Жапон тақтасы: Канбан әдісі деген не?

Командалық жұмыс кезінде шаруаның қалай жүріп жатқанын бақылап отыру үшін визуал қажет. Яғни әрқайсысына жеке-жеке хабарласып, жұмыс барысын сұрап отыру қосымша уақыт пен энергияны алады. Мұндайда визализация арқылы команданы басқаратын канбан әдісін қолданып көрсеңіз болады. Басқару бұл тәсілі көп кәсіпкердің көңілінен шыққан. Сіз де қолданып көріңіз.

Шығу тарихы

Жапон тілінен аударғанда жарнама тақтасы немесе ақпаратты визуал көрсетуге арналған үлкен тақта дегенді білдіреді. Ең алғаш рет бұл әдісті өткен ғасырдың 50-60 жылдары Toyota зауытында пайдаланып көрген. Жапон инженерлері қызметкерлеріне бүгін атқарылуы керек шаруаларды тақтаға жазып қалдырады екен. Осылайша бітуі керек істер мерзімінде жасалып, жапсарлас цехтар бекер күтіп қалмайтындай, өнімдер тұратын қоймалар толып қалмас үшін жап-жақсы кесте жасалып, бәрі анық көрініп тұрады. Ғылыми түрде негізін қалап, әдісті ойлап тапқан — Дэвид Андерсон. Ол — Motorola мен Microsoft сынды компанияларда басқару әдістерін енгізген маман. Бір сұхбатында ол канбан тәсілінің арқасында команда жұмысының тиімділігін 80 пайызға арттырғанын айтқан.

Қалай жұмыс істейді?

Канбан тәсілі жоспарланған шаруалардың атқарылу процесін бақылауға және қызметкерлер арасында жүктемені бөлуге көмектеседі. Осылайша әр нәрсенің уақытылы аяқталуын бақылап отыруға болады. Барлық кезеңнің визуализациясы көрініп тұрған соң әр қызметкер процестердің қалай жүріп жатқанын көріп отырады. Сонымен канбан әдісі неден тұрады?

• Процестерді визуалдау. Бұл жерде бізге керегі — жоспардағы жұмыстың бәрінің қосылғаны. Тақтаға бірін қалдырмай жазу қажет. Әр кезеңнен өткен сайын сол жұмыстардың статусын жаңартып отырасыз. Бұл арқылы алға жылжығанымызды көріп отыра аламыз. Сондай-ақ, қай мәселелерді шешуге көбірек көмек пен уақыт керегін де анықтаймыз.
•  Шаруаларды топтастыру. Олар статустарына қарай топтасады. Ең қарапайым тәсілі — үш топқа бөлу. Ол жерде «істеу керек», «істеліп жатыр», «орындалды» деген бағандар болады. Яғни бір тапсырманың кезең-кезеңмен атқарылып жатқаны визуал түрде көрініп тұрады.
• Бітпеген шаруаларға назар салу. Кейде бір тапсырмалар орнынан жылжымай қоюы мүмкін. Мұндайда бұған не себеп болып жатқанын анықтау керек. Қажет болса, көмек беріп, барынша істі соңына жеткізуге тырысамыз.
• Үнемі жетілдіріп отыру. Шаруалардың жоспарлы уақытында аяқталуын, бір деңгейге екіншісіне ауысуын канбан жүйесіне салған кезде процесс кезіндегі кемшін тұстарды айқын көруге болады. Сол себепті қай жерге көбірек көңіл бөлу қажет, қай жерде жүктемені қайта қараған жөн — біліп отырасыз.  

Қандай кемшіліктері бар?

Иә, өте қолайлы тәсіл. Дегенмен мұның да кемшіліктері бар. Минустарын да тізбелеп шыққанды жөн көрдік.

• Ұзақ мерзімге жоспар құруға арналмаған. Канбан әдісі қысқамерзімдік жоспарларды іске асыруға арналған. Өйткені өзекті, дәл қазіргі шаруаларды шешуге бағытталады. Ал ұзақ мерзімге жарай бермейді.
• Үлкен командаға жарамайды. Жұмыс процесіне неғұрлым көп адам жұмылдырылған болса, шаруалардың қалай атқарылып жатқанын бақылап отыру қиынға түседі. Сондықтан бір командада он шақты адам болса ғана осы әдісті қолданған жөн. Одан аз адамдық топ болса, тіпті жақсы. Байқасаңыз, бұл түгел корпорацияға емес, сол ұйымның ішіндегі әр бөлімнің жеке-жеке қолдануына ыңғайлырақ.

