«Я наняла первых сотрудников и плакала каждую ночь, не зная чем платить зарплату»

Причины закрытия бизнес-проектов разные – от просчетов в маркетинге до неготовности к ответственности и тому количеству задач, которые необходимо решать в короткие сроки. Многие из тех, кто открывает бизнес являются экспертами в определенной сфере и приходят к мысли: «Не хочу работать на дядю, хочу работать на себя». Им кажется, что открытие своего дела – это избавление от рутины и доход, который ни с кем не придется делить. Но такое представление ошибочно: экспертиза, знание технической части процесса, равно как и гениальная идея для стартапа – не основополагающие критерии успеха. Важно быть гибким и оперативно адаптироваться к быстро меняющимся условиям рынка. Но в первые годы это делать особенно сложно: не хватает знаний, опыта, финансов и терпения.

Я хотела закрыть бизнес два раза: когда решилась нанять первых сотрудников, но мне было нечем платить заработную плату, и когда ежедневно «тушила пожары», понимая, что на развитие времени не остается.

Но мне удалось преодолеть трудности старта и масштабировать компанию. Vikisews сегодня – это конструкторское бюро, которое выпускает выкройки на нескольких языках, обучающая платформа и онлайн-магазин тканей. Нашими клиентами стали более 300 тысяч человек из 50 стран мира, а количество сотрудников составляет 68 человек.

Расскажу подробнее о шагах, которые помогли без опыта в управлении вырастить штат из 0 работников в мощную команду. А также о сложностях, с которыми пришлось столкнуться.

Шаг первый – быть готовым к любым трудностям, запастись терпением и не паниковать

Предпринимательство – это ежедневный труд с ненормированным графиком, в постоянно меняющихся условиях. Это круглосуточный риск, регулярный мониторинг внутренних и внешних факторов и та самая рутина, от которой многие мечтают избавиться, сбегая из офиса. На начальном этапе предприниматель – это и клининговая служба, и грузчик, и курьер в одном лице. Этот факт необходимо принять, но параллельно понимать, что оставаться в таком положении на протяжении длительного времени нельзя.

Что касается трудностей, то они возникают с момента открытия бизнеса и продолжаются ежедневно. На старте я не понимала элементарного: как открыть расчетный счет, как принимаются платежи на сайте, чем отличается эквайринг от платежных сервисов. А к примеру, сейчас – нюансы выхода на другие площадки и открытие филиалов в других странах. С развитием бизнеса проблемы приняли другой оборот, были диверсифицированы между сотрудниками, но никуда не исчезли.

Шаг второй – делегировать выполнение задач

Процесс делегирования зачастую вызывает сопротивление, особенно на начальных этапах. Но следует осознать: делать все самому – значит стоять на месте. Пока вы не делегируете, ваша компания умирает, вместо адаптации и развития, вы вынуждены выполнять рутинные действия вроде отправки и изготовления заказов или клиентской поддержки.

Решиться на делегирование я смогла спустя год. И этот момент стал проверкой на прочность. Я наняла первых сотрудников и плакала каждую ночь, не зная чем платить зарплату. Стартовый капитал в 100 000 рублей ушел на оплату аренды офиса и косметический ремонт. Мне каждый день было страшно, что мои идеи могут не сработать, но еще страшнее было не выплатить зарплату людям, у которых есть семьи и обязательные платежи. Нам пришлось на ходу придумывать, как привлечь больше клиентов, какие продукты ввести. В результате активной работы получилось выполнить первые финансовые обязательства перед сотрудниками в срок и с большей уверенностью двигаться дальше.

Не раздувать штат

Важно не спешить с наймом большого числа сотрудников на самом старте, особенно если нет опыта в управлении. Начинающим предпринимателям можно начать с найма одного, максимум двух специалистов. Например, одним из них может быть ассистент, который закроет простые задачи вроде ответов на письма, поиска помещения, заказа комплектующих и других рутинных вопросов. Это поможет двигаться быстрее, находить время для развития и со временем вводить другие должности. Основным критерием, который покажет, что делегирование проходит эффективно, является увеличение скорости развития компании, а соответственно и выручки.

Как понять, что пора делегировать

Определяющим фактом становится осознание того, что вы, как руководитель, погрузились исключительно в рутину и стали не локомотивом, толкающим всех вперед, а узким местом, останавливающим развитие бизнеса. В таком случае следует проанализировать свой график. Для этого, в течение нескольких дней, я фиксирую в таблице все выполняемые мною задачи, даже самые мелкие. А также время, затраченное на выполнение и значимость каждого действия в перспективе развития компании. Затем ранжирую список от одного до пяти, в зависимости от того, на сколько я могу и готова делегировать эту задачу.

