meet-up ұйымдастырудың маңызды

Meet-up ұйымдастырудың маңызды/ Фото:shutterstocks

Бір салада, бір кәсіптің қазанында қайнап жүргендердің басы қосылып, ортақ тақырыпты талқылайтын кездесулер болады. Оның әдеттегі үлкен көлемді конференция, семинарлардан біршама айырмашылығы бар. Мұндай форматтағы жүздесуді «митап» деп атайды. Бұл кездесуді қалай ұйымдастырады, нендей ерекшеліктері бар, қандай түрі болады — осы туралы айтамыз.

Ағылшынның meet-up сөзінен шыққан. Яғни «кездесу» дегенді білдіреді. Митап — бір салада жұмыс істейтін мамандарға жиналып, пікір алмасып, кәсіби білім алмасуға мүмкіндік беретін формат. Кейде белгілі бір тақырып һәм мәселені талқылап, шешімге келу мақсатында да ұйымдастырылады. Бәрімізге етене таныс конференцияларға қарағанда ауқымы шағындау келеді. Әрі толық бір күнді алмайды, шамамен 2-2,5 сағатқа созылады. Тағы бір айта кететіні — мұнда бейформал сипат басым. Қазақстанда митапты көбіне IT-индустриясында көбірек өткізеді. Бұлай болуы да заңды. Өйткені дамыған елдердің өзінде алдымен осы салада бастау алған. Дегенмен уақыт өте келе қоғамның өзге де салаларының мамандары осындай басқосулар ұйымдастыратын болып жүр. Соның ішінде дизайн, маркетиң, PR секілді салаларды атап өтуге болады.

Митаптың қандай түрлері бар?

Бұл форматтағы іс-шараларды ұйымдастырылуына қарай екі түрге бөлуге болады: ішкі және сыртқы. Яғни кездесуге кімнің қатысатынына байланысты.

Ішкі митап. Бұл — компания ішінде, өз қызметкерлерінің арасында өткізілетін кездесу. Әріптестер жиналып, тәжірибе алмасады. Егер командада жаңа қызметкерлер болса, оларға шағын шеберлік сағаты сыңайлы өткізіледі. Кейде компания сырттан мамандар шақырып, соларға сөз сөйлеуге мүмкіндік береді. Бірақ бастысы сол мұнда тыңдаушы құлақ болатын — өз қызметкерлері.
Сыртқы митап. Мұндай кездесулерді бірнеше ұйым қызметкерлерін жинап өткізеді. Ішкі түріне қарағанда бұл жерде белгілі бір тақырып ортаға салынып, саладағы мәселелерді талқылауға жиналады. Кім қандай шешім ұсынады, көзқарасы қалай — сол жайлы талқы болады.
Онлайн және офлайн митап. Өткізілетін форматына қарай осындай екі түрі бар. Офлайнда барлығы бетпе-бет отырып кездесетін болса, онлайнда — экранның ар жағында жолығады. Кейде гибрид форматта да өткізілуі мүмкін. Бұл дегеніміз офлайн қатысуға мүмкіндігі болмай қалғандарға тікелей эфирде өткізілетін түрі. Жалпы алғанда кейінгі жылдары онлайн форматқа көпшілік әбден үйреніп алды. Оған бірінші кезекте пандемия әсер еткені сөзсіз.

Конференциядан айырмашылығы неде?

Митаптың форматы шағындау екенін айттық. Бір компания ішінде де өткізе беруге болады. Бұдан бөлек, бұл бейресми кездесу болғандықтан, мұнда еркіндік басым. Адамдар бір-бірімен танысып, дос болып кете алады. Әдетте конференция не симпозиумдарға саланың қолжетпес жұлдыздары шақырылады. Ал митапта тәжірибесі ондай көп болмаса да, айтары бар спикерлер де келеді. Мұнда қатысушылар арасында «көлденең» коммуникация орнайды. Яғни барлығы тең дәрежеже отырып сөйлесіп, талдай алады. Әрі «еркін микрофон» форматында кез келген адам сөйлеп, ойын ортаға салса болады. Осылайша ортада теңдік орнайды. Қатысушылар да, спикерлер де бір дәрежеде отырғандай сезіледі. Соның арқасында атмосфера еш қыспайды. Арнайы конференц-зал емес, антикафе, коуоркиңдерде өткізілсе, тіпті жақсы. Тағы бірнеше ерекшеліктерін тізбектеп көрелік:

