Танымал адамдар уақытын қалай жоспарлаған?

Уақыт — ең маңызды ресурстардың бірі. Ол өте береді, кері қайтару мүмкін емес. Сондықтан ақылмен ойланып, күнді жоспарлауды үйренген абзал. Бұған дейін күнді өнімді өткізу тәсілдері туралы көп жазған едік. Бұл жолы әлемге әйгілі тұлғалардың уақытты жоспарлау әдістерін бөліскенді жөн көрдік.

Бенджамин Франклин әдісі

Бенджамин Франклин ішкі тәртібі, күнін ұйымдастыру жағынан мықты болған. Сол қасиеті арқылы саясат, дипломатия, ғылым мен публицистикада ойып тұрып орын алған десек, қателеспейміз. АҚШ-тың негізін қалаушылардың бірі, елдің конституциясы мен Тәуелсіздік декларациясын жасауға қатысқан. Президент болмаса да, оның портреті жүз долларлық купюрада бейнеленген. «Уақыт — ақша», «Бүгін істеуге болатын нәрсені ертеңге қалдырма» деген қанатты сөздердің авторы.

20 жасында ол уақытты жоспарлау жүйесін жасап шығарады. Өзі жасаған әдісті өмірінің соңына дейін қолданған. Қазір бұл тәсілді «Франклин пирамидасы» немесе «өнімділік пирамидасы» (productivity pyramid) деп атайды. Пирамиданың табаны — өмірлік құндылық. Кез келген мәселенің шешімінде қолданылатын моральдық нұсқаулық десек болады. Фраклин оларды «ізгілік» деп атаған. Жалпы саны 13 түрін тізіп шыққан: ұстамдылық, аз сөйлеу, тәртіппен жүру, тәуекелшіл, үнемшілдік, еңбекқорлық, шынайылық, әділдік, байсалдылық, тазайын болу, сабырлы болу, арды биік қою, сыпайылық.

Өзін жақсы жаққа өзгерту жолында ол арнайы қойындәптерге әр өмірлік принципіне бір-бір беттен арнап отырған. Сол бетті жеті бағанға, апта күндеріне бөлген. Сөйтіп ізгілік санына қарай 12 горизонтал сызық сызады екен. Осылайша ол күніне бір ізгілікке басымдық беріп, кешке қарай даму жолында жасаған қателіктерін белгілеп отырған. Пирамиданың келесі деңгейі — жаһандық мақсат. Мұнда да өмірлік ұстанымдар негіз болады. Бірақ бұл жерде «N жасқа дейін не нәрсеге қол жеткізгім келеді?» деген сұрақ бар. Мысалы, үлкен мақсат ретінде дәрігердің бөлім меңгерушісі болуы дегендей дүние қойылуы мүмкін. Қазіргі танымал To–do-list атасы осы Франклнн десек болады. Өйткені ол үнемі тәртіппен жүріп, әр қадамын жазып отыратын болған. Сондықтан пирамидадағы келесі қадамдар мынадай:

Бас жоспар — жаһандық мақсатқа жету жолындағы жасалуы керек қадамдар;
Ұзақмерзімді жоспар — алдағы 3-5 жылға арналған жоспар;
Қысқамерзімді жоспар — алдағы бір жыл не айларға арналған жоспар.
Апталық және күндік жоспар. Мұнда пирамиданың барлық сатысы рет-ретімен қойылған. Келесісі алдыңғысымен байланысып тұрады.

Шон Кови әдісі

Франклин жүйесінің ізін жалғағандардың бірі — Шон Кови. Менеджмент саласында белгілі эксперт, коуч. Осы тақырыпта бірқатар кітап жазған, кәсіби шешен. Оның «Жасампаз жасөспірімдердің 7 дағдысы» кітабын «Мазмұндама» баспасы қазақшаға аударған. Бұл кітабы бестселлер саналады. Жалпы Кови концепциясы жеті дағдыдан тұрады:

Үнемі өзіңді жетілдіріп, қамшылап тұруың керек;
Синергияға ұмтылу қажет;
Проактив болу;
Алдымен өзің тыңдап үйреніп, содан кейін жұртқа сөзіңді тыңдатуды үйрену;
Мақсатыңды айқын біліп барып іске кірісу;
Жеңем деген ойда болу;
Алдымен істелуі керек нәрсеге кірісіп істеу.

Осы кейінгі машықты сіңіру үшін шаруаларды орналастыру матрицасы мен істерді маңызына қарай бөлу әдісін қолданған абзал. Барлық шаруа мынадай төрт топқа бөлінеді:

Дәл қазір жасалуы керек және маңызды (барынша дереу жасап тастау керек);
Уақыты тығыз емес, бірақ маңызды (дедлайны ұзағырақ, стратегиялық істер);
Тығыз, бірақ маңызы жоқ (тез істеп тастау керек, дегенмен кейінгі ысыруға немесе басқа біреуге тапсыруға болады);
Тығыз да емес, маңызды да емес (сызып тастауға не басқа біреуге тапсыра аласыз);

Ковидің айтуынша, табысты адамдарда мәселелерді маңызына қарай бөлуден мәселе болмайды-мыс. Олар 1 және 3-бөлімдегі шаруаларды оңай атқарады, төртіншісін сызып тастау еш қиындық тудырмайды. Бірақ уақыт пен күштің көп бөлігін екінші тұрған дүние алады. Өйткені прогресс тудыратын маңызды локомотив — осы.

