Как эффективно оптимизировать расходы на командировки?

Ведение бизнеса нередко требует совершения поездок как внутри страны, так и за ее пределами. И практически каждый руководитель постоянно думает об оптимизации расходов своей компании, особенно в условиях не простой экономической ситуации. Но не все знают об эффективных методах оптимизации затрат, связанных с деловыми поездками. Поэтому деньги, затраченные на командировки, порой расходуются бесконтрольно и значительно превышают реальную потребность.

Так как же можно оптимизировать расходы?

Павел Спицын, директор «Sabre Travel Network Central Asia», рекомендует следующее:

1. Тревел-политика.

«Первым шагом на пути к оптимизации бюджета деловых поездок должна стать разработка трэвел — политики, которая должна содержать ответы на все вопросы, касающиеся бизнес путешествий. Её цель – контролировать и оптимизировать расходы компании на командировки, систематизировать для сотрудников процесс подготовки и организации поездки.

К сожалению, далеко не все отечественные компании имеют её на вооружении. Согласно исследованию, проведенному Sabre Travel Network Central Asia в 2014 году, только у 35% казахстанских компаний существует жёсткая политика бизнес поездок, контролирующая и оптимизирующая расходы на командировки. Прежде всего, чёткую тревел политику имеют крупные компании, как правило – иностранные, которые эту тревел культуру принесли сюда.

В тревел политике прописаны процедуры бронирования, оплаты гостиничных номеров, билетов, подачи заявок на визы, критерии, рекомендации по выбору рейсов, класса обслуживания, ограничения или привилегии для определенного уровня сотрудников, вопросы безопасности сотрудников (оповещение о ЧС, эвакуация…), оплаты услуг и многое другое. Также в ней должны быть отражены инструкции по оформлению командировки — какие нужны чеки, документы, что должно быть в отчете, а также когда и куда он должен быть сдан. Кроме того, в тревел политике желательно указать список технических решений (мобильных тревел приложений и т.д.), рекомендуемых для использования во время командировок (современному «цифровому» туристу это очень важно!).

Именно тревел политика определяет, какой будет лимит на проживание в гостинице (он может варьироваться в зависимости от места, например, проживание в Алматы будет стоить дороже, чем в Уральске), сколько можно потратить на авиаперелет (например, в Барселону можно лететь прямым рейсом или с пересадкой. Что выбрать, если прямой рейс дороже, но занимает меньше времени, а второй вариант дешевле, но лететь дольше?).

Кроме того, тревел политика определяет в каких случаях можно пренебречь озвученными рекомендациями, требованиями и кто несет ответственность за их нарушение.

Теперь возникает вопрос – как правильно её разработать? Правильно составленная тревел политика и ее исполнение могут значительно снизить расходы вашей организации. В среднем, если брать период до использования подобного инструмента и период после ее применения, экономия может составлять 15-20% или даже 30%. За год компания может сэкономить не один миллион тенге.

Хочу отметить, что разработка тревел-политики —  процесс трудоемкий и длительный. В его создании должны принимать участие не только тревел-менеджеры компании, но и юристы, бухгалтеры, специалисты по кадрам, а главное  — люди, которые часто ездят в командировки. И прежде чем приступить к выработке политики, необходимо ответить на следующие вопросы:

•   насколько эффективны нынешние процедуры организации командировок?

•   достигаются ли цели компании (экономия средств, удовлетворение потребностей и ожиданий сотрудников)?

•   что вы хотите изменить и улучшить?

Разработка тревел-политики предусматривает работу по нескольким направлениям: формирование целей и задач в сфере деловых поездок; определение и стандартизация организационных процессов (точное описание механизмов организации командировки от запроса сотрудника на поездку до учета расходов в финансовых службах компании); формирование правил работы с поставщиками туристических услуг; введение точных финансовых показателей (командировочные расходы, бюджеты на основные виды услуг, дополнительные расходы); распределение ответственности компании, организаторов и участников поездки, поставщика туристических услуг.

Если этот документ правильно составлен и продиктован осознанной поддержкой топ менеджмента, то он делает бизнес-процессы, связанные с командировками, более прозрачными и приучает сотрудников к дисциплине в планировании поездок.

И нужно помнить о том, что тревел-политика — это «живой» документ, он должен меняться с развитием компании. В первую очередь, это связано с изменениями в структуре компании. Например, открывая филиалы в Казахстане или за рубежом, компании увеличивают частоту полетов на отдельно взятых направлениях или уменьшают на других. Кроме того, меняются авиакомпании, гостиницы и т.д. Экономические потрясения также вносят изменения в трэвел-политику (некоторые руководители в компаниях, подавая личный пример, отказываются от перелетов в бизнес классе, проживании в люксовых отелях и пр.). Нынешний экономический кризис, связанный с обрушением цен на сырьевые товары, экспортируемые Казахстаном, однозначно должен стать причиной изменения тревел политик отечественных компаний.

