Деловой туризм: как правильно выбрать отель?

Правильный выбор отелей играет важную роль в процессе организации деловых поездок и контроля расходов над ними. От этого зависит бюджет, репутация компании, комфорт, безопасность деловых туристов. Директор «Sabre Travel Network Central Asia» Павел Спицын рассказал на что необходимо обратить внимание при выборе отеля.

Если работники компании регулярно путешествуют в одни и те же населенные пункты, то есть смысл договориться с местными отелями о специальных тарифах. Естественно, при выборе надежного гостиничного партнера необходимо учесть много факторов: цена, репутация, удобство расположения отеля, налаженное транспортное сообщение с вокзалами, аэропортами, бизнес центрами, наличие персонала, говорящего на разных языках, уровень комфорта и безопасности для постояльцев, возможность получения корпоративных тарифов и бонусов; возможность оперативно оформить, вернуть заказ, наличие конференц-залов, использование современных ИТ-решений, дополнительные услуги (высокоскоростной беспроводной интернет по всему отелю, фитнес-центр, наличие банкоматов, сейфов…) и др. Именно эти факторы являются ключевыми для трэвел-менеджеров и руководителей компаний в западных странах при выборе гостиничного партнера.

В Казахстане процесс выбора гостиниц отличается от принятого в западных странах. Зачастую отечественные бизнес туристы, направляясь в командировку, самостоятельно бронируют для себя номер в той или иной гостинице в рамках дозволенного ценового лимита или просят об этом встречающую сторону в регионе, которая может забронировать номер в гостинице, в соответствии с какими-то своими интересами

Руководители отечественных компаний в большинстве случаев доверяют этот вопрос своим секретарям или помощникам, которые затем обращаются к турагентству-партнеру (возможно аффилированный), или бронируют в Интернете или просят об этом встречающую сторону в регионе.

Случается такое, когда, находясь в командировке, наши бизнес туристы спокойно меняют гостиницу, не извещая при этом свое руководство/тревел-координатора. Или могут вообще жить не в гостинице, а арендовать жильё у абсолютно незнакомых людей (процесс, увы, в Казахстане очень популярен!). При этом, абсолютно не обращая должного внимания вопросам личной безопасности (кражи в арендованных квартирах случались неоднократно).

Почему же так происходит в Казахстане? Одной из причин, конечно же, является отсутствие жесткой трэвел политики в компании или её несоблюдение. Другой причиной можно назвать недостаточное развитие гостиничного бизнеса в стране. Согласно оценке специалистов, гостиничный бизнес больше всего развит в Казахстане только в двух городах — Алматы и Астана и представлен в основном отелями низкого уровня и высококлассными международными брендами. Стоит отметить, что существующие средства размещения нередко характеризуются низким уровнем комфорта и технического оснащения. Сервис на уровне мировых стандартов могут предложить лишь некоторые высококлассные гостиницы, однако, их услуги очень дороги и пользуются ими лишь небольшая часть казахстанцев. Что касается иностранных граждан, то и они зачастую не могут себе позволить проживание в этих гостиницах.

Кроме того, ещё не все руководители компаний до конца понимают важность и выгодность правильного отбора гостиничного партнера, а политика Duty of care, означающая обязанность компании заботиться о сотрудниках, создавать благоприятные условия работы, в том числе во время бизнес-поездок и имеющая огромное значение во всех развитых странах, в Казахстане соблюдается пока далеко не во всех компаниях.

Как же нужно правильно выбирать гостиничного партнера, учитывая вопросы безопасности деловых туристов, экономии средств компании, качества оказываемых услуг и т.д.? Что советуют эксперты? А они советуют следующее…

При выборе отелей необходимо понимать, что чем больше закупок вы делаете у отеля, тем более конкурентную цену он может предложить. Абсолютно очевидно, что отель желает видеть ваших сотрудников в качестве своих постояльцев как можно чаще. Готовясь к переговорам с поставщиками, важно знать следующее:

как много компания тратит на проживание своих работников в гостиницах;
основные места проживания сотрудников;
основные маршруты;
расходы на проживание в конкретных гостиницах. Сколько составила разница? Например, сколько было затрачено на проживание в гостинице «A» и в гостинице «В»?
сколько составили расходы с учетом уровня гостиницы?

Следует отметить, что все эти данные может и должна предоставить компания по организации ваших деловых поездок (ТМС – Travel Management Company) или турагентство-партнер. Без ее помощи вряд ли ваше управление/департамент предоставит детальную информацию. Зная историю проживания, значительно легче будет вести переговоры о будущих путешествиях, их условиях и т.д.

Крайне важно понимать следующее:

ожидаются ли изменения в бизнесе вашей компании, будет ли рост или снижение;
планируется ли увеличение числа командированных?
планы компании по развитию новых направлений. Это важно, если организация планирует инвестировать в новый бизнес или проекты в других странах.

Необходимо знать о возможных изменениях в вашей компании, поскольку они могут оказать влияние на объем командировочных расходов. Следует также выяснить, какие гостиницы присутствуют в каждом из ваших самых важных направлений.

В результате у вас должна появиться информация, которая позволит понять следующее непосредственно перед переговорами с потенциальными гостиничными партнёрами:

как часто сотрудники вашей компании совершали поездки в прошлом году? (в общей сложности; по уровню гостиниц; по направлениям)
ожидается ли увеличение или уменьшение показателей в будущем году?
что даст переход от отеля «А» к отелю «В»?

После этого можно идти на переговоры, на которых необходимо хорошо представлять, что вы можете предложить гостинице. Результатом переговоров должны стать несколько предложений.

Собственно, вот так и выглядит подготовка к выбору потенциального гостиничного партнера в развитых странах. Подобная практика должна стать стандартной и в Казахстане, поскольку она является одним из признаков цивилизованного рынка делового туризма, к которому мы постепенно движемся. И факт ограниченного количества недорогих и комфортных отелей, не достаточного уровня сервиса, не должны быть преградой на этом пути, поскольку ситуация может измениться и появится более широкая альтернатива.

Главное понимать, что выбор надежного отеля-партнера на самом деле — важнейший фактор эффективной организации бизнес поездок сотрудников компании. И критерии выбора партнера должны быть четко отражены в её трэвел политике. От этого зависят не только расходы на эти самые поездки, но и безопасность деловых туристов, что является сегодня основным критерием в мировой практике. Забота о сотрудниках (Duty of care) должна стать и в Казахстане ключевой составляющей деятельности любой компании.