Кайдзен арқылы өмірді жүйелеу жолдары
Кайдзен пәлсапасы туралы естуіңіз бар ма? Жапон тілінен аударғанда «жақсы жаққа өзгеру» деген мағына береді. Бұл жүйені атақты кәсіпкерлер өнімді жұмыс істеу үшін қолданады. Яғни Кайдзен арқылы өнімділікті арттыруға, өмір сапасын жақсартуға, шығындарды азайтуға әбден болады. Тіпті бас-аяғы 2-3 жылдың ішінде табысты болып шыға келуге көмектеседі. Бұл әдіс бес негізгі элементтен, яки 5 S-тен тұрады.
Атап айтқанда:
• Seiri – тиянақтылық
• Seiton – реттілік
• Seiso – тазалық
• Seiketsu – стандарттау
• Shitsuke – тәртіп
1. Сорттау. Алдымен ыңғайланып отырып алыңыз. Содан соң жақсылап ойланып, нені дамытқыңыз келеді, өнімді жұмыс істеуіңізге не кедергі — тізім қылып жазып шығыңыз. Негізі бұл принцип бойынша жұмыстағы қызметкердің ойын бөлетін, өзіне тиісті емес жұмысты істемеуіне негізделген. Яғни артық нәрседен арылу керек. Негізгі жұмысыңызға кірмейтін қандай іс бар? Соларды анықтау қажет. Кейбірін барынша қысқартып, уақытыңызды құр алмайтындай еткен дұрыс. Мәселен, кей жұмыс орындарында сату менеджерлері сатылған қызметті есептеуге міндеттеледі. Ал негізі ол — есепшінің жұмысы. Бұл ретте әркім өзінің жұмысымен айналысса, нәтиже жақсырақ болатынын байқаймыз. Кейде бәрін өзіміз істесек, тезірек әрі дұрыс орындайтындай көрінеміз. Сөйтіп иығымызға үлкен жүк артып аламыз. Артық шаршамас үшін әр бөлім жұмысына тиянақты болуға тиіс. Осы сынды артық дүниелерден арылыңыз. Жұмыс барысын жеңілдету жолдарын қарастырыңыз. Теңіздің тамшыдан құрылғанындай, үлкен өзгерістер үшін кішігірім қадамдар қажет.
2. Реттеу. Артық жұмысты ысырып тастаған соң, жұмыс процесін реттеуге кірісе аласыз. Яғни неден кейін не істейсіз — осыны ойланыңыз. Бастапқыда бәрін көзбен көріп жүру үшін күнделік іспеттес дәптер арнасаңыз болады. Яғни істеу керек шаруалар тізімін, олардың істелгенін не істелмегенін, қанша уақыт кеткенін, қаншалықты маңызды іс екенін жазып жүріңіз. Соның нәтижесінде сіз қай шаруаға қанша уақыт жұмсайтыныңызды біле аласыз. Анализ жасаудың пайдасы ұшан-теңіз. Айталық, ең маңызды істерге аз уақыт кетіріп, керісінше, ұсақ-түйекке уақытыңыздың басым бөлігін жұмсап жүрген болуыңыз мүмкін. Бұл арқылы сіз энергияңыздың қайда кетіп жатқанын, күшті қай уақытта және қай іске жұмсаған жөн екенін анықтайсыз. Сөйтіп күш-қуатыңыз тасып тұрған сәтке ең қиын істерді, ал шаршаңқырағанда оңай орындалатын шаруаны орындауға әдеттенесіз. Жақсы емес пе?
3. Тазалық. Жұмыс аяқталған соң отырған орныңызды міндетті түрде жинап кетіңіз. Барлық зат өз орнында тұрсын. Ерініп, бір жерге сала салсаңыз, келесіде асыққанда таппай қиналып қалуыңыз бек мүмкін. Ал егер әр заттың бекітілген орны болса, жұмыс үстеліңіз тап-таза боп тұрса, өнімді жұмыс істеуге негіз болады. Сол сияқты мұндай тазалық жұмысы миыңызға да керек. Өйткені адамның басы да жұмыс үстелі сияқты. Ойларыңыз шашыраңқы болып жатса, артық шаршайсыз. Ол үшін бірнеше минутты арнайы бөліп, күнделігіңізге көз салыңыз. Бәлкім, алып-қосарыңыз бар шығар. Бір реттеліп алған артық болмайды. Айталық, дәл кеңсеге кірер кезде қажет құжатты үйде қалдырып кеттіңіз. Егер күнделікке түртіп алып, маңызды дүниелерді белгілеуді әдетке айналдырсаңыз, ыңғайсыз жағдай не уақыт жоғалтудан ада боласыз.
