В Казахстане передача электронной цифровой подписи (ЭЦП) руководителя бухгалтеру может обернуться штрафами для обеих сторон. За использование чужого закрытого ключа предусмотрены санкции до 865 тыс. теңге, а за его передачу – до 648,8 тыс. теңге в зависимости от статуса нарушителя. Об этом сообщает Uchet.kz со ссылкой на положения Цифрового кодекса и Кодекса об административных правонарушениях.
С июля 2026 года порядок обращения с электронными подписями регулирует Цифровой кодекс, пришедший на смену закону «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Документ запрещает передавать закрытые ключи другим лицам, даже если речь идет о сотруднике компании, который занимается бухгалтерской и налоговой отчетностью.
Использование ЭЦП директора с его согласия не делает такую практику законной. Согласно статье 51 Цифрового кодекса, передача закрытого ключа и использование ключа другого владельца запрещены, а статья 58 обязывает владельца обеспечивать его защиту от постороннего доступа.
Ограничения затрагивают и юридическую силу электронных документов. Статья 49 кодекса предусматривает, что ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи только при соблюдении установленных условий, включая правомерное владение закрытым ключом. Если документ фактически подписывает бухгалтер с использованием ключа директора, соблюдение этого условия оказывается под вопросом.
Сколько придется заплатить за чужую ЭЦП
Размер взыскания определяется статьей 640 КоАП Казахстана. В 2026 году месячный расчетный показатель составляет 4 325 теңге, поэтому сумма штрафа зависит как от характера нарушения, так и от правового статуса лица, привлеченного к ответственности.
За передачу закрытого ключа другому человеку предусмотрены следующие штрафы:
- физические лица – 10 МРП, или 43 250 теңге;
- должностные лица, малый бизнес и некоммерческие организации – 15 МРП, или 64 875 теңге;
- средний бизнес – 30 МРП, или 129 750 теңге;
- крупный бизнес – 150 МРП, или 648 750 теңге.
Использование чужого ключа наказывается строже. Для физических лиц штраф составляет 50 МРП (216 250 теңге), для должностных лиц, малого бизнеса и некоммерческих организаций – 100 МРП (432 500 теңге), для среднего бизнеса – 150 МРП (648 750 теңге), для крупного – 200 МРП (865 000 теңге).
Следовательно, бухгалтер, который подписывает отчетность ЭЦП руководителя, может быть привлечен к ответственности по части 6 статьи 640 КоАП. Если нарушение квалифицируют как совершенное физическим лицом, штраф составит 216 250 теңге, а если как должностным лицом – 432 500 теңге. Статус нарушителя устанавливается в конкретном административном деле.
Отдельная ответственность предусмотрена для владельцев сертификатов, которые не обеспечили защиту закрытого ключа. По части 4 статьи 640 КоАП за такое нарушение установлен штраф в размере 50 МРП, или 216 250 теңге.
Как законно передать бухгалтеру право подписи
Чтобы сотрудник мог сдавать отчетность и подписывать документы от имени организации, руководителю не требуется предоставлять ему доступ к собственной ЭЦП. Статья 62 Цифрового кодекса позволяет наделять работников соответствующими полномочиями, но каждый из них должен пользоваться личным закрытым ключом и сертификатом, оформленным на свое имя.
С сентября 2026 года Национальный удостоверяющий центр Казахстана (НУЦ РК) применяет обновленные правила выдачи сертификатов. Для юридических лиц предусмотрены три категории: «первый руководитель», «сотрудник с правом подписи» и «сотрудник организации». Последняя предназначена для подписания документов работником от собственного имени, тогда как вторая позволяет действовать от имени компании в пределах предоставленных полномочий.
Для получения ЭЦП бухгалтеру необходимо подать заявку через портал НУЦ, выбрав категорию «Сотрудник с правом подписи». Система запросит БИН организации, ИИН заявителя и номер телефона, после чего потребуется подтвердить личность с помощью видеоидентификации. Для процедуры также понадобятся удостоверение личности, устройство с камерой и программа NCALayer.
После подачи заявления его должен одобрить руководитель компании через личный кабинет НУЦ в разделе «ЭЦП сотрудников». Подтверждать такие заявки вправе и другой уполномоченный работник, если руководитель заранее предоставил ему соответствующие права. Делегирование оформляется в том же разделе с указанием ИИН сотрудника и подтверждается электронной подписью руководителя.
Продолжительность действия сертификата зависит от способа хранения закрытого ключа. При использовании удостоверения личности с чипом, облачного хранилища или защищенного носителя срок составляет три года, а при хранении на обычном электронном носителе либо в мобильном приложении – один год.