Ұзақтығы. Конференциялар секілді бірнеше күнге созылмайды, таңертеңнен кешке дейін жалғаспайды. Әрі кетсе 2 жарым сағат болуы мүмкін.
Қатысушылар саны. Мұнда да конференцияларға қарағанда азырақ. Кейде он шақта, кейде елу шақты адамды қамтуы мүмкін. Адам көп болған сайын, ұйымдастыру да қиындай түседі. Өйткені зал лық толы болса, кейбіріне естілмей, коннект орнату күрделі болады. Сондықтан митаптарда адам санын шектеулі етіп қояды.
Жиі өткізе беруге болады. Митап ұйымдастыру үшін айлап дайындық жасаудың қажеті жоқ. Әсіресе, әбден үйреніп алған болсаңыз. Кейде тіпті аяқ-асты өткізуге шешім қабылдануы мүмкін. Оған таңғалмаңыз.
Қатып қалған ереже жоқ. Барлығы еркін. Митапқа алдын-ала бекітілген тізім бойынша спикерлер шақырылып, сөз берілуі мүмкін. Кейде «еркін микрофон» форматы бойынша қалаған адам ойын ортаға сала алады. Қызық ойындар ойнатылып, қатысушыларға бір-бірімен танысуға, жақынырақ араласуға мүмкіндік беріледі.

Meet-up ұйымдастырудағы мақсат қандай?

Тәжірибе алмасуға мүмкіндік бар. Айтқандай, бір салада жүргендердің басы қосылатындықтан, мұнда әркім білгенін бөлісіп, түрлі лайфхак, әдістемелер, кейстерді ортаға салады. Айталық, проджект-менеджмент туралы митап болса, ол жерде жоба жасағанда ескерілуі керек тұстарды талқылайды. Білікті мамандар салаға енді келгендерге көп ақпарат береді. Бастан өткерген қателіктерге талдау жасап, оны айналып өту үшін не істеу керегін де тәжірибелі мамандар жақсы біледі. Сол тұрғыдан алғанда жас мамандарға митаптардан қалмаған абзал. Интернетте жоқ құнды ақпарат алуға болатын кездесу десек, артық болмайды.

Жаңа адамдармен танысуға болады. Бұл таныстардың санын көбейтіп қана қоймай, болашақта сізге нұсқау беретін, пайдалы деген таныстықтарға жол ашады. Әлдебір салаға енді қадам басқан адамдарға сол саланың «қасқырларымен» танысқан ғажап емес пе? Нетуоркиң үшін таптырмайтын амал. Құдды болашаққа инвестиция салып жатқандай болады. Өйткені керек болатын адамдармен неғұрлым көп таныс болсаңыз, алдағы уақытта түрлі ұсыныс, жобаға қатысуға мүмкіндік туады.

Команданың бірлігі нығая түседі. Ішкі митаптардың пайдасы көл-көсір. Өйткені бір ұйым ішіндегі өткізілетін мұндай кездесулердің арқасында команда арасындағы байланыс нығайып, бір-бірін жақынырақ тани бастайды. Сонымен бірге жаңа қызметкерлердің жұмыс орнына тезірек бейімделуіне көмектеседі. Митаптар жиі ұйымдастырылатын болса, жұмыс өнімді әрі нәтижелі бола түседі.

Жеке брендті дамытуға көмектеседі. Митап кезінде спикерлер ортаға шығып, сөйлейді. Сондықтан маман ретінде өзінің кәсібилігін көрсетуге жақсы мүмкіндік бар. Әлдебір сұрақтарға қатысты тың ұсыныс не шешім айтып та көзге көрінуге болады. Неғұрлым креатив көбірек болса, соғұрлым сізді көпшіліктің есте сақтап қалу ықтималы артады.