2. Механизмы контроля соблюдения тревел-политики.

Допустим, Вы составили тревел политику, но есть ли уверенность в том, что эти правила будут соблюдаться? Поэтому необходимо подробно изучить ежемесячные расходы на деловые поездки. Далее, следует по возможности максимально автоматизировать документооборот, как внутри организации, так и при работе с внешними поставщиками услуг. Переход на электронный документооборот сэкономит огромное количество времени и сделает внутреннюю финансовую аналитику более прозрачной за счет структуризации всех данных в рамках единой базы данных. При оптимизации системы документооборота в сфере деловых поездок компания избавляется от необходимости подписывать вручную документы на каждую командировку, (что экономит не только бумагу, но и время на ожидание подписанной бумаги) и в любой момент получает своевременный отчет по всем проведенным транзакциям. Впоследствии эти данные можно интегрировать в используемую компанией систему аналитики и не тратить дополнительное время сотрудников на составление отчетности вручную. Централизованный сбор информации по затратам на командировки за прошедший период деятельности компании и информация о соблюдении тревел политики дает возможность детально проанализировать, каким образом следует распределить средства для более эффективного их использования

3. Специальные корпоративные условия.

Одними из ключевых шагов по оптимизации затрат являются выгодные корпоративные тарифы авиакомпаний, отелей и т.д., оговоренные в рамках соглашений между клиентами и поставщиками услуг. Прогрессивные авиакомпании и отели используют такую форму работы с постоянными корпоративными клиентами. В этом случае тревел политика компании рекомендует сотрудникам пользоваться услугами поставщиков, с которыми имеются выгодные условия сотрудничества, как ценовые, так и неценовые.

Для того, чтобы получить эти выгодные условия необходимо выбрать тех или иных поставщиков услуг (отели, авиакомпании…).  От правильного выбора во многом зависит бюджет, репутация компании, экономия времени, комфорт и безопасность деловых туристов. Если работники компании регулярно путешествуют в одни и те же населенные пункты и останавливаются в одних и тех же отелях, то есть смысл договориться с этими отелями о специальных условиях. Подобная практика также применима в переговорах с авиакомпаниями и пр.

4. Автоматизированное решение для онлайн бронирования.

Автоматизированное решение для онлайн бронирования (corporate booking tool), позволяет контролировать соблюдение тревел политики, автоматизировать и ускорить процессы утверждения командировок внутри компании. Первым решением подобного класса в Казахстане является TripPlan. Используя подобное решение, сотрудник компании сможет, потратив пару минут, оформить свою бизнес поездку самостоятельно, отправлять онлайн запросы на утверждение поездок, узнать расписание рейсов, проследить за статусом подтверждения и забронировать поездку в режиме реального времени и т.д. Для тревел менеджера компании – это отличный инструмент мониторинга и анализа затрат на командировки, получения данных в режиме реального времени и быстрого реагирования на изменения потребностей компании.

5. Корпоративная карта

Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юридического лица. Предназначена она для оплаты накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, для получения наличных денежных средств и др. И если в западных странах корпоративными картами пользуется большинство компаний, то в Казахстане по оценкам экспертов их используют лишь 10-15% предприятий МСБ.

Корпоративная карта — это, в первую очередь, инструмент для оптимизации бизнес-процессов и расходов самой компании. Компания может существенно облегчить себе жизнь, интегрировав технологию передачи данных о транзакциях платежной системы с платформой по управлению расходами, которую использует. Все данные об операциях могут поступать туда напрямую в автоматическом режиме и в дальнейшем анализироваться для выявления расходов, не соответствующих тревел-политике. Преимущества такой интеграции для компании — оперативность, экономия и контроль. По оценкам специалистов более 60% компаний в мире интегрировали корпоративные карты в свои системы управления расходами.

6. Выбор надежного турагентства-партнера

Выбор надежного турагентства-партнера играет одну из ключевых ролей в процессе оптимизации тревел бюджета и контроля расходов над ним. Для того, чтобы сделать по-настоящему правильный выбор, лучшим решением является проведение открытого конкурса/тендера, по итогам которого заключается договор с участником, предложившим наилучшие условия и подавшим предложение, соответствующее требованиям заказчика.

Соблюдение мер по оптимизации расходов на деловые поездки должно стать неотъемлемой частью бизнес стратегии. Одним из путей к повышению эффективности управления расходами является создание корпоративной культуры с четко определенными ценностями. Большую роль играет уровень стремления каждого сотрудника поддерживать политику компании относительно оптимизации расходов. На практике результативным инструментом часто оказывается система поощрений для сотрудников, соблюдающих меры по оптимизации расходов и стремящихся продвигать корпоративную культуру.