Әр адам to-do list-ті дұрыс жасаудың жолын білсе, артық болмайды. Өйткені бұл жай ғана өнімді жұмыс істеудің жолы емес. Оның астарында ментал саулыққа оң әсер ететін жайттар да жатыр. Оған қоса саналы әрекет, сізге нақты не керегін білу, ақпарат тым көп заманда ойыңызды жинақтау үшін істеу керек шаруалар тізімін жасап үйреніп алған адам ұтылмайды. Бүгінгі материалымызда істер тізімін мақсатқа жетуге көмектесетін құралға қалай айналдыруға болатыны туралы айтамыз.
To-do list не үшін керек?
Оны түсіндіру үшін алдымен адам миының құрылымынан бастайық. Негізі біздің миымыз ұзын-сонар тізімді есте сақтауға лайықталмаған. Оның басты міндеті — мәселе һәм тапсырманы шешу, орындау. Яғни ми керегі бар, керек емесі бар — барлық ақпаратты есте сақтауға міндетті емес. GTD-әдістеме авторы Дэвид Алленнің зерттеуіне сүйенсек, тапсырмаларды жазып отырған кезде адамның жедел жады қайта жүктелгендей әсер алады екен. Соның арқасында мазасыздық пен күйзеліс деңгейі әжептәуір төмендейді. Демек, тізім жасау арқылы біз миымызға көмектесеміз деген сөз.
Егер шаруалар тізімі дұрыс жасалса, онда ол:
- уақытыңызды үнемдейді
- фокус ұстауға көмектеседі
- мазасыздықты азайтады
- нәтиже көз алдында көріне бастайды
- әр шаруа орындалған соң соған қуанып, мәз боласыз. Өзіңізге көңіліңіз толады.
Жасаған тізімнің «быт-шытын» шығаратын қателер
Тізімді қалай дұрыс жасау керек деп ережелерге өтпес бұрын, алдымен көпшілік жіберетін қателерге тоқталайық. Осы әрекеттердің кесірінен to-do list өз фукнциясын дұрыс атқара алмайды екен:
- Ішінде етістігі жоқ сөйлемдер: «Презентация», «Клиент» — осындай формулировка жасалса, нақты не істеу керегі түсініксіз болады.
- Шаруаны тым жалпылама сипаттамаңыз: «Жолға дайындалу керек» — деп қана жазып қойсаңыз, онда шаруа үйіліп тұрғандай көрінеді де, тіпті кірісуге ерінесіз.
- Белгілі бір уақыт аралығын көрсетіп, шектеу қоймайды. Ондай шаруаны жылдап жасай беруге болады. Сондықтан мерзімі нақты болғаны жақсы.
- Тізім тым ұзақ — көрген бойда шаршап қаласыз да, нағыз прокрастинацияға жол ашылады.
Дұрыс to-do list қалай жасалады?
Әр шаруада атқаратын әрекет белгілі болады
Сізде бір тапсырма тұрса, ол міндетті түрде етістікпен аяқталуы керек:
- Мақала жазу
- Түйіндеме жіберу
- Билетті буктау
- Жандосқа хабарласу
Осылай жазғанда ми не істеу керегін нақтырақ түсінеді. Соның арқасында шаруаны кейінге шегере бермей, бірден кірісіп кетесіз.
Бір шаруа бір әрекеттен ғана тұруы керек
Ұзыннан шуақ тізім қылып тізе бермеңіз:
«Клиентке хабарласу, шарттарды талқылау, келісімшартты жіберу, тексеріске жолдау» деп тұрмасын.
Оған гөрі оны бөліп тастаған жақсырақ:
- Клиентке хабарласу
- Шарттарды талқылау
- Келісімшартты жіберу
- Тексеріске жолдау
Міне, осылай бөліп тастағанда қай шаруаның атқарылғанын біліп отырасыз да, бір бөлімді күрделендірмейсіз.