Meet-up ауқымды іс-шаралар алдындағы дайындықпен пара-пар

Мысалы үлкен конференция, симпозиум өткізбес бұрын осындай шағын митаптар жасап, шыныққан дұрыс. Әрі бейформал кездесу кезінде мамандар мен ұйымдастырушылар арасында байланыс жақсарып, алда болатын басты іс-шараға дайындала алады. Сонымен бірге екі ортада туындаған әлдебір мәселелерді, спикерлердің көзқарасы, позициясын нақтылап, баяндамаларын «баптау» үшін де аралық митаптар өткізу тәжірибесі қалыптасқан.

Қатып қалған ереже жоқ, бәрі еркін форматта өтеді десек те, бұл іс-шара да ұйымдастыру қабілетін талап етеді. Соның ішінде білуге тиіс, міндетті түрде ескерілу керек тұстарға тоқталайық.

Ең алдымен форматын таңдап алыңыз. Ол онлайн өте ме, офлайн ба? Бұл аса маңызды. Себебі сіз болатыны туралы хабарландыру жолдаған кезде қатысушылар уақытын жоспарлап үлгеруі керек. Мысалы сыртқы митап болса, жұмыстан не сабақтан сұранып шыға ала ма, ол күні басқа шаруалары бар ма — соны анықтауы қажет. Әрі формат нақтыланған соң барып, өзге шаруаларға кірісесіз. Офлайн өтетін болса, қай жерде өтетінін, онлайн болса қандай сапалы жабдықтар қажет екенін анықтайсыз.

Ұйымдастырмас бұрын есте ұстау керек жайттар

Іс-шараның басты бағыты мен спикерлерін таңдап алыңыз. Әлдебір тақырып көтеріле ме, кімдер келіп сөз сөйлейді? Сөйлеушінің беделіне, тақырыптың өзекті болуына қарай қатысушы саны да біліне бастайды.
Қатысушыларға ақпарат жіберіңіз. Егер ішкі митап болса, онда ұжымдық жұмыс поштасын пайдаланып, барлық қызметкерге бір уақытта баратындай етіп электрон поштасына хат жіберіңіз. Егер ақпараттық портал қолданатын болсаңыздар, ол жерде де хабарлаңыз. Ал енді сыртқы митап болатын болса, онда әлеуметтік желі, БАҚ арқылы шығуға болады. Іс-шаралар туралы хабарландыру жариялап отыратын порталдарға ақпарат берген дұрыс. База болса, электрон пошта арқылы да таратыңыз.
Болатын жерін анықтап алыңыз. Ендігі қадам — қай жерде өтетінін анықтау. Яғни сіз офлайн митап ұйымдастыратын болып шешсеңіз, ең маңызды мәселенің бірі — локация. Ол жер шулы болмауы керек. Құрылыс жүріп жатқан, жолға тым жақын жерлерді таңдамаңыз. Әйтпесе, қатысушылар спикерлердің сөзін бір естіп, бір естімей мазасы кетеді. Кеңседегі конференц-зал не коуоркиң секілді орындарға өткізген абзал.
Қажет жабдықтарды дайындаңыз. Онлайн форматтағы іс-шараны өткізу оңай. Бастысы, интернет байланысы жақсы, камерасы сапалы, даусы дұрыс естілетін жер болса болғаны. Әрі өткізерден бұрын сынақ түрінде онлайн-сервистерге қосылып, тексеріп көре аласыз. Ал енді офлайн-митаптың «жыры» бұдан көбірек. Сіздің дайындауыңыз керек жабдықтарыңыз көбейеді. Оның ішінде проектор, микрофон, камера т.б бар.
Спикерлер сөйлейді десек те, митапқа да жоспар, сценарий қажет. Әр сөйлеушіге қанша минуттан беріледі, қатысушылар сұрақты қашан қояды, модератор кім болады — бәрін анықтап алыңыз.
Митап біткен соң қатысушылардан фидбәк сұраңыз. Кімге не ұнады, не ұнамады? Видеожазбаларды қарап шығып, қатемен жұмыс істеңіз. Сонда алдағы уақытта нені ескеру керегін түсінесіз. Қалай десек те, мол тәжірибе сыйлайтыны анық.