Таблица показывает: какие задачи занимают больше всего времени, какие действительно необходимы, а какие не ведут к достижению целей. На пересечении указанных параметров и принимаю решение: что на данном этапе могу делать только я, а что прямо сейчас получится делегировать и кому.

Как делегировать эффективно

Важно разбираться в сфере, которую хотите делегировать на уровне, позволяющем ставить цели и контролировать их выполнение, предварительно определив четкие критерии результата для каждого специалиста. Это убережет от неэффективной работы и обмана. К примеру, несколько лет назад я оплатила работу дорогостоящего консультанта по маркетингу, но не погрузилась в задачу: не определила критерии успешности сотрудничества, а также практически не разбиралась в сути вопроса. В итоге потеряла деньги, время и не получила результат.

Кроме этого, следует подробно формулировать, кого конкретно вы ищите на каждую должность, с какими ценностями и опытом. Для этого следует предварительно подготовить список вопросов и тестовых заданий, на которые кандидат ответит во время собеседования, а при его успешном прохождении, определить для нового сотрудника перечень задач, обязательных к выполнению до конца испытательного срока. Это позволит нанимать людей эффективно и надолго. Тогда постоянный поиск новых сотрудников будет связан с ростом компании, а не текучкой кадров.

Привлекать узкоспециализированных специалистов на решение определенной задачи

Если компания постоянно масштабируется, у нее регулярно появляются новые направления, которые необходимо развивать. При этом мы не делегируем новым сотрудникам те задачи, в которых еще не разобрались сами. В таких случаях я привлекаю консультанта в изучаемой области и прохожу с ним весь путь. Когда наступает понимание того, как выстраивать процесс – делегирую задачу новому сотруднику и контролирую ее выполнение.

Шаг третий – взаимоотношения с коллективом

Успех бизнеса во многом зависит от коллектива и грамотно выстроенных отношений с ним. Я открыта к диалогу с любым сотрудником компании, всегда поддерживаю коллег в трудный период: связями или финансами. Кроме этого, проговариваю с коллективом все проблемы и сложности, которые происходят в компании, открыто озвучиваю решения. Это делает отношения более человеческими и доверительными. При этом важно не переступать грань и соблюдать дистанцию.

Но отношения с коллективом – не только правильно построенная коммуникация. Каждый должен нести ответственность за результат и видеть, что от его действий зависит успех общего дела. Следует предусмотреть возможность для карьерного роста, обучения и грамотно выстроить систему оплаты труда. К примеру, введение сдельной оплаты и KPI для некоторых должностей, мотивирует эффективнее, чем оклад, повышает качество и скорость работы.

Шаг четвертый – окружить себя единомышленниками

Многие предприниматели начинают бизнес по наитию, из-за этого количество ошибок увеличивается в разы. Поэтому оптимальный вариант – стать частью бизнес-сообщества. В таком кругу получится обсудить проблемы, перенять опыт, найти оптимальные решения, партнеров, понять, как наладить бизнес-процессы, придумать новые направления и продукты. Это могут быть встречи предпринимателей из вашего города или даже zoom-звонки.

Еще одно эффективное решение, которое поможет минимизировать ошибки и будет способствовать развитию компании – помощь наставника. В свое время, я нашла девушку-предпринимателя, с успешным опытом построения бизнес-процессов и подходящим для меня стилем работы. И договорилась с ней о наставничестве – передаче ее опыта в сфере построения бизнес-процессов и нюансах найма сотрудников. Раз в неделю на протяжении полугода мы созванивались в zoom-сессиях. В результате у меня получилось избавиться от бесконечных «пожаров» в компании и выстроить процессы производства так, что мы перестали нарушать сроки, а работа и прибыль стали более прогнозируемыми. В дальнейшем я применяла этот опыт в построении большинства других бизнес-процессов, в том числе при создании новых направлений.

Шаг пятый – продолжать действовать при любых обстоятельствах

Предпринимательство – это регулярные действия. Поэтому успех в бизнесе – это не удача и гениальность, а сила воли и упорство. Необходимо воспринимать неудачи, как часть пути. По моему опыту, из десяти идей срабатывает только одна, важно просто продолжать пробовать и это помогает двигаться вперед.