ALPEN: дұрыс жоспар құру тәсілі

Бір күндік шаруаларды жоспарлаудың сан түрлі тәсілі бар. Әркім өзіне қолайлысын таңдап алады. Бүгін оқырмандарымызды ALPEN әдісімен таныстырғанды жөн көріп отырмыз. Мұның басты артықшылығы сол — ойға алған істің бәрін тындыруға көмектесіп, сөйте тұра жүктемеден шаршамауға негізделген.

ALPEN әдісі деген не?

Аталған тәсілді экономика профессоры, тайм-менеджмент бойынша эксперт Лотар Зайверт ойлап тапқан. Автор бәрін беске бөлуді ұсынады. Әдістің атауы да бес сөздің бас әріптерінен құралған.

A — істеу керек шаруаларды тізіп шығу (Aufgaben);
L — қанша уақыт қажет болатынын есептеу (Länge schätzen);
P — қосымша уақыт жоспарлау (Pufferzeiten einplanen);
E — істерді басымдығына қарай бөлу (Entscheidungen treffen);
N — қорытынды шығару (Nachkontrolle).

Осы бес бөлімді реттеу арқылы қай шаруаны тындыру маңыздырақ екенін, қайсысын кейінге қалдыруға болатынын шешесіз. Одан бөлек, уақытты да дұрыс жоспарлауға мүмкіндік туады. Бастысы, жұмысқа «баспен» кіріп кетпей, арасында демалу керегін ескеру қажет. Өйткені бір күнде бірталай шаруаны іске асырамын деп адам жанып кетуі мүмкін. Классикалық тайм-менеджменттегі Эйзенхауер матрицасымен байланыстырып жұмыс істейсіз.

Артықшылықтары қандай?

•   Ең маңызды шаруаларды реттеп, соларды орындауға күш салады;
•   Жұмыс уақытын тиімді пайдаланып, біртекті істерді бір топқа шоғырландырады;
•   Керексіз демалыстарды қысқартады;
•   Ішкі шиеленістерді шешіп, ұмытшақтықпен күресуге мүмкіндік береді;
•   Тәртіпке баулиды;
•   Біткен іске көз жүгіртіп, нәтижесін сараптауға болады. Сөйтіп нәтижелі атқарылған істен мотивация алуға болады.

Жалпы алғанда бұл әдіс өте қарапайым әрі қолданысқа түсінікті. Күнделікті жоспар жасауға бар болғаны 15 минут жеткілікті. Сөйте тұра, осы тәсілді қолдану арқылы жұмыс уақытының шамамен 20 пайызын үнемдеуге болады. Бастысы, шаруаларды маңызына қарай дұрыс бөліп, міндеттерді дұрыс реттеу керек.

ALPEN тәсілімен қалай жоспарлайды?

Тізім жасаңыз. Бүгін айналысқыңыз келетін шаруаның бірін қалдырмай тізіп шығыңыз. Ойыңызда тұрмасын. Кәдімгі қағазға түсіріңіз. Өйткені қанша жерден миымыздың мүмкіндігі мол болғанымен, жадымызға ондай артық салмақ салып қажет емес. Себебі кей ғалымдардың зерттеулеріне сүйенсек, адам миында бір уақытта төрт шаруа не нысан ғана тұра алады екен. Блокнот болмаса, телефондағы қолданбаларға жазыңыз. Ең алғашқы қадам сол — бәрін жазу. Басымдығына қарай бөлуге асықпаңыз. Бірінші қадамды реттеңіз. Ойыңызға не келеді, немен айналысқыңыз келеді — бәрін жазыңыз. Тіпті екі бет тола шаруа жазсаңыз да, ерік өзіңізде. Тәсілдің мәні де осында.

Қанша уақыт керегін ойластырыңыз. Ал енді екінші қадамға келсек. Бұл — уақыт жоспарлау. Тайм-менеджментті сақтап, барынша өнімді жұмыс істеуге тырысатындардың жиі жіберетін қателігі — 10 шаруаны жазып алып, күн аяқталғанда соның жартысын не одан да азын жасайтыны. Өйткені адамның физикалық қабілеті бәрін бірдей еңсере алмауы мүмкін. Нәтижесінде ойға алғаны іске аспаған соң, еңсесі түсіп, жоспарлаудан жеріп кетеді. Ал ондай болмас үшін қанша уақыт шығындалатынын дұрыс есептей білуді үйрену керек. Мысалы тізімдегі шаруаны атқаруға қанша уақыт кетеді — соны ойластырыңыз. Өзіңізді сұмдық мықтымын дей бермей, шынайы болыңыз. Бұған дейін ол шаруаны қанша уақытта аяқтағаныңызды еске түсіріңіз. Шаруаны тақалғанда барып соңғы сәтте атқаратын адамдардың қатарынан болсаңыз, оны да ескеру маңызды. Кейбірі тез жалығып, шаршап кетуі мүмкін. Осы сынды мінездегі ерекшеліктерді дұрыс бағаласаңыз, соғұрлым нәтижесі болады. Түптің түбінде шаруаны атқаратын өзіңіз. Сондықтан жасандылықтан ада болған жөн.