Скрам мен канбанның айырмашылығы

Скрам (ағылшынша scrum) — бір қарағанда канбанға өте қатты ұқсайтын әдіс. Өйткені бұл да — жобаларды басқару жүйесі. Мұнда да тапсырмалардың орындалу процесін бақылап, жоспарға сай жұмыс істеуге болады. Десе де, бұл екі тәсілдің арасында айырма бар. Скрамда жұмыс фазаларға яғни спринттерге бөлінеді. Олардың әрқайсысы жобаның бөлігі болатын белгілі бір тапсырманы іске асырады. Спринт аяқталған соң белгілі бір нәтиже болады. Сөйтіп оны бағалауға немесе тапсырыс берушіге көрсете аласыз. Ал канбанда тапсырманы орындауға бағытталған жұмыс бірнеше кезеңге бөлініп, барлық кезеңнен өткен соң барып орындалған деп саналады. Канбанда процесті өзіңізге қолайлы түрлі кезеңге бөлсеңіз болады. Скрамда нақты құрылым бар. Ол нәтижелерге бағытталады. Яғни скрамда «бэклог», «спринттің бэклогы», «жұмыс атқарылып жатыр», «жұмыс аяқталады» деген кезеңдер ғана болады. Одан бөлек, мұнда жұмыс процесіне өзгеріс енгізуге болмайды. Себебі спринтті үзбеу керек. Ал канбанда қажет болған жағдайда ауыстырып, өзгертсеңіз болады. Скрамда өнім иесі, скрам-мастер және командадан тұрады да, оларда белгілі бір рөл болады. Канбанда ондай жоқ. Процеске жұмылдырылғанның бәрі бірдей жетекшілік ете береді.   

Онлайн сервистер

Канбан жүйесін қолданудың артықшылығы жұмыстың визуалы деп айтқан едік. Канбан тақтасын кез келген шаруаға бағыттап, кез келген салада қолдануға болады. Біреулер жеке шаруасына қолданса, енді бірі қашықтан жұмыс істеген кезде команданы басқару үшін қолдануы мүмкін. Бүгінде тақтаға жазып, стикер жабыстырып жүрмей-ақ, онлайн қолданбалар арқылы істеуге болады. Осы ретте бірнеше мобайл қолданбаны атап өтейік.    

Trello – ең танымал аппликейшндердің бірі. Мұны жеке адамдар да өзі үшін қолдана береді. Интерфейсі өте әдемі, анық, түсінікті. Чек-листер жасап, мерзім бекітіп, бір-біріне файл жіберіп, жазбалар қалдырып, комментарий білдіруге алады. 

MeisterTask – бұл онлайн-сервис арқылы жоба жасап, оған қалағаныңызға команда мүшесін қосып, жоспарлы шаруаларды жазып, жұмыстың қалай жүріп жатқанын бақылауға болады. Сервистің ішінде тапсырмаларды талқылауға, файлдар салуға, элементтер қосуға болады. Сонымен бірге Dropbox, GitHub, Zendesk және Google Drive сынды уеб-қолданбалармен біріктіруге болады.   Kanbanchi – тапсырмаларға дедлайн бекітіп, карточкаларға пікір қалдырып, қолданушылар қосып, тиісті өзгерістерді дереу енгізіп отыруға мүмкіндік беретін канбан-сервис. Карточкалар мен тізімдерді бір жерден екінші жерге орын ауыстырып, басым жұмысты бекітіп қоюға болады.

Planiro – көп адамдық командаға арналған мобайл қолданба. Оның көмегімен жұмысты жоспарлауға және қызметкерлердің жұмысына баға беруге болады. Кез келген құрылғы арқылы жұмыс істей бересіз. Тапсырмалардың орындалуына байланысты пікір қалдыруға болады. Қосымша модульдері де көп. Бір минусы — толықтай ақылы құрал. Тегін нұсқасы жоқ.

Zoho Sprints – бэклогтарды басқарып, тайм-менедмент құрып, Ганта диаграмаларын қолдануға мүмкіндік беретін уеб-платформа. Шағын командаға арналған нұсқасы тегін.