Мошенники в балансе
Кому можно доверять? На этот вопрос большинство из нас уверенно ответит: своему бухгалтеру. При этом у каждого есть своя причина для доверия. Самая распространенная – специалист был нанят по рекомендации или кандидат на должность показал кучу сертификатов.
Многие предприниматели не до конца разбираются в тонкостях финансово-экономических операций: у одних нет времени, у других нет желания углубляться в нюансы учета. Поэтому руководители зачастую предоставляют своим сотрудникам неограниченные полномочия, которые недобросовестные бухгалтеры используют для личного обогащения.
Специалисты из отрасли иногда нарушают законодательство, зачастую не специально (по неопытности, по незнанию). Однако, к сожалению, бывают случаи, когда закон нарушается ими сознательно.
На что обратить внимание
Переводы денег компании на личную карту, выплата заработной платы «мертвым душам», фальсификации и изменение учетных записей или документов, пропуск данных, неверная классификация, усложнение учетных записей, нетипичные проводки, дублирование операций, хищение, отражение в учете несуществующих операций и так далее. Список махинаций довольно обширный.
Например, один предприниматель, доверяя своему бухгалтеру, подписывал чистые бланки, о чем его просила бухгалтер под предлогом необходимости сдать корректировочный отчет в налоговые органы во время отсутствия руководителя. А позже выяснилось, что на чистом листе с подписью директора бухгалтер распечатывала платежки и переводила денежные средства на личный счет.
Что толкает бухгалтера на скользкую дорожку? Низкая заработная плата, обстоятельства, возможно, отсутствие трудовой дисциплины и деловой этики. Но чем обсуждать возможности злоупотреблений, лучше подумать о самых простых способах контроля работы бухгалтера.
Проверяйте наличность в кассе
С наличностью бухгалтеры могут обращаться весьма вольно. Поскольку доступ к кассе есть только у них, сколько лежит в кассе, знают только они. Поэтому нечестный бухгалтер может взять «в долг» сейчас, вернуть в кассу завтра, а может, и никогда. Поэтому очень важно временами проводить внеплановую проверку для надежности.
Будьте в курсе движений по расчетному счету
В идеале, конечно, если ключ с правом первой подписи находится у руководителя, бухгалтер не сможет отправлять платежи самостоятельно. Но загруженность вынуждает руководителя полагаться на честность своего подчиненного, поэтому достаточно убедиться в отсутствии несанкционированных платежей. Проверить это можно, взяв выписку в банке или посмотрев в программе «Банк-клиент».
Контроль расчетов с контрагентами
Это позволит убедиться, что бухгалтер в полном объеме регистрирует поступления денег, расходы и оплаты. Для этого достаточно попросить его сформировать отчет о задолженности покупателей и поставщиков со сроками погашения. Делать это лучше раз в месяц, так будет понятно, кто должен на сегодняшний день, срок просрочки, с кем необходимо подписать акт сверки, а кому выставить претензию с начисленными пенями за просрочку платежа.
Налоги и ведение отчетности
Нет смысла предлагать сверять «сумму уплаты налога за текущий период», указанную в декларации, с суммой платежки. Это сложный процесс, не всегда понятный руководителю. Но проверять раз в квартал выписку из лицевого счета налогоплательщика нужно. Кроме того, просите бухгалтера показывать вам уведомления о принятии отчетности.
На самом деле хорошо, когда бухгалтер сам, без напоминания, дает руководителю информацию о предполагаемых суммах налога до окончания отчетного периода, рассчитывает налоговые риски. То есть не просто ведет учет, а занимается оптимизацией налогообложения.
Вопросы к бухгалтерской базе
Бывают случаи исчезновения нерадивого бухгалтера вместе с базой компании. Восстановить ее довольно трудно и дорого. Поэтому базу необходимо периодически копировать либо размещать ее в облачных сервисах.