Қосымша уақыт жоспарлаңыз. Айтқандай, бір күндік істерді жоспарлайтындардың қателігі сол — бәрін бірінен кейін біріп қойып қоюы. Бұл стратегиядағы кемшілік — адамдардың шаршайтынын, демалуға уақыт керегін ескермейтінінде. Одан қала берді жазған жоспары кейде орындалмай қалуы мүмкін. Өйткені өмір болған соң, форс-мажор болуы да — қалыпты жағдай. Айталық, бір кездесуді жоспарласаңыз оған кешігіп қалуыңыз не кездесетін адамның шаруасы шығып қалуы мүмкін. Болмаса, баланы балабақшадан аламын деп 15 минутқа жоспарласаңыз, балаңыз жылап, киініп болмай ақыры 40 минут жүріп қалуыңыз ғажап емес. Егер шаруаларды бірінен соң бірін қойсаңыз, онда біреуі бұзылса, келесісіне де кері әсер етеді. Мына әдістің артықшылығы сол — әр шаруаның соңына қосымша уақыт бөлу. Егер жоспар бұзыла қалса, осы бос уақыт соның есесін толтырады. Тіпті форс-мажор болмаған күннің өзінде сол уақытта шай ішіп, кітап оқып, серуендеп келуге уақыт табылады. Осылайша шаршауыңыз басылып, күш жинап аласыз.

Істерді басымдығына қарай бөліңіз. Тізімге өте көп іс жазсаңыз, оның бәрін орындауға физикалық шамаңыз келмеуі заңдылық. Сол себепті келесі қадам бойынша, солардың ішіндегі маңыздысын, кейінге шегеруге болмайтынын реттеу қажет болады. Ол үшін Эйзенхауер матрицасын қолданыңыз. Яғни барлық шаруаны шартты түрде төрт категорияға бөлесіз:

Маңызды әрі уақыты күйіп тұрған шаруалар. Осыларды ең бірінші кезекте орындайсыз.
Маңызды, бірақ аса тығыз емес. Бұларға алдыңғы істерді бітірген соң кірісуге болады.
Уақыты тығыз, бірақ маңызды емес. Бұған дейінгі екеуін атқарған соң барып істеген жөн. Уақыты тығыз болды екен деп маңызы жоқ іспен айналысып күніңізді бекер шығындап алмаңыз.
Маңызды да емес, уақыты да күйіп тұрған жоқ. Бұл шаруаларды мүлдем сызып тастаңыз, біреу атқара алатын болса, соған тапсырыңыз. Болмаса, кейінге шегеріңіз.

Қорытынды жасаңыз. Сонымен, бір күніңіз тәмам. Енді сізге керегі — қорытындылау. Ол үшін күнделігіңізді ашыңыз да, өзіңізге бірнеше сауал қойыңыз:

Қай істі аяқтадыңыз? Қайсысына уақыт жетпей қалды?
Жоспарлағаныңыздың бәрін істеуге уақыт жетті ме?
Қанша уақыт керегін дұрыс жоспарлай алдыңыз ба? Әлде келесіде көбірек уақыт бөлу керек пе?
Форс-мажор не демалысқа арналған уақытым жетті ме?
Маңызды әрі тығыз шаруаларды істей отыра, дедлайндарына үлгеріп, бірақ шаршамай орындауға әлеуетім жетіп жатыр ма?
Келесіде бұдан да жақсырақ болуы үшін қалай істеген жөн?

Осы сұрақтардың жауабын беріп болсаңыз, бүгін аяқсыз қалған істерді ертеңге ысырыңыз. Сөйтіп жаңа жоспар құрып, қатемен жұмыс істеңіз. Осыны әдетке айналдырсаңыз, барынша өнімді жұмыс істейтін боласыз. Бастысы, шынайылықтан алыс кетпеңіз.