Как сдавать налоговую отчетность за ИП
Отдельный порядок действует для бухгалтеров, обслуживающих индивидуальных предпринимателей. Согласно статье 40 Налогового кодекса, ИП может назначить представителя на основании нотариально удостоверенной или приравненной к ней доверенности. Еще один предусмотренный законом вариант – оформление полномочий электронным документом через информационную систему налогового органа.
В ИС ИСНА представитель добавляется через профиль налогоплательщика в разделе «Представители и права». Предприниматель должен указать данные бухгалтера, определить доступные ему действия и установить срок представительства. После оформления полномочий специалист сможет пользоваться системой со своей ЭЦП, не получая закрытый ключ предпринимателя.
Важно учитывать, что передача права представлять интересы налогоплательщика не означает передачу его электронной подписи. Профессиональный бухгалтер Рыстыгуль Кемебаева в консультации для Uchet.kz пояснила, что даже нотариальная доверенность не позволяет передавать другому человеку файл закрытого ключа.
Налоговый кодекс также устанавливает, что действия представителя признаются действиями самого налогоплательщика. Поэтому оформление доверенности не снимает с ИП или организации ответственность за налоговые обязательства и представленные от их имени сведения.
Что изменилось в правилах электронных счетов-фактур
С 13 октября 2026 года в Казахстане действуют изменения в правилах выписки электронных счетов-фактур (ЭСФ), утвержденные приказом министра финансов № 646. Документ предусматривает использование ЭЦП налогоплательщика либо уполномоченного лица, а также уточняет порядок предоставления доступа к информационной системе ЭСФ.
Первичную регистрацию юридического лица в ИС ЭСФ осуществляет его руководитель. Для подписания соглашения используются личная ЭЦП, сертификат юридического лица с ИИН руководителя и биометрическая идентификация.
В дальнейшем компания может предоставить право работы с электронными счетами-фактурами другим сотрудникам. Для этого в системе оформляется электронная доверенность, в которой определяются полномочия представителя и срок их действия. Законодательство допускает одновременное предоставление права подписи нескольким работникам организации.
Индивидуальные предприниматели также могут назначать уполномоченных лиц для работы с ЭСФ. В зависимости от предоставленных прав представитель получает возможность создавать, просматривать и распечатывать документы, а руководитель или предприниматель сохраняет возможность изменять либо отзывать полномочия.
Доверенности в системе оформляются без права передоверия. Если выданные полномочия прекращены, отмененную доверенность необходимо отозвать не позднее одного календарного дня.
Дополнительные требования предусмотрены для налогоплательщиков, у которых выявлены риски. В таких случаях система может потребовать биометрического подтверждения личности человека, выписывающего ЭСФ. Согласно обновленным правилам, проверка проводится один раз в день, всего три раза, а без необходимой идентификации оформить счет-фактуру не получится.
Как могут обнаружить использование чужого ключа
Одним из возможных признаков нарушения могут стать технические сведения об отправке налоговой отчетности. Основатель Uchet.kz Максим Барышев ранее обращал внимание, что налоговые органы располагают информацией об IP-адресах, с которых поступают документы.
По его словам, если отчетность нескольких компаний или предпринимателей отправляется с одного IP-адреса, это может вызвать вопросы о том, кто фактически использовал электронные подписи. Однако само совпадение адресов не доказывает передачу ключей и требует дополнительной проверки обстоятельств.
Информационная система ЭСФ также содержит сведения об электронной подписи организации, уполномоченном лице и человеке, оформившем счет-фактуру. Эти данные позволяют установить, какой сертификат использовался при подписании документа.
Кроме того, с 9 октября 2026 года применяется обновленный проверочный лист по соблюдению законодательства об ЭЦП. Среди требований, которые подлежат проверке, указан запрет на передачу закрытых ключей посторонним лицам.
Что необходимо сделать предпринимателям и компаниям
Организациям, в которых бухгалтеры продолжают работать с электронной подписью руководителя, необходимо изменить порядок доступа к цифровым сервисам. Если закрытый ключ уже передавался другому человеку, безопаснее отозвать соответствующий сертификат и оформить новый.
Следующий шаг – получение сотрудником собственной ЭЦП и официальное предоставление права подписи. Одного сертификата недостаточно для выполнения всех операций: необходимые полномочия следует отдельно оформить в налоговых информационных системах, включая ИС ИСНА и ИС ЭСФ.
Для индивидуальных предпринимателей предусмотрено представительство на основании доверенности либо полномочий, оформленных через систему налогового органа. После прекращения сотрудничества с бухгалтером необходимо своевременно отменить выданные доверенности и права доступа. При смене первого руководителя компании также требуется отозвать соответствующий сертификат и оформить новый на имя назначенного руководителя.
В Казахстане изменили правила выдачи ЭЦП: читайте здесь.
