы 36 сағатта істеймін деп бағаласа, демек, жұмыс күнінен 6 сағаттық жұмыс бар деген сөз. Бірақ ол мерзімнен тайқып жатқаны байқалса, демек бағалау кезінде қате кетті дегенді білдіреді. Мұндайда менеджердің басты міндеті – прооблеманы дер кезінде байқап, қосымша ресурстар тартып, жағдайды реттеу. Кейде команда ойдағыдан да тез жұмыс істеуі мүмкін. Мұндайда үнемделген ақшаны жоба аяқталғанша буферде сақтай тұрған абзал. Алда не болары белгісіз болғандықтан, қосымша шығындарға алып қойған дұрыс. Өз ісін жақсы білетін проджект-менеджер бюджетті тастай қадағалайды, буферді де сақтап қалады. Сөйтіп жоба аяқталғанда бәрі сәтті өткені үшін командаға сыйақы беріп қалуы да мүмкін.