Тим Феррис әдісі

Өнімділік туралы майын тамызып тұрып әңгіме айта алатын адам. Көпшілік алдындағы сөйлейтін сөзін тыңдауға адам жинаудан қиналмайды. Желіге жүктеген жазбасы миллиондардың көңілінен шығады. Кітаптары да — шетінен бестселлер. Әсіресе, аптасына 4 сағат қана жұмыс істеп, қалаған жерде тұрып, байи беру жайлы кітабы қолдан қолға өтіп оқылды. Ал енді құпиясы мен мәні неде, соған келсек. Оның әдісінің негізінде екі кит тұрады.

Парето заңы. 20 пайыз күш салсаң, ол 80 пайыз нәтиже береді. Ал қалған 80 пайыз күш салғаның бар болғаны 20 пайыз нәтижеге әкеледі деседі. Яғни бұл жерде ең маңызды деген нәрсеге ғана басымдық беріп, сол бағытта жұмыс істеу керек дейді.
Паркинсон заңы. Бір шаруаға қанша уақыт кетеді деп ойласаң, сонша кетеді. Сондықтан оны орындауға шынында кететін уақытты ғана бөлу керек.

Көп нәрсеге үлгеру үшін міндетті түрде жұмыс уақытын созу керек деген болмайды. Керісінше, барынша қысқартып, нағыз маңызды деген дүниеге ғана фокус қойған жөн. Қалғанының бәрін не сызып тастап, не басқаларға бөліп беріңіз. Ферристің бұл ұстанымы 1-3-5 жоспарлау техникасына сәйкес келеді. Мұнда жасалуы керек істер тізіміне бір маңызды, үш орташа және бес ұсақ шаруа кіреді. Сонда жалпы саны — тоғыз. Әрі олардың орналасу реті маңызына қарай. Тим көп шаруаға көміліп қалғанды жек көреді екен. Бір уақытта бірнеше жұмыс істегенде адам фокус ұстай алмай қалады деседі. Сөйтіп нәтижесінде өнімділік көтерілудің орнына, түсіп кетеді. Тоқтаусыз ақпарат ағынында бола берсе де солай кері әсер береді дейді. Яғни қайта-қайта пошта, мессенжер, әлеуметтік желіні қарағыштай беру. Былай қарасаңыз, қолыңыз тимей жатқан сияқты. Бірақ шын мәнінде уақытыңызды босқа шығындап жатсыз. Феррис күйзеліс адамға көмекші бола алады деген пікірде. Яғни қорқыныш — индикатор. Ол — біздің жолдасымыз. Кейде ол бізге не істемеу керегін көрсетіп тұрады. Көбіне қайта істеу керек дүниелерге бағыттап отырады. Бұл әдіс тығыз әр бекітілген кетсе бойынша жүріп, to-do-list дегенді ұнатпайтындарға ыңғайлы. Күніңізді жоспарлаған кезде ең қиын әрі маңызды деген істер уақытыңыздың 20 пайызын алатындай қылып қойыңыз. Ал қалғаны — ретімен кете береді. Мысалы, бір маңызды кездесуіңіз бар делік. Нақты қай кезде, қанша уақыт болатынын белгілеп алыңыз. Ең маңыздысы сол дұрыс өтсе, қалғанын көре жатарсыз. Өйткені уақытыңыздың әлі 80 пайызы бар.

Глеб Архангельский әдісі

Глеб Архангельский — уақыт жоспарлау саласының эксперті. Ол өзіндік әдістер ойлап табумен айналыспайды. Ол тайм-менеджмент әдістерін қарапайым әр түсінікті етіп түсіндіріп, заманы мен мекеніне қарай бейімдейді. Ол бірқатар бизнес-кітаптың авторы. «Тайм драйв» кітабында ол жоспарлаудың маңызы, мақсат қоя білу, мотивация не үшін керек, уақытты басқару мен прокрастинациямен дұрыс күресу жолдары жайлы айтылады.

«Бақа». Бәрімізде істеуге мойын жар бермейтін, үнемі кейінгі шегеріле беретін ұнамсыз шаруа болады. Ондай істер жинала береді де, психологиялық қысым тудырады. Бірақ егер күнді бастаған кезде сол жағымсыз істі бірінші тындырып тастасаңыз, онда оңайырақ болады.
Зәкір. Бұл дегеніміз — белгілі бір эмоциялық күйге байланысты материал дүниелер (музыка, түс, қимыл-әрекет және т.б). Мұндай «зәкірлер» қандай да бір шаруаға білек сыбана кірісіп кетуге көмектеседі. Мысалы, электрон поштаны тексеріп отырғанда классикалық әуен қосып қоюыңыз мүмкін. Сөйтіп келген хат толып кетіп, оны өшіруге уақыт бөлу керек болғанда сіз дереу Моцартты қоса саласыз да, кірісесіз. Осылайша жайлы атмосфера жасап аласыз.
Піл. Нақтырақ айтқанда, пілдің етінен бифштекс жасау деп аталады. Яғни шаруа неғұрлым көлемді болған сайын (диссертацию жазу, шетел тілін үйрену және т.б.) оған кірісу соғұрлым қиын болады. Бұл жерде адамды қорқытатыны — көлемі. Диссертация 180 беттік болса, сіз бірден қорқа бастайсыз. Содан қалай бастаймын, неден бастаймын деп ойыңызды шашыратып аласыз. «Піл» деп осындай шаруаларды айтамыз. «Пілді» жеп қою үшін сізге одан бифштекс жасау керек. Ол дегеніміз — үлкен бір істі бірнеше ұсақ бөлікке бөлу.

Архангельский жұмыс процесстерін реттеуді ғана емес, демалысты да естен шығармау керек деген пікірде. Оның айтуынша, жақсы демалған кезде ғана адам барлық нәрсеге үлгеріп, белсенді жұмыс атқарып, өнімді өмір сүреді. Демалыс деп шетелде қонақүйде жату ғана