Нақты жазыңыз
«Құжаттарды дайындау» деп жазғаннан гөрі:
- Жеке куәлік пен дипломның көшірмесін жасау
- Банктен алған анықтаманы табу
- Түйіндемені PDF қылып жасау
Осындай нақты жазылған тізім бойдағы мазасыздықты азайтады да, үлкен болып көрінген шаруаны оп-оңай орындап тастайсыз.
4. Контекст пен басымдық керек
Сол үшін топтастырып қойған жақсы:
- [Жеке шаруалар]
- [Жұмысқа қатысты]
- [Шұғыл]
- [Басқалар орындаған соң кірісетіндер]
Болмаса, басымдығы бойынша бөліңіз:
- [!] Шұғыл
- [1] Маңызды
- [2] Аса шұғыл емес
- [3] Асығыс жоқ
Сонда тапсырмаларды оңай сорттайсыз да, уақытыңызды үнемделеді. Миыңызда жүйесіз шаруа көп болмаған соңбасқа жұмыстар да өнімдірек жүреді.
5. Көлемін шектеңіз
Бір күнде жасау керек шаруалар тізімі ұзақ болмағаны жақсы. Дұрысы, 5-7 шаруа бітірсеңіз жеткілікті. Қалғанын басқа күнге не бэклог деп есептеңіз.
Бонус: орындауға шабыт беруі үшін тізімді қалай құрған абзал?
Шаруалар тізімі тек істелетін істің нұсқаулығы ғана емес, оның маңызынан да хабар берсе жақсы. Мәселен мына екі мәтінді салыстырып көріңізші:
- Клиентке арнап мәтін жазу
- Клиентке бәсекелестерінің ішінде ерекшеленуге көмектесетін мәтін жазу
Мұндай құрылым адамға шабыт береді. Сондықтан:
- «Y болуы үшін Х істеу»
- «Жеңілдету үшін Z ойлап табу…» сынды қалыпты жиі пайдаланыңыз.
Түрлі мақсатқа үйлесетін үлгілер
| Мақсат | Қандай to-do list таңдаған жөн |
| Күнделікті шаруаларға | Қойындәптер / қағаз блокнот |
| Жобаларға қатысты жұмыстарға | Trello / Notion / Asana |
| Тайм-боксиң | Күнтізбелер (Google Calendar, iCal) |
| Жеке және отбасылық шаруаларға | Todoist / Google Keep / телефонда ескертпелерге жазып отыру |
| Сатып алатын заттар тізіміне | AnyList / ескертпе |
Дұрыс құрылым мысалдары
| Нашар | Өте жақсы |
| Сапар | Астанаға 29 сәуірге ұшаққа билет алу |
| Жарнама | Instagram-ға акцияға байланысты жарнама кампаниясын дайындау |
| Банк | Қолданбадан ипотека бойынша қанша қарыз қалғанын тексеру |
| Дәрігер | Келесі аптаға тіс дәрігеріне жазылу |
| Азық-түлік | Сүт, жұмыртқа, нан, сәбіз, пияз алу |
Пайдалы кеңестер
- Тізімді кешке жасаған жақсы. Сонда таңертең оянғанда не істеу керегін нақты біліп тұрасыз. Жоспар барда мазасыздық болмайды.
- Алдымен ең маңызды шаруаны орындап алыңыз. Сосын басымдығына қарай келесілеріне кірісе бересіз.
- Өзекті болмай қалған шаруаларды сызып тастаудан ұялмаңыз.
- to-do тізім жасаған кезде асықпай шай не кофе ішіп отырып жазуды әдетке айналдырсаңыз жақсы болады.
Тобықтай түйін:
To-do list — жылдам жаза салатын, не істеу керегі көрсетілген бір жапырақ қағаз ғана емес. Бұл — нағыз қуатты құрал. Неғұрлым шаруалар тізімі нақты болған сайын олар қағаз жүзінде қалып қоймай, іс жүзінде орындалады деген ықтимал көбірек болады. Ол үшін басында кішігірім тізімнан бастаңыз. Сөйтіп біртіндеп үйреніп, жүйелі жаза бастайсыз.
Еске сала кетсек, бұған дейін тайм-менеджмент пен жұмысты реттеуге көмектесетін сервистерге шолу жасаған едік.
