Электронный документооборот в логистике — почему это неизбежно?
Логистика — одна из наиболее консервативных в технологическом плане отраслей. Однако курс на цифровизацию, поддерживаемый государством, постепенно это меняет. Перевозчикам приходится переходить в «цифру» хотя бы для того, чтобы выполнить требования регуляторов по обмену информацией с государственными системами. И лучше готовиться к неизбежному сейчас – без спешки и постепенно.
Пока никто не ждет от перевозчиков внедрения алгоритмов искусственного интеллекта или перехода на беспилотный транспорт. Хотя и это будущее ближе, чем кажется многим. Сейчас стоит начать с базовой автоматизации процессов. И в первую очередь речь идет о переходе на электронный документооборот (ЭДО).
Цифровые документы становятся необходимостью
В Казахстане уже работает государственная информационная система «Электронные счета-фактуры» (ИС ЭСФ). С начала 2020 года появилась возможность обмениваться не только электронными счётами-фактурами, но и электронными актами выполненных работ.
Также с 1 января 2022 года введены электронные сопроводительные накладные, обязательные для компаний, работающих со странами ЕАЭС (Казахстан, Россия, Армения, Беларусь, Киргизия).
Но наряду с шагами, которые предпринимает государство для стимулирования ЭДО в логистике, у самих перевозчиков уже назрела потребность в цифровизации делопроизводства.
Каждый контракт на перевозку сопровождается множеством документов: различные заявки, доверенности, справки, распоряжения на отгрузку, счета-фактуры и акты. И весь этот документооборот при пристальном изучении — совершенно ненужные расходы для компании.
Во-первых, документ нужно распечатать. При таком объеме документооборота годовые затраты на бумагу и краску могут быть достаточно существенными.
Во-вторых, бумаги теряются, портятся, их можно забыть или неправильно оформить. Возникают проблемы, на решение которых тратится рабочее время специалистов. На заполнение любого документа вручную или на компьютере сотрудники тратят массу времени. Компании приходится его оплачивать.
В-третьих, архив разрастается, увеличиваются затраты на хранение документов.
В-четвертых, бумаги нужно пересылать контрагентам — это дополнительные расходы на почтовые и курьерские услуги.
Преимущества ЭДО очевидны. В электронном документе проще исправить ошибки и неточности, а его пересылка занимает несколько секунд, а не дней. Можно снизить расходы на бумагу и канцелярские товары в десятки раз и уменьшить время на создание и обработку документов на 50-70%. Расходы на пересылку документов исключаются вовсе.
Проблемы и решения
Казалось бы, переход на ЭДО — выгоден логистическим компаниям. Это удобнее с точки зрения организации бизнес-процессов и дешевле с точки зрения операционных расходов. Однако процент перевозчиков, использующих цифровые документы, пока очень мал.
И основная проблема — это страх перед новым. Однако, отторжение любых изменений, как правило, наблюдается на уровне низшего и среднего звена в компаниях. Топ-менеджмент, как правило, понимает выгоду от цифровизации, но боится сломать процессы, которые сейчас работают, столкнувшись с сопротивлением персонала.
Что можно сделать? Во-первых, принять решение на уровне собственников и топ-менеджеров компании о внедрении ЭДО. Такие изменения возможны только по инициативе «сверху». Во-вторых, настроиться на долгую и терпеливую работу по объяснению преимуществ цифровых документов для каждого сотрудника. В-третьих, не стоит переходить на ЭДО сразу: достаточно начать с одного процесса или одного отдела. В рамках пилотного проекта отработать проблемы и сложности, понять узкие места и только затем масштабировать на всю компанию. В-четвертых, во всех проектах цифровизации хорошо работает привлечение лидеров мнений.
Важно подключить к пилотному проекту наиболее активных сотрудников, показать им на деле, что новый процесс удобнее и проще. Тогда они смогут привлечь и остальных, разговаривая с людьми напрямую — в рамках рабочих взаимоотношений.
Еще одна проблема — это отсутствие возможности полностью перейти на ЭДО прямо сейчас. Пока компаниям приходится вести двойной документооборот — что-то в электронном виде, что-то по старинке, в бумажном. Например, нет принятого регламента по ведению электронной транспортной накладной (ЭТН) и электронных путевых листов. Однако как только компании получат возможность избавиться от бумажных документов полностью, ЭДО может из рекомендованного превратиться в обязательный. Поэтому сейчас — хорошее время для проведения пилотных проектов в рамках разрешенных для электронного делопроизводства процессов.
Резюмируя, отмечу: экономике страны нужен цифровой прорыв. Но он невозможен без автоматизации базовых бизнес-процессов в компаниях из разных сфер. Логистика — связующее звено между многими отраслями, именно логистические компании, внедряя цифровые решения, стимулируют другие предприятия перестраиваться и тоже совершенствовать свои бизнес-процессы. Поэтому в ближайшие годы стоит ожидать серьезного внимания со стороны государства к цифровизации перевозок и логистики в целом.