4. Жүйелеу немесе стандарттау. Алдыңғы шарттарды орындап, өзіңізге тиесілі емес жұмыстардан бас тартып, жұмыс процесін бір арнаға қойып, үстеліңіз бен ойыңызды реттеп болған соң, жүйелеу керек. Яғни осының бәрін күнде таңертең істеп отырыңыз. Сізде жасалуы керек қадамдардың тізбегі бар. Енді қалғаны — содан айнымау. Бір жүйеге салып алсаңыз, жағымды әсерін көп ұзамай байқайсыз.
5. Темірдей тәртіп. Осыған дейін айтқанымыздай, 5S жүйесінде тәртіптің маңызы зор. Соның ішінде, өз-өзіңді тәрбиелеу. Негізі шығыс пәлсапасының батыс пәлсапасынан айырмашылығы — жаңа әдеттерді біртіндеп, ақырындап енгізуде. Өйткені дереу әдетке айналдырғанда күйзеліске апаруы мүмкін. Әсіресе, «айдың басынан не дүйсенбіден бастап арықтаймын, өмірімді өзгертемін, жүйелеймін» дегендей бастамалардың ұзаққа бармауына бір себеп — осы. Сондықтан бірден өзгеремін деп шорт кескеннен гөрі тұрақты түрде, күніне бірнеше минут қана алатындай, оңай орындалатын етіп енгізген жөн.
Үш бағандық кесте тәсілі.
Осы орайда бастапқыда енгізуге болатын мынадай тәсілді айта кетейік. Тақтаға үш бағаннан тұратын кесте сызыңыз. Біріншісіне — «не істеуім керек?», екіншісіне — «істеп жатырмын», үшіншісіне «істедім» деп жазыңыз. Есіңізде болсын, қадамның бәрі солдан оңға қарай ғана жылжиды. Яғни кері қайтар жол жоқ. Енді оның қалай жұмыс істейтініне келсек. Түнде жатарда немесе таңертең ерте бүгін істелетін шаруаларды жабысқақ қағаз яки стикерге жазып шығыңыз. Түрлі-түсті болғаны жақсырақ. Өйткені бағыты бір жұмыстарды бір түспен белгілейсіз. Мысалы, үй шаруасын үнемі күлгін стикерге жазып жүріңіз. Бұл дегеніміз, визуал көзқарас үшін өте қажет. Тақтаға алыстан-ақ көз салғанда, қандай шаруаны көбірек әрі өнімді жасағаныңыз байқалып тұрады. Мәселен, күлгін стикердегі «үй жинау», «ыдыс жуу», «кір жуу» деген шаруалар жазылды делік. Ал жұмысыңызға қатысты істерге сары стикерді қолданасыз. Журналист болсаңыз, жазатын материал, алатын сұхбат, желіге салатын маңызды жазба дегендей бәрін тізіп шығыңыз. Сол сияқты тағы да басқа түстерді осылай тақырып-тақырып бойынша бөліп қойыңыз. Осылайша бәрін таңертең бірінші бағанға жабыстырасыз. Көз алдыңызда самсаған стикерлер тұр. Демек, бүгін сізге көп іс тындыру керек. Алдымен, «таңғы ас ішу» деген шаруаны іске асырмақшы болдыңыз делік.
Қатты шаршап қалмас үшін бір уақытта үш шаруаны ғана істеңіз. Яғни «тамақ әзірлеу», «ыдыс жуу», «мақала жазу». Осыларды екінші бағанға орналастырыңыз. Орындап болған соң, оңға қарай жылжып, «істедім» дегенге кетеді. Ал басын бастап, әрмен қарай тастап кетсеңіз сол орнынан жылжымайды. Мүлдем бастамаған істер болса, алғашқы бағаннан қозғалмайды. Түнде тақтаға бір қарайсыз да, қандай шаруаның қалып қойғанын, оны неге орындамағаныңызды, қаншалықты күнді өнімді өткізгеніңізді сараптайсыз.
Ғажап емес пе? Олай болса, іске сәт!
