Некоторым из нас приходится много времени проводить вдали от офиса, я отношусь к этому числу. При этом деятельность в моей компании не останавливается – напротив, она кипит круглосуточно: проходят встречи, переговоры с клиентами, партнерами. Еще несколько лет назад мои заместители могли днями ждать согласования документов – я не мог быть и на встречах, и в офисе одновременно. Сегодня – могу.
Переход на электронный документооборот (ЭДО, он же EDI, Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными) позволил нашей компании значительно сократить расходы. В то же время у меня появилась возможность подписывать документы, где бы я ни находился, главное, чтобы был какой-нибудь экран под рукой – телефон, планшет или компьютер. Помимо экономического эффекта мы получили серьезный репутационный бонус, ведь доверие к нашей компании возросло из-за скорости согласования и подписания документов.
Что было до электронного документа
По мере развития предприятия растет традиционный документооборот, а вместе с ним и затратная часть: «расходники» (одна бумага чего стоит), почтовые услуги, курьерские расходы, траты на хранение документов и многое другое. С увеличением документооборота растет и численность персонала, который занимается сбором, обработкой всей этой информации. Соответственно, увеличивается фонд оплаты труда. Кроме того, люди иногда ошибаются. Например, некорректное введение данных в систему учета влечет за собой неверное исчисление налогов и неточное составление отчетности. Последствия могут быть печальными, местами фатальными для компании.
Вспомним еще раз о скорости. Сколько раз во время телефонного разговора требовались те или иные документы и на их поиск уходили томительные минуты? Много раз. Контрагенты ждут у телефона, пока выясняется, какие из выданных им поручений на текущий момент выполнены, какие просрочены и где в данный момент находится документ, выпущенный на согласование.
Попутно руководство ставит новые цели и задачи, которые требуют принятия быстрых управленческих решений. Многие компании уже давно модернизировали свои информационные системы. Они используют обмен электронными документами вместо традиционного бумажного.
ЭДО избавляет от «расходников»
Сегодня стоимость одного документа может достигать 1 000 тенге. Сюда входит цена на бумагу для печати, тонера для картриджа, амортизация техники, курьерские услуги и другие компоненты. Подсчитайте, сколько документов в день распечатывает и отправляет ваша организация. А в месяц?
Для примера, в нашей организации 15 тыс. контрагентов. Документы закрываются раз в год – цикл сделки, это 15 тыс. конвертов в одну сторону и 15 тыс. обратно при стоимости в 1000 тенге за конверт. 15 млн тенге у нас уходило в год только на обмен письмами.
А сколько нужно человек на обработку информации? Чем больше оборот, тем больше сотрудников. С помощью внедрения электронного документооборота можно сократить количество персонала в 3 раза, соответственно сэкономить на фонде оплаты труда. Если учесть, что средняя заработная плата рядового бухгалтера 150 тыс. тенге, даже если сократить штат на одного человека, экономия получается 1,8 млн тенге в год.
Оперативность согласования
Сотрудник компании формирует документ в системе, подписывает электронной цифровой подписью (ЭЦП) и отправляет нажатием одной кнопки. Контрагенту достаточно лишь подтвердить, и система автоматически проведет документ, исключая ошибки ручного ввода. Всего 5 минут, и документ согласован.
Хранение первичных документов
Электронный документооборот избавляет от дополнительных затрат на архивацию, ведь учетная документация хранится в течение срока исковой давности, который составляет 5 лет. Хранят ее, как правило, в отдельном помещении, в папках, прошитыми и пронумерованными.
Рассылка и обратные документы
ЭДО снимает ряд организационных моментов. Например, в случае, когда фактический адрес контрагента указан некорректно и из-за этого документация возвращается, приходится тратить время на выяснение верных данных, отправлять вновь; либо, напротив, ждать, пока нерадивый контрагент соизволит выслать подписанный акт выполненных работ или акт сверки.
Режим конфиденциальности
На финансовых рынках мошенничества встречаются все чаще. Нужно один раз задать себе вопрос, какую информацию несет в себе документ, переданный курьеру. Получается, абсолютно постороннему человеку доверяется коммерческая тайна. Преимущества применения новых технологий уже оценили многие компании.
Подпись и печать
Единственная причина, на мой взгляд, почему многие до сих пор не перешли на ЭДО, – это беспокойство о наличии живой подписи и печати при составлении учетной документации. Однако в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, требования к наличию живой подписи и печати при составлении учетной документации в электронной форме отсутствуют. Живая подпись требуется только при получении денег в расходном ордере или ведомости.
В случае налоговой проверки по требованию должностных лиц предоставляются копии документов (за исключением ЭСФ) на бумажных носителях. То есть необходимо вывести на печать отображение электронного документа из электронного подлинника и предоставить должностному лицу.
Мы живем в цифровую эпоху, поэтому вся законодательная база готова к переходу на «цифровые рельсы». Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
